Quản lý thông tin nhân sự là công tác bắt buộc phải có kể từ khi một tổ chức hoạt động. Nó không chỉ giúp quản lý thông tin của toàn bộ nhân viên mà còn góp phần rất lớn trong việc khích lệ và giữ chân nhân tài. Cụ thể vai trò và phương pháp quản lý thông tin nhân sự hiện nay là gì?
Để có thể tồn tại và phát triển trong bối cảnh cách mạng số công nghệ đang thay da đổi thịt từng ngày, không còn cách nào khác ngoài việc các doanh nghiệp phải đầu tư con người, chú trọng vào nguồn nhân lực về mọi mặt: lương thưởng, phúc lợi, sức khỏe, tinh thần….
Và để nắm rõ được hiện trạng nhân lực như thế nào, thừa thiếu, tốt xấu ra sao, nhất thiết phải có một bộ phận hoặc công cụ chịu trách nhiệm quản lý thông tin.
Vai trò của quản lý thông tin nhân sự trong doanh nghiệp
Quản lý thông tin nhân sự là việc tổng hợp, cập nhật, theo dõi thường xuyên mọi thông tin và dữ liệu có liên quan đến người lao động bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng, lương thưởng, phúc lợi, khen thưởng, kỷ luật, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, quá trình làm việc công tác… Thông thường công việc này sẽ do bộ phận hành chính nhân sự trong công ty chịu trách nhiệm.
Có thể bạn chưa biết rằng việc quản lý thông tin nhân viên đóng vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của một tổ chức, doanh nghiệp. Nhất là trong thời đại công nghệ 4.0 thị trường đang cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.
Quản trị thông tin nhân sự phản ánh toàn diện tiềm lực nhân sự (bao gồm số lượng và chất lượng) của đơn vị đó như thế nào từ đó Ban lãnh đạo có thể đưa ra định hướng, điều chỉnh các mục tiêu phù hợp theo từng thời đời, giai đoạn, phòng ban khác nhau.
Nhờ có nguồn thông tin dữ liệu được lưu trữ đầy đủ từ năm này qua năm khác nên doanh nghiệp có thể xây dựng chiến lược phát triển nhân lực trong tương lai ra sao. Có thể cắt giảm, có thể tuyển dụng thêm hoặc giữ nguyên số lượng, nâng cao chất lượng….
Hơn nữa việc quản lý nhân sự bằng công nghệ thông tin còn giúp nhân viên có thêm lòng tin sâu sắc vào doanh nghiệp. Họ được coi trọng, được quan tâm nên họ cảm nhận rõ ràng được vai trò của mình như thế nào, từ đó sẽ phấn đấu trở thành một phần không thể thiếu trong tập thể.
Nội dung quản lý nhân sự:
– Thông tin hồ sơ nhân sự toàn hệ thống
– Thông tin đánh giá năng lực ứng viên và nhân viên
– Thông tin quản lý lương, thưởng, phúc lợi, phụ cấp
– Thông tin khen thưởng, đề bạt, luân chuyển nhân sự
– Thông tin đào tạo, huấn luyện nhân sự
– Thông tin tuyển dụng nhân sự
– Thông tin cập nhật mô tả công việc
– Thông tin nhu cầu nhân lực tương lai
Các phương pháp quản lý thông tin nhân sự hiệu quả
Thay thế những phương thức quản lý truyền thống đã không còn phù hợp ngay cả với tổ chức quy mô nhỏ là phương pháp quản lý bằng Excel và ứng dụng phần mềm.
Bằng Excel
Là cách quản lý bằng file Execel do tự tay doanh nghiệp thiết kế nên không hoàn toàn giống nhau. Nhưng về cơ bản sẽ bao gồm các thông tin: mã nhân viên, thông tin cá nhân, nơi làm việc, hợp đồng, chức vụ, vị trí, trình độ học vấn, mức lương thưởng, phụ cấp, thành tích…
Ưu điểm của hình thức này là không tốn kém chi phí, tùy chỉnh dễ dàng, khả năng nhập liệu đơn giản, đối chiếu dữ liệu cũng không quá khó….
Tuy nhiên quản lý bằng file Excel rất mất thời gian (đối với doanh nghiệp có quy mô lớn), dữ liệu bị phân tán và không được bảo mật, thao tác thủ công rất dễ xảy ra sai sót…..
Bằng phần mềm chuyên nghiệp
So với file Excel thì rõ ràng việc quản lý thông tin nhân sự bằng phần mềm chuyên biệt có lợi thế hơn hẳn vì mọi thứ đã được thiết kế khoa học và thông minh đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí vì phần mềm tính công, tính lương, quản lý nhân viên tự động
- Truy xuất thông tin nhanh chóng bằng các công cụ đã được tích hợp sẵn
- Hệ thống công nghệ bảo mật, lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây hiện đại
- Cho phép quản lý, theo dõi, truy xuất dữ liệu hoàn toàn trực tuyến mà không mất thời gian và nhân lực
- Một số Phần mềm còn hỗ trợ trao đổi online giữa các phòng ban với nhau, công tác quản lý thông tin nhân sự được thực hiện ngay cả khi triển khai work from home – làm việc từ xa
ACheckin giúp chấm công, quản lý thông tin nhân sự bằng công nghệ số
Có thể nhận ra xu hướng ưa chuộng sử dụng phần mềm, ứng dụng thông minh để quản lý thông tin nhân viên trên thế giới cũng như tại Việt Nam. Chỉ phải bỏ ra một khoản chi phí nhỏ, doanh nghiệp có thể nắm gọn trong lòng bàn tay nguồn nhân lực của mình.
