Giao tiếp là một công cụ quan trọng để các công ty duy trì và đạt được mối quan hệ khách hàng lâu dài. Truyền thông nội bộ cũng tương tự như vậy: khi thực hiện tốt, các công ty có thể gắn kết nhân viên trong công ty một cách hiệu quả. Nếu vừa có nhân lực lành nghề, vừa có sự kết nối, công ty sẽ có lợi thế cạnh tranh rất lớn trên thị trường lao động.
Trong doanh nghiệp, truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng giúp tạo dựng nên một môi trường làm việc lành mạnh và tuyển dụng nhân viên hiệu quả. Vậy truyền thông nội bộ là gì? Bạn đã thật sự hiểu đúng chưa? Hãy cùng ACheckin khám phá thông tin hữu ích này thông qua bài chia sẻ dưới đây.
Truyền thông nội bộ là gì?
Nếu nói công ty là một cơ thể thì truyền thông nội bộ giống như một mạch máu nuôi dưỡng cơ thể ấy. PR nội bộ thực chất là việc doanh nghiệp đưa những nội dung, thông điệp cần thiết đến nhân viên vào đúng thời điểm, mà nội dung được đề cập ở đây chính là tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi với mục tiêu cuối cùng là định hình, củng cố và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp đến tất cả nhân viên.
Định nghĩa này cho thấy rằng một phần quan trọng của truyền thông nội bộ chính là nội dung được chia sẻ bởi doanh nghiệp. Kênh PR nội bộ là “điểm chạm” giữa công ty và nhân viên, giúp chia sẻ thông tin về văn hóa công ty. Nó xác định mục đích chính của kênh liên lạc nội bộ, thay vì nhầm lẫn nó với các chức năng kinh doanh khác như lập kế hoạch công việc, trao đổi thông tin hay quản lý nhân sự, v.v.
Kênh truyền thông nội bộ là “điểm tiếp xúc” quan trọng giữa công ty và nhân viên, giúp chia sẻ các thông tin về văn hóa len lỏi khắp nơi trong doanh nghiệp.
Ví dụ về truyền thông nội bộ
Có thể nói Unilever là công ty đi đầu trong công cuộc tái cấu trúc nguồn lực trong kỷ nguyên 4.0 – chiến lược truyền thông nội bộ của công ty được thiết lập một cách vô cùng mạnh mẽ và chuyên nghiệp. Các ứng viên sơ tuyển của công ty phải trải qua nhiều vòng tuyển chọn, nhưng điều đặc biệt là ở vòng đầu tiên họ sẽ được tham gia một loạt trò chơi, những người chiến thắng sẽ bước tiếp vào vòng phỏng vấn. Nó làm tăng khả năng cạnh tranh của nhân viên và giúp họ hiểu rõ hơn về tinh thần làm việc của công ty. Từ đó, việc kết nối giữa chủ doanh nghiệp với nhân viên, giữa tất cả nhân viên với nhau trở nên dễ dàng hơn.
>>> Đọc thêm: 06 yếu tố gắn kết nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp
Những quan điểm sai lầm về truyền thông nội bộ
1. Truyền thông nội bộ chính là văn hóa doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp là hai lĩnh vực hoàn toàn khác nhau, chúng ta cần phải hiểu thật kỹ để tránh gây ra nhầm lẫn. Văn hóa doanh nghiệp là cốt lõi, là tài sản và là hình ảnh của một công ty tạo dựng nên và đây là đặc điểm nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp đấy. Nhân viên công ty sẽ là người nắm giữ và thể hiện những điều này ra bên ngoài cho mọi người được biết. Và PR nội bộ sẽ đảm nhận nhiệm vụ là đưa văn hóa công ty đến với nhân viên, giúp nhân viên duy trì nó chứ không phải là cội nguồn hình thành nên văn hóa công ty.
2. Truyền thông nội bộ và PR in-house là giống nhau
PR in-house chỉ đơn giản là một nhóm đội ngũ nhân viên có trách nhiệm PR của một doanh nghiệp. Vị trí này nó cũng giống như phiên dịch in-house hay marketing in-house vậy. Chức năng PR in-house chủ yếu được sử dụng để tách nhóm PR của công ty khỏi các đơn vị PR tư nhân bên ngoài. Và truyền thông nội bộ sẽ là một phần nhỏ của PR in-house.
3. Kết hợp giữa quản trị nhân sự và truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ bao gồm các hoạt động như xây dựng chiến lược truyền thông nhằm tạo sự gắn kết giữa các nhân viên trong công ty, tổ chức các sự kiện trong nội bộ công ty, biên tập và xuất bản các ấn phẩm để phát hành nội bộ,… Quản lý nguồn nhân lực bao gồm tuyển dụng, quản lý ứng viên và tiếp cận nhân viên trong công ty, tổ chức và quản lý đào tạo hay chịu trách nhiệm về cơ chế lương thưởng chẳng hạn,…
Như vậy, trong khi HR là tuyển dụng và quản lý nhân viên của công ty, thì PR nội bộ sẽ giữ nhiệm vụ truyền đạt thông tin và thu hút những nhân viên đến làm việc tại công ty đó.
