Xu hướng làm việc từ xa đã và đang ngày càng phổ biến không chỉ ở Việt Nam mà còn ở trên cả thế giới. Nếu như trước đây, làm việc tại nhà được coi như một phúc lợi đối với nhân viên và chỉ áp dụng cho một nhóm đối tượng nhỏ thì ngày nay, làm việc từ xa trở nên quá đỗi bình thường đối với mọi doanh nghiệp.
Câu hỏi đặt ra, thị trường lao động Việt Nam có thực sự phù hợp với xu hướng này hay không? Nhân sự và nhà Quản lý đã sẵn sàng với phong cách làm việc mới này chưa? Làm thế nào để cả người lao động và người sử dụng lao động có thể làm việc hiệu qua thông qua những công việc làm từ xa? Hãy cùng chúng tôi phân tích nguyên nhân của xu hướng và cách thức giúp doanh nghiệp thích nghi qua bài viết này.
Định nghĩa làm việc từ xa
Đầu tiên, chúng ta cần hiểu thế nào là làm việc từ xa? Đây là một hình thức cho phép nhân viên được làm việc tại nhà hoặc ở bất kỳ một nơi nào khác ngoài văn phòng công ty truyền thống. Xu hướng “làm việc từ xa” bắt đầu bùng nổ kể từ khi đại dịch Covid-19 xảy ra trong suốt 2 năm qua.
Bài viết chuyên sâu hơn về làm việc từ xa: “9 trụ cột kiến thức về làm việc từ xa nhà Quản trị cần biết”.
Nguyên nhân bùng nổ xu hướng làm việc từ xa- trong và ngoài nước
Để phòng chống dịch bệnh mà vẫn tiếp tục vận hành công việc, giải pháp tối ưu là làm việc từ xa hay là làm việc tại nhà với mục đích hạn chế tối đa việc tiếp xúc của con người với nhau. Tuy nhiên, khi các chính sách được nới lỏng, đã có không ít nhân viên từ chối quay trở lại văn phòng làm việc. Do đó, Covid-19 là nguyên nhân lớn nhất dẫn đến sự phát triển của xu hướng này.
Theo một cuộc khảo sát toàn cầu của PwC sau đại dịch Covid, 19% trong số đó mong muốn được làm việc từ xa hoàn toàn, ngay cả khi dịch bệnh không còn là vấn đề đáng lo, và 33% muốn áp dụng mô hình làm việc kết hợp (hybrid) giữa làm việc tại công ty và làm việc từ xa.
Một lý do quan trọng nữa là việc không có mặt tại văn phòng không làm cho hiệu quả công việc bị giảm sút, thậm chí là còn tăng gấp nhiều lần. Hơn nữa, họ có thể tự chủ động cân bằng được thời gian cho cuộc sống cá nhân và công việc.
Gen Z là nguồn lao động chính trong tương lai – một thế hệ đề cao sự linh hoạt và thoải mái trong môi trường làm việc. Theo một cuộc khảo sát nhanh từ Glint, có đến 69.5% gen Z thích làm việc theo hình thức linh động giữa làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng.
Câu chuyện không chỉ dừng lại ở việc thích mà còn về chất lượng công việc. Cũng theo PwC, 80% gen Z tin rằng họ có thể làm việc từ xa hiệu quả hơn.
Ước tính đến năm 2025, lực lượng lao động gen Z tại Việt Nam sẽ chiếm đến 1 phần 3 tổng số. Vì thế, không còn nghi ngờ gì về sự phát triển cũng như sự phù hợp của xu hướng làm việc từ xa này trong thị trường Việt Nam.
Doanh nghiệp đón đầu xu hướng làm việc từ xa
Quản lý nhân viên làm việc từ xa có thực sự khó như mọi người thường nghĩ? Mặc dù đây sẽ là thách thức với doanh nghiệp, nhưng thay đổi để tiếp cận với xu hướng làm việc từ xa là một điều tất yếu.
Để làm chủ mô hình hiện đại, bắt kịp xu thế và đạt hiệu quả cao, doanh nghiệp cần phải lưu ý và thay đổi một vài yếu tố cho phù hợp với cả người lao động cũng như chiến lược quản trị của công ty.
Sau đây là những yếu tố chính cần chú ý:
1. Thay đổi tư duy lãnh đạo, phong cách quản lý
Cách thức làm việc thay đổi, người lãnh đạo không thể không thay đổi tư duy về cách vận hành doanh nghiệp và quản trị nhân sự.
Thay vì đánh giá nhân viên dựa vào sự hiện diện của họ và giám sát mọi quy trình, các nhà quản lý có thể tập trung vào việc quản trị mục tiêu, kết quả công việc (OKR, KPI). Tất cả mọi người trong công ty nên có một đích đến và một tiếng nói chung để mọi thứ được đi theo đúng hướng.
Cách quản lý mới sẽ giúp nhân viên thoải mái và sáng tạo hơn trong khi làm việc. Đây sẽ là một điểm khởi đầu tốt cho quá trình thích nghi thành công với những điều mới.
2. Thay đổi phương pháp quản lý phù hợp
Phương pháp quản lý hiệu suất mới, dựa vào kết quả công việc đã và đang được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng, không chỉ với những việc làm từ xa mà với cả những nhân viên làm tại văn phòng.
