Xây dựng văn hoá và lòng tin khi làm việc từ xa – Work From Home

Xây dựng văn hoá và lòng tin khi làm việc từ xa – Work From Home là yếu tố vô cùng quan trọng trong thời điểm hàng loạt các vấn đề khách quan đang ép buộc các công ty phải làm việc từ xa. Vậy làm thế nào để xây dựng niềm tin đó một cách hiệu quả? 

Trước đây, định nghĩa làm việc từ xa thường áp dụng với nhân sự khác vị trí địa lý với công ty, nhưng hiện nay, nó cũng áp dụng luôn cho những người làm việc từ nhà. Và với tình hình doanh nghiệp sẽ phải kéo dài thời gian làm việc từ nhà, các lãnh đạo cần phải mở rộng khả năng quản lý ra khỏi văn phòng, và thiết lập văn hóa phù hợp để làm việc từ xa. Đây không phải là câu hỏi bạn có nên chú ý đến vấn đề này không, mà là bao giờ thì bạn sẵn sàng và thực hiện được.

Dưới đây là một số điều bạn nên chú ý khi thiết lập quy trình làm việc từ xa.

Tạo lập cách để truyền tải mục tiêu, kế hoạch và quyết định kinh doanh

Xây dựng văn hoá và lòng tin khi làm việc từ xa - Work From Home 1

Những người quản lý cần phải giao tiếp một cách hiệu quả lý do đằng sau quyết định của công ty, nếu muốn đội nhóm làm việc từ xa hiểu và thực hiện. Khi tốc độ thay đổi trong kinh doanh cành nhanh, những nhân viên nắm được rõ mục tiêu và ưu tiên của leader sẽ sẵn sàng để làm việc hiệu quả nhất từ xa. Hãy sử dụng slide, tài liệu được viết rõ ràng và chi tiết, nêu rõ kế hoạch và kết quả cần đạt được. Bên cạnh đó, nhân viên làm việc từ xa cần sẵn sàng tập trung để thực hiện các cuộc họp online, trao đổi trực tiếp 1-1. Vì vậy hãy thống nhất nền tảng, công cụ giao tiếp của toàn công ty. 

Áp dụng các buổi “show-and-tell”

Xây dựng văn hoá và lòng tin khi làm việc từ xa - Work From Home 2

Một trong các vấn đề khi làm việc từ xa là nhân viên thấy mất kết nối với đội nhóm và công ty. Họ thường thấy những gì mình thực hiện được không hiển thị rõ ràng với các nhân sự khác, và không nắm được những bộ phận còn lại đang làm gì. Cách bạn có thể xây dựng văn hóa là dành ra các buổi “show-and-tell”, cho phép các nhân viên và team cùng tham dự để thảo luận các vấn đề mới nhất, thể hiện những gì họ làm, chia sẻ khó khăn và thành công cùng nhau. Điều này không chỉ tạo ra sân chơi cho nhân sự mà còn khiến công ty luôn hào hứng và trong trạng thái chuyển động.

Sáng tạo cách để giao lưu trực tuyến

Xây dựng văn hoá và lòng tin khi làm việc từ xa - Work From Home 3

Tại văn phòng, việc giao lưu, nói chuyện là rất đơn giản, nhân viên có thể gặp mặt tại cây nước, phòng sinh hoạt chung, các buổi ăn trưa, … Khi làm việc từ xa, điều này gần như là không thể, đặc biệt trong thời gian yêu cầu giãn cách xã hội. Vì vậy cần tạo ra khoảng thời gian cho những câu chuyện vui vẻ, ngoài công việc giữa nhân viên với nhau. Google đã khuyến khích nhân viên của họ ăn sáng online cùng nhau, tạo trải nghiệm mới lạ, khoảng thời gian thoải mái cho nhân viên chia sẻ câu chuyện của họ, giới thiệu căn phòng ở nhà, hay món ăn họ đang sử dụng.

Loại bỏ văn hóa “họp hành” và cho phép trao đổi tự do giữa các team

Xây dựng văn hoá và lòng tin khi làm việc từ xa - Work From Home 4

Những phương án, ý tưởng giải quyết sáng tạo thường xuất hiện trong các buổi nói chuyện tự do thay vì các cuộc họp căng thẳng. Với nhân sự làm việc từ xa, cần phải tạo văn hóa cho phép họ trao đổi và nói chuyện liên tục với mọi người, sử dụng video hay voice chat sẽ giúp thực hiện điều này. Những cuộc họp “chính quy” giữa các nhóm làm việc từ xa thường không đem lại hiệu quả cao, phần nhiều là do khả năng tập trung vào cùng một vấn đề, trong cùng một thời điểm là rất khó khi không tiếp xúc trực diện. 

Trao cho nhân viên công vụ tốt nhất 

Công nghệ hiện nay đã cho phép nhân viên có thể đồng thời làm việc với nhau hiệu quả hơn, theo dõi dự án và kết quả, họp trực tuyến, thiết lập mindmaps, … Việc tận dụng tối đa ưu thế công nghệ để khích lệ hợp tác giữa các phòng ban là vô cùng quan trọng. Đồng thời nên để các team lựa chọn công cụ phù hợp cho họ, việc dành thời gian để thảo luận công cụ cần thiết cũng giúp đội nhóm xích lại gần nhau hơn. Tuy vậy, công ty vẫn cần có quy chuẩn về công cụ, đặc biệt về giao tiếp và lưu trữ dữ liệu.

Xây dựng văn hoá và lòng tin khi làm việc từ xa - Work From Home 5

Việc nhận biết và thiết lập cách làm việc từ xa hiệu quả nhất vẫn còn nhiều điều phải bàn. Khác với công việc truyền thống, đã có hàng trăm năm nghiên cứu về không gian văn phòng, thì chúng ta đang bước vào giai đoạn mới với nhân viên làm tại nhà, và đội nhóm phân tán nhiều nơi. Chúng ta biết rằng các câu chuyện ngắn bên cây nước, hành lang, các sự kiện công ty, các bữa ăn trưa, là những công cụ tuyệt vời để xây dựng văn hóa. Và cũng không thể phủ nhận rằng doanh nghiệp cần tạo lập văn hóa củng cố niềm tin và giúp nhân viên gắn kết, dù là môi trường online hay offline. Vậy nên thay vì sáng tạo lại bánh xa, bây giờ, chúng ta hãy số hóa những hoạt động văn hóa offline, thử nghiệm và phát triển nó. 

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here