Những người khác nhau và các loại dự án khác nhau cần những phong cách lãnh đạo quản lý khác nhau. Khi bạn bắt đầu với những người mới, làm thế nào để bạn xây dựng phong cách lãnh đạo quản lý phù hợp với họ?
Có một số yếu tố mà bạn có thể dựa vào để quyết định phong cách lãnh đạo. Ví dụ, công việc có yêu cầu sáng tạo không, hay nó cần được hoàn thành một cách có nguyên tắc? Quản lý chặt chẽ sẽ là tốt nhất, hay bạn nên khuyến khích mọi người làm việc tự do và độc lập?
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét ma trận phong cách lãnh đạo, một mô hình giúp bạn tư duy và quyết định.
Tổng quan về ma trận phong cách lãnh đạo (Leadership style matrix)
Eric Flamholtz và Yvonne Randle đã xây dựng Ma trận Phong cách Lãnh đạo và xuất bản nó trong cuốn sách “Growing Pains” vào năm 2007
Ma trận (hình minh họa 1) giúp bạn chọn phong cách lãnh đạo phù hợp nhất, dựa trên tính chất công việc và những người bạn đang lãnh đạo.
Ma trận Phong cách Lãnh đạo được chia thành bốn phần. Mỗi phần liệt kê hai phong cách lãnh đạo phù hợp nhất với một điều kiện cụ thể.
Trục Y xác định “tính lập trình sẵn” của nhiệm vụ. Một tác vụ có tính lập trình sẵn sẽ có các bước hoặc hướng dẫn cụ thể để hoàn thành. Một nhiệm vụ ít tính chất này sẽ yêu cầu sáng tạo hơn; tùy thuộc vào từng khả năng cá nhân để quyết định cách hoàn thành nó tốt nhất.
Trục X mô tả khả năng và sở thích tự chủ của cá nhân. Một số yếu tố ảnh hưởng đến điều này, bao gồm giáo dục, kỹ năng, động lực và mong muốn phản hồi, tương tác hoặc tính độc lập của họ.
Ví dụ, một người có trình độ học vấn, kỹ năng, động lực và tính độc lập cao có khả năng muốn tự chủ. Một người có động lực và kỹ năng thấp sẽ cần nhiều phản hồi và tương tác hơn để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách thành công.
Bắt đầu sử dụng ma trận
Để sử dụng mô hình, trước tiên hãy nhìn vào trục Y. Nếu nhiệm vụ có tính lập trình sẵn hoặc có trước các bước cụ thể, hãy di chuyển trục xuống thấp hơn. Nếu nhiệm vụ yêu cầu sáng tạo hoặc nếu quy trình cần thay đổi linh hoạt, hãy di chuyển trục lên cao hơn.
Tiếp theo, hãy nhìn vào trục X. Nếu những người bạn đang lãnh đạo thích làm việc một mình, hãy di chuyển sang phải. Nếu họ cần bạn hướng dẫn và tương tác nhiều hơn, hãy dịch sang bên trái.
Góc mà bạn rơi vào trên bảng ma trận sẽ chứa 2 phong cách lãnh đạo quản lý có nhiều khả năng phù hợp với tình huống của bạn nhất.
Xây dựng phong cách lãnh đạo quản lý theo ma trận
Ô số 1 trong ma trận phong cách lãnh đạo (Tính lập trình sẵn cao/Tự chủ công việc thấp)
Trong những trường hợp này, lãnh đạo tiếp cận theo cách chỉ đạo là hiệu quả nhất.
Bạn có thể xây dựng phong cách lãnh đạo quản lý theo 2 kiểu:
Phong cách Chuyên quyền đôi khi bị chỉ trích vì nó có vẻ lỗi thời
Phong cách lãnh đạo này mang tính thẩm quyền: bạn đưa ra hướng dẫn mà không cần giải thích và bạn mong đợi các thành viên trong nhóm làm theo chúng mà không cần thắc mắc. Mặc dù nó có vẻ khắc chế, tuy nhiên, phong cách lãnh đạo quản lý này có thể hiệu quả trong một số tình huống. Đặc biệt khi nhân viên phụ thuộc vào sự lãnh đạo và phản hồi của bạn; khi công việc phải được thực hiện theo một cách cụ thể. Nó cũng có hiệu quả trong tình huống khủng hoảng hoặc khẩn cấp; hoặc khi bạn đang đối mặt với những rủi ro rất lớn.