4. Truyền thông nội bộ chỉ là tổ chức sự kiện, tiệc tùng cho nhân viên
Như đã giải thích ở trên, tổ chức sự kiện hay tổ chức các buổi tiệc chỉ là một phần của công việc. Vì vậy, đừng yêu cầu khả năng ca hát, dẫn chương trình hoặc nhảy trong bản mô tả công việc truyền thông nội bộ. Thay vào đó, những kỹ năng như giao tiếp hay xây dựng mối quan hệ sẽ phù hợp hơn nhiều so với những kỹ năng đấy.
>>> Đọc thêm: Kỹ năng và yêu cầu nhân viên truyền thông nội bộ cần có
Hiện trạng việc truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
Trong các công ty tại Việt Nam, khoảng cách giữa nhân viên và lãnh đạo, giữa nhân viên với nhân viên nếu quá xa sẽ dẫn đến thiếu liên kết trong công việc, từ đó giảm năng suất lao động của doanh nghiệp giảm, cũng như trải nghiệm của nhân viên không tốt, môi trường văn hóa công ty không cởi mở. Khi thực hiện việc PR nội bộ trong các công ty tại Việt Nam, có những ưu, nhược điểm dẫn tới việc truyền thông này không đạt hiệu quả như mong đợi.
Ưu điểm
Việc truyền thông nội bộ khá dễ dàng và mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Đây là chìa khóa gắn kết nhân sự bền vững trong toàn công ty, xây dựng mối quan hệ tốt nhất giữa các bộ phận trong công ty, giúp toàn công ty có hướng nhìn, ý chí phát triển đồng nhất.
Các hoạt động PR nội bộ là cầu nối giúp truyền tải thông tin chính xác kịp thời và tăng sự phối hợp giữa các phòng ban, giúp chính các nhân viên hài lòng và duy trì sự gắn bó, có trách nhiệm với công việc và công ty.
Đồng thời hiện nay có nhiều phương tiện giúp doanh nghiệp lan tỏa văn hóa doanh nghiệp, vừa tạo dựng hình ảnh thương hiệu trong mắt nhân viên và khách hàng, đối tác.
Nhược điểm
Không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện việc truyền thông nội bộ đạt đến hiệu quả cao. Nhiều doanh nghiệp thực hiện việc PR nội bộ, nhưng nhân viên không cảm nhận được sự kết nối đó.
Hơn nữa, một số doanh nghiệp tại Việt Nam không đầu tư và tập trung vào truyền thông nội bộ đúng mực, dẫn đến hậu quả cho lường cho doanh nghiệp. Dễ dàng nhận ra 1 số hậu quả xấu như mâu thuẫn, bất đồng quan điểm, mục tiêu và định hướng giữa các nhân viên và giữa nhân viên với lãnh đạo, từ đó nhân viên rời bỏ công ty và khó có động lực để làm việc mang đến hiệu quả cao.
Xu hướng truyền thông nội bộ bằng ứng dụng, phần mềm
Để giải quyết các nhược điểm trên và nâng cao hiệu quả, xu hướng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiện nay là sử dụng các phần mềm hoặc ứng dụng để hỗ trợ.
Đây là xu hướng mới có khả năng tiếp cận người dùng rất cao, dễ dàng thực hiện, giúp doanh nghiệp giảm bớt các quy trình cồng kềnh và mang lại hiệu quả cao cho việc truyền thông nội bộ.
Bảng thông báo tin online để truyền tải các thông tin, nội quy, lịch họp, khen thưởng, chính sách, bổ nhiệm,.. mà muốn tất cả nhân viên đều đọc được. Mỗi doanh nghiệp sử dụng các công cụ khác nhau như Facebook, zalo, skype, workplace, slack,… để nhân viên cùng trao đổi thông tin mà không tốn nhiều thời gian, cũng như doanh nghiệp dễ dàng truyền tải, thông báo tới nhân viên nắm bắt được.
ACheckin là giải pháp quản trị nhân sự hiện đại hỗ trợ doanh nghiệp trong việc truyền thông nội bộ. Mọi thông tin nội bộ đều được hiển thị qua bảng tin workplace. Tại đây, doanh nghiệp dễ dàng chia sẻ thông tin hữu ích cũng như tương tác với bài đăng của mọi người trong công ty.
Bên cạnh đó, Acheckin xây dựng những hình thức giải trí ngay trên ứng dụng nhằm gắn kết tinh thần đoàn kết của nhân viên, đóng góp cho sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Hi vọng thông tin về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp Việt của News.Acheckin sẽ hữu ích với bạn đọc.
Có thể bạn muốn xem thêm:
Làm thế nào để đoàn kết nội bộ trong thời buổi công nghệ số?
