Quản lý nhân sự bằng phần mềm, ứng dụng, đang trở thành xu hướng trong các doanh nghiệp tại Việt Nam nhằm thay thế những hình thức truyền thống lỗi thời, lạc hậu. Nhưng liệu rằng ứng dụng quản lý nhân sự có tốt như tất cả chuyên gia công nghệ vẫn thường nói?
Cách mạng công nghệ 4.0 bùng nổ và tác động của COVID, tốc độ chuyển đổi số diễn ra nhanh hơn và mạnh mẽ hơn. Chính lúc này, doanh nghiệp phải kịp thời thay đổi phương thức sản xuất kinh doanh, thay đổi tư duy & cách làm việc, tìm đến giải pháp quản lý nhân sự thông minh thì mới có thể đứng vững trên thị trường.
Do đó các công cụ quản lý nhân sự, phần mềm/ứng dụng quản lý nhân sự càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Ứng dụng quản lý nhân sự là gì?
Ứng dụng quản lý nhân sự được biết đến như một công cụ giúp doanh nghiệp quản lý những vấn đề liên quan đến nhân sự bao gồm:
- Chấm công
- Quản lý chấm công
- Xin nghỉ
- Lương thưởng
- Phúc lợi
- Bảo hiểm xã hội
- Hồ sơ nhân sự.
Đa số các ứng dụng đều có thể hoạt động online trên nền tảng iOS, Android.
Tuy rằng đã trở thành cánh tay phải hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp, nhưng nhiều người vẫn hoài nghi về tính ứng dụng và hiệu quả của chúng. Liệu rằng ứng dụng quản lý nhân sự có tốt hay không? Hiệu quả mang lại của giải pháp có xứng đáng để doanh nghiệp thay đổi? Nhân sự có thích nghi và trải nghiệm tốt với hình thức mới này hay không? Cuối cùng doanh nghiệp được những gì và mất những gì?
Để trả lời cho câu hỏi ứng dụng quản lý nhân sự có tốt hay không, củng sẽ xem xét từng vấn đề và bài toán cụ thể.
Giải quyết triệt để bài toán chấm công
Chấm công bằng file Excel đang là hình thức phổ biến nhất vì đây là công cụ lâu đời và quen thuộc. Nếu không có sự ra đời của những phần mềm chấm công thông minh hơn, Excel sẽ không để lộ nhiều hạn chế như thủ công, nhiều công thức, không minh bạch, kém bảo mật.
Ứng dụng chấm công có thể thông minh hơn Excel như thế nào?
- Chấm công bằng nhiều hình thức: QR Code, Camera AI, Định vị và Kết nối Wifi
- Thao tác nhanh chóng, chỉ mất 1 giây, không phải xếp hàng chờ đợi
- Cập nhật dữ liệu chấm công check in, check out theo thời gian thực
Tham khảo thêm:
5 ứng dụng chấm công cá nhân miễn phí trên điện thoại nên tải
Hệ thống chấm công thông minh, hiệu quả cho doanh nghiệp
Giải quyết bài toán tự động hóa trong quản lý chấm công
Ứng dụng sẽ tự động làm việc và giúp con người:
- Dễ dàng theo dõi thông tin chấm công như giờ vào – tan ca, ngày phép, ngày công
- Cho phép nhân sự được báo nghỉ, đi muộn, làm thêm giờ, làm việc tại nhà tiện lợi trên ứng dụng
- Duyệt đơn xin phép, xin đi sớm về muộn, xin đổi ca, xin làm việc tăng ca chỉ với 1 chạm
>>> Tham khảo: Quản lý chấm công là gì? Giải pháp quản lý tối ưu, hiệu quả nhất
Giải quyết bài toán về lưu trữ hồ sơ nhân sự
Lưu trữ hồ sơ nhân sự là quy định bắt buộc đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Cách lưu trữ mà các doanh nghiệp đang sử dụng có những hạn chễ dễ nhìn thấy như sau:
- Khó kiểm tra tình trạng hồ sơ
- Dễ thất lạc, hư hỏng
- Không bảo mật
- Dữ liệu phân tán, khó tìm kiếm khi cần
Do đó, ứng dụng quản lý nhân sự đã kịp thời giải quyết bài toán đó bằng cách số hoá lưu trữ hồ sơ nhân viên và quản lý thông tin nhân viên cấp dưới ngay trên ứng dụng. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể bảo quản hồ sơ lâu hơn, an toàn hơn trên nền tảng đám mây trực tuyến.
