Lỗ hổng nhân sự – hay nói chính xác hơn là là khoảng chênh lệch nguồn nhân lực – được hình thành khi lực lượng lao động trong doanh nghiệp có sự chênh lệch so với nhu cầu thực tế. Có hai loại khoảng chênh lệch nguồn nhân lực: một là thiếu hụt, hai là dư thừa nhân sự.
Để tránh xảy ra tình trạng này, bạn cần thực hiện 4 bước sau:
- Đánh giá lỗ hổng nhân sự (khoảng chênh lệch nguồn nhân lực)
- Rủi ro nhân sự – thiết lập các ưu tiên về khoảng chênh lệch nguồn nhân lực
- Tìm giải pháp – phát triển chiến lược nhân sự
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên những hoạt động cần phải thực hiện
Xác định và lên kế hoạch ứng phó trước cho những lỗ hổng nhân sự có thể xuất hiện cũng là một quá trình quan trọng trong quy trình hoạch định nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ chia sẻ 4 bước lấp đầy lỗ hổng nhân sự chắc chắn hiệu quả.
1. Đánh giá lỗ hổng nhân sự – khoảng chênh lệch nguồn nhân lực
Như đã nói ở trên, có hai loại chênh lệch nguồn nhân lực: một là thiếu hụt, hai là dư thừa nhân sự.
Đánh giá chênh lệch nguồn nhân lực bao gồm việc xem xét ba loại khoảng cách phụ thuộc lẫn nhau. Đó là:
- Số lượng và vai trò của nguồn nhân lực
- Lỗ hổng kỹ năng
- Hồ sơ cá nhân
1.1 Số lượng và vai trò của nhân sự
Số lượng và vai trò của nhân sự có thể được thể hiện dưới dạng số lượng nhân viên hoặc Full time equivalents (tương đương toàn thời gian). Cả hai cách này đều là cách tiếp cận hợp pháp để cân nhắc nguồn nhân lực, mặc dù từ góc độ tài chính, chi phí cho nguồn nhân lực thường được gọi là FTE.
Khoảng chênh lệch nguồn nhân lực thường chỉ ra tình trạng cung không đủ cầu hoặc dư thừa lao động, nghỉ việc, nghỉ hưu, nghỉ phép dài hạn. Cân nhắc các vị trí quan trọng/đòi hỏi cao, các loại vai trò mới hiện chưa có sẵn, các vị trí cần được thay đổi để thích ứng với công nghệ mới.
1.2 Lỗ hổng kỹ năng
Lỗ hổng kỹ năng bao gồm các kỹ năng và khả năng cần thiết trong tương lai cho doanh nghiệp nhưng hiện tại lại chưa có. Điều này có thể được giải quyết bằng cách nâng cao kỹ năng cho nhân viên hiện tại hoặc tìm nguồn cung ứng bên ngoài. Lỗ hổng kỹ năng có thể liên quan đến công nghệ, ngành nghề và chuyên môn cụ thể và khá khó đoán.
1.3 Thông tin nhân sự
Việc phân tích nguồn nhân lực hiện tại có thể làm nổi bật những xu hướng quan trọng cần được giải quyết. Những điều này có thể liên quan đến việc nhân viên già đi, hoặc sự mất cân bằng trong vai trò chuyên môn. Điều quan trọng là phải giải quyết những xu hướng này nếu chúng ảnh hưởng đến việc kinh doanh, tuyển dụng hoặc giữ chân nhân sự.
Hiểu kỹ hơn về 3 thuật ngữ trên trong quy trình hoạch định nguồn nhân lực trong bài viết: “6 thuật ngữ phải biết trong hoạch định nguồn nhân lực” của chúng tôi.
2. Rủi ro nhân sự – thiết lập các ưu tiên về khoảng chênh lệch nguồn nhân lực
Khoảng chênh lệch nguồn nhân lực tương đương với rủi ro kinh doanh. Hiểu được mức độ rủi ro và tác động tiềm ẩn của nó sẽ giúp bạn xác định xem có nên giải quyết lỗ hổng hay không. Mục tiêu của quản lý rủi ro tốt là đảm bảo hiệu quả kinh doanh tối ưu, cân bằng và bền vững. Quy trình quản lý rủi ro của bạn phải đơn giản và linh hoạt.