Những chỉ số và phương pháp phổ biến để đánh giá chất lượng nhân sự hiệu quả nhất có thể kể đến là quản trị theo KPIs, OKRs, chỉ số hài lòng của nhân viên,…
Đối với xu hướng làm việc từ xa, giám sát tiến độ và đánh giá kết quả làm việc là rất quan trọng. Đặt ra mục tiêu, bẻ nhỏ các công việc cần làm và deadline sẽ giúp quản lý theo dõi dễ dàng hơn; cũng như kịp xử lý nếu có vấn đề hay vướng mắc gì xảy ra. Đây cũng là những nghiệp vụ rất quan trọng của nhà quản lý trong quy trình quản lý dự án.
3. Xây dựng mối quan hệ giữa nhân viên bằng các chương trình kết nối
Vấn đề đáng lo ngại nhất của xu hướng làm việc từ xa là mối quan hệ đồng nghiệp. Sự tương giác giữa con người với con người sẽ gặp nhiều hạn chế. Doanh nghiệp không nên phớt lờ và coi thường việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả công việc, sự gắn kết và hài lòng của nhân viên. Vì vậy, nhà quản trị cần quan tâm và chủ động lên kế hoạch xây dựng những chương trình, hoạt động thường ngày hay minigame để tăng kết nối giữa các cá nhân.
Dành thời gian để meeting hàng ngày là việc quan trọng để cập nhật được tình hình hiện tại của nhân viên; cũng như hỏi thăm, khích lệ tinh thần của họ. Sự quan tâm lẫn nhau của quản lý và đồng nghiệp sẽ tăng sự kết nối và làm giảm bớt khoảng cách mà làm việc từ xa mang lại.
4. Trang bị đầy đủ các công cụ kỹ thuật để sẵn sàng làm việc từ xa
Sự phát triển của công nghệ là trợ thủ đắc lực của xu hướng làm việc từ xa.
Hiện nay, trên thị trường có không ít những phần mềm giúp nhân viên tăng năng suất và hiệu quả công việc. Để kết hợp làm việc với nhau hiệu quả mà không cần gặp mặt trực tiếp thì phần mềm quản lý công việc là rất cần thiết để theo dõi tình trạng công việc hiện tại của các thành viên trong nhóm.
Bên cạnh đó, đặt lịch họp meeting online để đảm bảo mọi thứ được vẫn hành bình thường và hiệu quả trên nền tảng digital. Doanh nghiệp cần thống nhất và chọn ra những công cụ phù hợp để đồng bộ hóa dữ liệu, tích hợp tốt và quản lý dễ dàng.
5. Cung cấp kiến thức và kỹ năng làm việc từ xa hiệu quả cho nhân viên
Để sẵn sàng cho xu hướng làm việc từ xa, cả quản lý và nhân viên cần phải chuẩn bị tinh thần và trang bị kiến thức cần thiết.
Thứ nhất là về ưu và nhược điểm của hình thức làm việc mới này. Làm thế nào để phát huy những mặt tích cực và đưa ra biện pháp hạn chế những mặt tiêu cực.
Thứ hai là nâng cao kỹ năng tự quản trị mục tiêu của từng cá nhân với những công cụ hữu hiệu, làm sao để sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất.
6. Tạo dựng niềm tin và nâng cao tinh thần tự giác của nhân viên
Khi áp dụng hình thức làm việc từ xa, người quản lý phải phụ thuộc vào tính kỷ luật và tinh thần tự giác của nhân viên. Mặc dù điều đó là một thách thức, nhưng lựa chọn tin tưởng và trao quyền quản lý cho từng cá nhân rất cần thiết.
Công cụ hỗ trợ nhà quản lý và nhân viên làm việc từ xa hiệu quả
Như vậy, xu hướng làm việc từ xa là một hình thức tất yếu sẽ bùng nổ trong tương lai, không chỉ trong thị trường lao động Việt Nam mà còn trên cả thế giới. Trang bị những kiến thức cần thiết và chủ động trong công việc là chìa khóa để chúng ta có thể sẵn sàng chấp nhận bất kỳ thay đổi mới nào.
Bạn đã sẵn sàng cho sự đổi mới và đang tìm kiếm một công cụ hỗ trợ? Phần mềm Quản lý công việc ACheckin sẽ là đề xuất tốt nhất chúng tôi muốn gửi đến bạn.
Với vai trò giúp nhà lãnh đạo và nhân viên quản lý dự án, chuẩn hóa quy trình làm việc, ACheckin ra đời với những tính năng sau:
- Xây dựng quy trình làm việc cho từng dự án;
- Tự động hóa quy trình lặp lại với kho template phong phú;
- Giao việc, quản lý công việc (cá nhân và nhóm) theo phương pháp Kanban;
- Tạo task theo framework 5W1H;
- Đặt thời hạn và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng tác vụ;
- Làm việc nhóm trên duy nhất 1 nền tảng
- Quản lý lịch họp, thời gian biểu
Phân hệ Quản lý công việc kết hợp với 2 module Quản trị nhân sự (HRM) và Quản lý khách hàng (CRM), bộ phần mềm ACheckin chắn chắn là lựa chọn hoàn hảo cho Doanh nghiệp muốn tự động và chuẩn hóa những nghiệp vụ cốt lõi của một tổ chức.
Tìm hiểu chi tiết hơn về bộ giải pháp ACheckin nói chung và phần mềm Quản lý công việc nói riêng ngay tại đây. Nhấn vào biểu ngữ để xem thêm.