Điều quan trọng là phải đạt được sự cân bằng lành mạnh khi xây dựng phong cách lãnh đạo quản lý này. Bạn cần phải lãnh đạo bằng sức mạnh và sự quyết đoán, nhưng quan trọng hơn là sự tử tế. Đừng quên rằng các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào phản hồi mà bạn cung cấp cho họ. Thường xuyên khen ngợi những việc làm tốt của họ và đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng để họ có thể phát triển.
Phong cách Chuyên quyền nhân từ
Tương tự như phong cách Chuyên quyền, tuy nhiên, cách tiếp cận này có nhiều tính cộng tác hơn. Ví dụ: thay vì chỉ đưa ra hướng dẫn, bạn cũng giải thích lý do đằng sau các hướng dẫn.
Để sử dụng thành công phong cách lãnh đạo quản lý này, hãy truyền đạt lý do vì sao nhóm của bạn phải làm theo hướng dẫn của bạn. Ví dụ: giải thích các quy tắc để các thành viên trong nhóm hiểu lý do đằng sau chúng. Khi họ hiểu vì sao các quy tắc hoặc quy trình đó được áp dụng, khả năng cao họ sẽ tuân theo chúng.
Khi nhóm của bạn đang làm việc, hãy đi vòng quanh để trả lời các câu hỏi và cung cấp phản hồi. Việc luôn hiện diện và sẵn sàng hỗ trợ này sẽ giúp bạn giữ cho dự án của mình đi đúng hướng và cho các thành viên trong nhóm của bạn biết rằng bạn có quan tâm tới họ.
Ô số 2 trong ma trận phong cách lãnh đạo (Tính lập trình sẵn cao/Tự chủ công việc cao)
Khi nhiệm vụ mà bạn đang giao phó phải được hoàn thành theo một cách cụ thể, và người thực hiện muốn có quyền tự chủ trong công việc của mình, bạn có thể sử dụng phong cách lãnh đạo tham vấn hoặc hợp tác.
Phong cách lãnh đạo tham vẫn (Consultative)
Sử dụng phong cách lãnh đạo tham vấn (Consultative) khi hỏi ý kiến của các thành viên trong nhóm, nhưng bạn vẫn chịu trách nhiệm quyết định cuối cùng. Bạn tham khảo ý kiến của nhóm, nhưng vẫn có trách nhiệm chọn cách làm tốt nhất.
Để sử dụng thành công phong cách lãnh đạo tham vấn, hãy xây dựng lòng tin với nhân viên. Khi sự tin tưởng xuất hiện, các thành viên trong nhóm sẽ cảm thấy thoải mái khi đưa ra ý kiến của họ và phản ứng một cách trung thực với các vấn đề.
Hãy cởi mở với những đề xuất mà các thành viên trong nhóm của bạn cung cấp. Nếu bạn chỉ trích hoặc bác bỏ đề xuất của các thành viên trong nhóm, họ sẽ nhanh chóng ngừng lên tiếng. Đặc biệt nếu họ nghi ngờ rằng bạn đã có sẵn quyết định.
Phong cách lãnh đạo hợp tác (Participative)
Tương tự như phong cách tham vấn, nơi bạn vẫn có tiếng nói quyết định. Tuy nhiên, phong cách hợp tác còn tiến xa hơn một bước. Bạn phụ thuộc vào nhóm của mình để phát triển ý tưởng chứ không chỉ đưa ra ý kiến về ý tưởng của họ. Phong cách tham gia thiên về giải quyết vấn đề nhóm và brainstorm.
Để xây dựng thành công phong cách lãnh đạo quản lý này, hãy sử dụng các công cụ hỗ trợ, giải quyết vấn đề theo nhóm, đảm bảo rằng tiếng nói của mỗi người đều được lắng nghe như nhau.
Hãy nhớ rằng mặc dù bạn phụ thuộc vào các thành viên trong nhóm của mình cho ý kiến đóng góp của họ, nhưng bạn vẫn cần hướng dẫn cuộc thảo luận, bạn cần truyền đạt các mục tiêu và bạn cần đưa ra quyết định cuối cùng. Đảm bảo rằng mọi người trong nhóm hiểu vai trò của bạn trong quá trình này.