Đánh giá rủi ro và xem xét khoảng cách giữa cung – cầu của nguồn nhân lực và cân nhắc:
- Khả năng không thể lấp đầy khoảng trống
- Hậu quả của việc không thể lấp đầy khoảng trống
- Không quan trọng rủi ro thấp, trung bình, cao hay nghiêm trọng
Tất cả các lỗ hổng phải được đánh giá rủi ro dựa trên tác động đến doanh nghiệp nếu không giải quyết chúng. Tiến hành đánh giá rủi ro sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các chiến lược và hành động đối với nhân sự của mình.
Ví dụ thực tế về đánh giá mức độ rủi ro nhân sự
Bạn có 2 nhân viên có khả năng sẽ nghỉ việc trong năm nay. A là một nhân viên lâu năm đang cân nhắc nghỉ việc sau 15 năm làm việc cho doanh nghiệp của bạn. B đã làm việc với bạn được hai năm và đang nghĩ đến việc chuyển đến một thị trấn khác để gần cha mẹ hơn.
Vai trò của A là quản lý văn phòng và duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ, đặt lịch hẹn với khách hàng, giao dịch với nhà cung cấp, quản lý tài khoản và nói chung là giúp mọi người đi đúng hướng. Cô ấy là vị trí không thể thiếu trong việc điều hành doanh nghiệp và được hỗ trợ bởi C – nhân viên bán thời gian.
Vai trò của B là một nhân viên bình thường. Anh ấy làm tốt công việc của mình, là một nhân viên đáng tin cậy và có kỹ năng phục vụ khách hàng tốt. Anh ấy cũng đã thể hiện mong muốn phát triển các kỹ năng lên cấp độ chuyên viên. Bạn hiện cũng có 4 nhân viên khác giống như B.
Sử dụng ma trận rủi ro, khả năng A nghỉ hưu rất có thể xảy ra. Hậu quả tác động tới hoạt động kinh doanh của bạn khi A nghỉ việc ở mức độ cao tới nghiêm trọng. Điều này cho thấy đây là một vấn đề về nhân sự mà bạn cần có kế hoạch ứng phó. A sẽ để lại một lỗ hổng lớn trong công việc kinh doanh và tác động của sự ra đi của cô ấy có thể gây hỗn loạn cho doanh nghiệp.
Khả năng B rời đi là có thể xảy ra, nhưng với một hậu quả vừa phải đối với doanh nghiệp. Mặc dù sẽ rất đáng tiếc khi thấy anh ấy ra đi, nhưng sự ra đi của B có thể ít ảnh hưởng đến công việc kinh doanh hơn vì bạn có 4 người khác. Việc thay thế anh ấy cũng sẽ dễ dàng hơn.
3. Tìm giải pháp – phát triển các chiến lược nhân sự
Các chiến lược và kế hoạch nguồn nhân lực có thể được nhóm thành bốn loại chính:
- Phát triển các kỹ năng và năng lực nhân viên hiện có của bạn
- Thu hút nhân viên mới để giải quyết lỗ hổng kỹ năng
- Giữ chân những nhân viên có giá trị
- Quản lý nguồn nhân lực thông qua thay đổi kinh doanh
Những điều trên đã bao gồm một loạt các hoạt động để giúp đảm bảo nguồn nhân lực của bạn phù hợp với các yêu cầu kinh doanh trong tương lai. Đánh giá các kế hoạch hoạch định nguồn nhân lực hàng năm sẽ đảm bảo rằng các mục tiêu kinh doanh vẫn còn phù hợp. Các chiến lược cũng có thể được điều chỉnh để đáp ứng với nguồn nhân lực và các xu hướng bên ngoài.
Đọc thêm: Hoạch định nguồn nhân lực – làm sao để bắt đầu?
3.1 Phát triển các kỹ năng và năng lực hiện có của nguồn nhân lực
Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên là một chiến lược quan trọng có thể cải thiện năng suất cho doanh nghiệp. Nó cũng có thể cải thiện sự hài lòng và gắn bó với công việc của nhân viên. Có nhiều cách tiếp cận khác nhau để phát triển các kỹ năng. Chúng bao gồm đào tạo tại chỗ, đào tạo có hoặc không có chứng chỉ, cố vấn và huấn luyện, tham dự các sự kiện trong ngành.