Giải quyết bài toán về tính lương, thưởng
Rõ ràng tính lương bằng Excel tiềm ẩn nhiều nguy cơ như: sai sót; rò rỉ thông tin bảng lương do dữ liệu phân tán và không được phân quyền; khả năng tích hợp kém, khó mở rộng khi tăng quy mô; tốc độ tải chậm nếu khối lượng dữ liệu lớn.
Ngược lại, phần mềm tính lương hỗ trợ tính toán và quản lý lương từ A-Z; cam kết tính lương thưởng phúc lợi chính xác tuyệt đối; dữ liệu được bảo mật; khả năng tích hợp tốt, có thể mở rộng theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Thêm vào đó, nhiều phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp thống kê, hoạch định quỹ lương. Giúp chủ doanh nghiệp có thêm căn cứ để tối ưu hóa ROI.
Giải quyết bài toán về trải nghiệm nhân sự
Chúng ta thử tiến hành so sánh đơn giản như thế này:
- Cách quản lý truyền thống: nhân viên đến công ty, chấm công, làm việc rồi ra về. Không có sự giao tiếp trao đổi với nhau thông qua các hoạt động tập thể.
- Cách quản lý nhân sự bằng ứng dụng: nhận lời chào check in & check out; tham gia các hoạt động team building, các hoạt động truyền thông gắn kết nội bộ; tham gia game lì xì Tết; đặt đồ ăn sáng/ăn chiều ngay trên app.
Qua sự so sánh nho nhỏ trên đây, bạn thấy trải nghiệm nhân viên ở đâu tốt hơn?
Giải quyết bài toán lãng phí tiền và nhân lực
Tối ưu các loại chi phí liên quan đến chấm công, tính lương, lưu trữ hồ sơ;… mà vẫn đảm bảo hiệu quả trong quản lý nhân sự được xem là cái ĐƯỢC lớn nhất của doanh nghiệp.
Mặc dù sẽ phải trả phí sử dụng ứng dụng/phần mềm, nhưng hầu hết doanh nghiệp đều đồng ý họ sẽ hoàn toàn hài lòng nếu giá trị phần mềm mang lại tương xứng với chi phí bỏ ra. Họ mong muốn các ứng dụng quản lý nhân viên Android, iOS sẽ giúp doanh nghiệp phát huy tối đa nguồn lực con người nhất có thể.
Vậy, doanh nghiệp được những gì và mất những gì? Qua một vài phân tích cơ bản trên đây chúng ta cũng có thể thấy rõ rằng doanh nghiệp được tất cả, ngoại trừ một khoản phí bản quyền rất nhỏ. Câu hỏi: “Ứng dụng quản lý nhân sự có tốt như chúng ta nghĩ hay không?” đã có lời giải.
ACheckin – Giải pháp quản trị nâng cao trải nghiệm nhân sự đầu tiên tại Việt Nam
ACheckin là phần mềm Chấm công – Tính lương. Giải pháp sở hữu những tính năng nổi bật như:
– Chấm công thông minh
– Quản lý nhân sự
– Tính lương
– Quản lý hồ sơ nhân viên
– Truyền thông nội bộ
Chúng tôi tự hào đã đồng hành cùng hơn 3500 doanh nghiệp Việt trên hành trình quản trị trong thời đại 4.0. Với sự cải tiến không ngừng, ACheckin luôn sẵn sàng mang tới một giải pháp quản trị nhân sự sử dụng dễ dàng, triển khai thuận tiện, tối ưu chi phí, phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, ngay cả doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.
Hãy để ACheckin đồng hành cùng quý Doanh nghiệp trên hành trình số hóa doanh nghiệp & quản trị nhân sự 4.0
Trò truyện 10 phút cùng chuyên gia tư vấn của chúng tôi qua Hotline 088 868 4366, Fanpage ACheckin, hoặc ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ ACheckin tại đây.