Ô số 3 trong ma trận phong cách lãnh đạo (Tính lập trình sẵn thấp/Tự chủ công việc thấp)
Bạn đang dẫn đầu một dự án yêu cầu sáng tạo cao, với một người hoặc với một nhóm không muốn làm việc tự chủ. Thay vào đó, họ cần định hướng và tương tác. Hai phong cách lãnh đạo phù hợp với tình huống này là Tham vấn và Hợp tác (đây là 2 phong cách lãnh đạo tương tự phù hợp nhất trong Ô số 2: Tính lập trình sẵn cao/Quyền tự chủ trong công việc cao).
Ô số 4 trong ma trận phong cách lãnh đạo (Tính lập trình sẵn thấp/Tự chủ công việc thấp)
Bạn đang giao một dự án sáng tạo cho một người muốn tự do và độc lập để làm việc. Như vậy, bạn cần phải tiếp cận theo hướng không chỉ đạo.
Xây dựng phong cách lãnh đạo quản lý theo 2 cách dưới đây sẽ là lời khuyên cho bạn:
Phong cách lãnh đạo Đồng thuận (Consensus)
Về cơ bản, điều này có nghĩa là bạn sẽ trao cho thành viên nhóm của mình nhiều quyền hạn trong quá trình ra quyết định. Thay vì trở thành “ông chủ”, bạn gần như trở thành một phần của đội. Đảm bảo rằng thành viên trong nhóm hiểu trách nhiệm của họ khi bạn sử dụng phong cách này.
Phong cách lãnh đạo trao quyền (Laissez-faire)
Là một phong cách “nới lỏng tay” mà bạn nên sử dụng một cách cẩn thận. Bạn cho phép các thành viên trong nhóm tự do về cách thức và thời gian họ thực hiện nhiệm vụ, nhưng bạn sẽ ở đó khi họ cần tài nguyên hoặc trợ giúp. Bạn chỉ nên sử dụng phong cách này trong những tình huống thích hợp, và nên tránh áp dụng phong cách này đến mức cực đoan. Tuy nhiên, khi bạn đang làm việc với một người có kỹ năng, năng động và thông minh, việc sử dụng phong cách lãnh đạo này có thể rất hiệu quả.
Để xây dựng thành công phong cách lãnh đạo quản lý này, hãy đảm bảo rằng bạn ủy thác đúng nhiệm vụ cho đúng người. Giao sai việc cho sai người sẽ khiến nhân viên của bạn cần bạn trợ giúp nhiều hơn và họ có thể sẽ không phát triển.
Kết luận
Đây là một framework hữu ích để quyết định nên sử dụng phong cách lãnh đạo nào cho tình huống của bạn. Có một số công cụ khác có thể đưa ra những quan điểm có giá trị tương đương (Ví dụ: Path Goal Theory – cân nhắc các phong cách lãnh đạo phù hợp với các cá nhân khác nhau trong các tình huống khác nhau). Khám phá tất cả những điều này trước khi bạn quyết định xây dựng phong cách lãnh đạo quản lý ưa thích của mình.
Điểm lại nội dung chính:
- Eric Flamholtz và Yvonne Randle đã xây dựng Ma trận Phong cách Lãnh đạo và xuất bản nó trong cuốn sách “Growing Pains” vào năm 2007. Ma trận Phong cách Lãnh đạo là một mô hình đơn giản và hữu ích giúp bạn lựa chọn phong cách lãnh đạo hiệu quả nhất cho tình huống của mình.
- Để sử dụng mô hình, trước tiên hãy xem xét nhiệm vụ hoặc dự án. Nếu nhiệm vụ đó có các bước cụ thể để thực hiện, hãy di chuyển thấp xuống trên trục Y; nếu dự án hoặc nhiệm vụ cần sáng tạo hơn, hãy di chuyển lên trên trục này.
- Tiếp theo, hãy đánh giá những người mà bạn đang quản lý. Nếu họ muốn quyền tự chủ, hãy di chuyển sang phải trên trục X. Nếu họ cần hướng dẫn, tương tác hoặc phản hồi từ bạn, hãy di chuyển sang trái trên trục X.
- Khi bạn đã xác định được ô mà mình rơi vào trên mô hình ma trận, bạn có thể chọn phong cách lãnh đạo phù hợp nhất theo hướng dẫn chúng tôi đã chia sẻ.