Khi xem xét các khóa đào tạo và phát triển, hãy đảm bảo bạn hiểu rõ về các kỹ năng và kiến thức cần thiết cho doanh nghiệp của bạn trong tương lai. Điều này bao gồm xác định khoảng trống kỹ năng, cách thức và thời điểm các kỹ năng sẽ được phát triển. Các hoạt động phát triển nhân sự có thể bao gồm trọng tâm là cải thiện dịch vụ khách hàng và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân, kỹ năng chuyên môn hoặc xây dựng năng lực lãnh đạo.
Đảm bảo các kỹ năng và kiến thức của nhân viên luôn được cập nhật sẽ cho phép doanh nghiệp của bạn duy trì năng suất và khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi.
3.2 Thu hút nhân viên mới để giải quyết những lỗ hổng về kỹ năng
Với sự cạnh tranh nhân tài ngày càng khốc liệt, việc thu hút đúng người là rất quan trọng cho sự thành công của một doanh nghiệp. Xây dựng, phát triển và duy trì thương hiệu nhà tuyển dụng và trải nghiệm tích cực của nhân viên là một chiến lược thu hút quan trọng. Một thương hiệu tuyển dụng tích cực chỉ ra rằng doanh nghiệp được coi là một nơi tốt để làm việc. Điều này có thể bao gồm cơ hội phát triển và học hỏi các kỹ năng mới và triển vọng nghề nghiệp, khả năng lãnh đạo tốt, công việc thú vị và mức lương cao.
Trải nghiệm của nhân viên là sự phù hợp giữa thương hiệu của nhà tuyển dụng và cách chuyển hóa của thương hiệu đó trong các hoạt động thực tế hàng ngày. Môi trường và văn hóa làm việc ngày càng quan trọng đối với mọi người, vì họ đang tìm kiếm một nơi làm việc mà họ được đánh giá cao và được đối xử tôn trọng, có cơ hội sử dụng các kỹ năng hiện tại và phát triển những kỹ năng mới, phát triển các mối quan hệ đồng nghiệp tốt và được phản hồi góp ý vào cách họ thực hiện công việc hàng ngày.
Có nhiều cách để kết nối với những nhân viên tiềm năng. Các trang web tuyển dụng à mạng xã hội là những công cụ quan trọng để tiếp cận ứng viên. Một số chiến lược tuyển dụng khác có thể kể đến là kết hợp với trường đại học, cao đẳng, tham gia sự kiện sinh viên,…
3.3 Giữ chân nhân viên có giá trị
Thay thế những nhân viên có giá trị là một bài toán tốn kém. Các doanh nghiệp phải đối mặt với chi phí tuyển dụng, cũng như tri thức, mạng lưới quan hệ và kinh nghiệm của công ty. Cần có thời gian để nhân viên mới có thể làm việc hiệu quả.
Có nhiều lý do khiến nhân viên cân nhắc việc rời bỏ doanh nghiệp. Hiểu được các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định ở lại hay rời đi của nhân viên sẽ giúp bạn đưa ra các chiến lược và sáng kiến để giữ chân những nhân viên có giá trị. Bạn có thể tìm hiểu lý do tại sao mọi người rời đi, những gì nhân viên đang nghĩ và những gì họ muốn thông qua các cuộc khảo sát nhân viên, phỏng vấn nghỉ việc và các cuộc trò truyện thường xuyên.
Nhân viên có nhiều khả năng ở lại với doanh nghiệp hơn nếu họ có một môi trường làm việc nơi họ được tôn trọng và đánh giá cao, làm việc có ý nghĩa, có mối quan hệ tốt với cấp trên và đồng nghiệp, đồng thời được tạo cơ hội để phát triển kỹ năng của họ. Cho phép làm bán thời gian, chia sẻ cơ hội việc làm và các lựa chọn công việc linh hoạt cũng có thể hỗ trợ việc giữ chân nhân viên khi họ có những thay đổi cá nhân ảnh hưởng đến công việc và cần được giải quyết trong dài hạn. Một số thay đổi này có thể bao gồm nhu cầu chăm sóc các thành viên trong gia đình, bắt đầu học tập hoặc muốn giảm giờ làm việc khi họ chuẩn bị nghỉ hưu.
Hiểu được nhu cầu cụ thể của nhân viên sẽ cho phép bạn phát triển các chiến lược và thực hiện hành động hỗ trợ doanh nghiệp giữ được những nhân viên có giá trị.
3.4 Quản lý nguồn nhân lực vượt qua thay đổi kinh doanh
Tình trạng thị trường biến động xảy ra trên toàn nền kinh tế, dẫn đến nhu cầu nguồn nhân lực của các doanh nghiệp thay đổi. Từ góc độ kinh doanh, điều này có thể bao gồm việc giới thiệu công nghệ mới, mua lại hoặc mất hợp đồng quan trọng và các tác động tiếp theo đối với chuỗi cung ứng, cũng như các đối thủ cạnh tranh mới tham gia thị trường. Những thay đổi này có thể làm tăng hoặc giảm nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ.
Phản hồi lại sự thay đổi không phải là cách tiếp cận phù hợp trong mọi trường hợp. Để có được kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp và nhân viên, việc dự đoán và lập kế hoạch cho bất kỳ thay đổi quan trọng nào là rất quan trọng. Khi đã rõ tác động và thời gian của sự thay đổi, việc lập kế hoạch có thể bắt đầu. Sự thay đổi thành công trong một doanh nghiệp có thể đạt được thông qua các thông tin liên lạc rõ ràng; thu hút nhân viên tham gia vào các cuộc thảo luận về cách tốt nhất để thực hiện và quản lý sự thay đổi; xác định các yêu cầu về kỹ năng, nâng cao kỹ năng và đào tạo lại kỹ năng; cung cấp hỗ trợ cho những người bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi công việc.
Nếu có những tác động tiêu cực đến nguồn nhân lực, việc quản lý nhân viên bị ảnh hưởng một cách nhân ái, công bằng và hợp lý là rất quan trọng. Cách các cá nhân được đối xử trong quá trình này thường sẽ ảnh hưởng đến những gì họ nói về doanh nghiệp của bạn với gia đình và bạn bè. Hãy nhớ rằng, gia đình và bạn bè của họ có thể là khách hàng hiện tại hoặc tương lai của doanh nghiệp. Một số nhân viên của bạn cũng có thể là thành viên của công đoàn. Nếu đúng như vậy, hãy cân nhắc xem liệu có những lựa chọn thay thế ngắn hạn nào khác phù hợp với nhu cầu của cả nhân viên và doanh nghiệp của bạn hay không.
4. Sắp xếp thứ tự ưu tiên những hoạt động cần phải thực hiện
Phát triển chiến lược và triển khai chiến thuật là đỉnh cao của quá trình lấp đầy lỗ hổng nhân sự. Bước này tập hợp các phân tích, hiểu biết và phương hướng chỉ dẫn được xác định trong các bước trước. Một khi khoảng chênh lệch đã được tìm thấy, hãy đặt thứ tự ưu tiên cho các chiến lược hiệu quả có thể được phát triển và thực hiện.
Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên có thể được cân nhắc từ một trong các quan điểm sau:
- Bối cảnh và các vấn đề chung trong toàn bộ doanh nghiệp
- Bối cảnh và vấn đề đặc thù trong một bộ phận cụ thể của doanh nghiệp
Kết luận
Như vậy, khi phát hiện ra lỗ hổng nhân sự, hoặc để chuẩn bị trước cho tương lai sẽ xuất hiện những khoảng chênh lệch nguồn nhân lực, bạn cần:
- Xác định lỗ hổng nhân sự và rủi ro mà điều đó có thể mang lại
- Thiết kế các giải pháp lấp đầy lỗ hổng nhân sự, xem xét các lựa chọn như tuyển dụng, đào tạo tại chỗ, thúc đẩy năng suất lao động và tăng thời gian làm việc
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên những việc cần làm để đảm bảo nguồn nhân lực đủ sẵn sàng đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của công ty
