Tại sao quản lý nhân sự bằng công nghệ thông tin lại cần thiết?

Từ trước đến nay, hầu hết doanh nghiệp vẫn quản lý nhân sự theo cách truyền thống và họ vẫn tồn tại phát triển. Nhưng gần đây lại nổi lên xu hướng quản lý nhân sự bằng công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ để quản lý nhân sự. Việc này có thực sự cần thiết?

Trước khi cách mạng công nghệ 4.0 bùng nổ, đa số doanh nghiệp vẫn vận hành quản lý nhân sự theo cơ chế truyền thống, họ chưa cảm nhận được tác động của nó.

Quản lý nhân sự truyền thống nảy sinh những hạn chế gì?

Nhưng đến thời điểm cách mạng công nghệ 4.0 diễn ra, dòng chảy công nghệ trở nên mạnh hơn bao giờ hết và trực tiếp ảnh hưởng đến sự phát triển tồn vong của doanh nghiệp. Lúc bấy giờ họ mới “thấm thía” những mặt hạn chế của phương thức quản lý nhân sự truyền thống như thế nào.

Tại sao quản lý nhân sự bằng công nghệ thông tin lại cần thiết?1

– Dữ liệu (hồ sơ, giấy tờ…) nhân sự bị phân tán, không đồng bộ, rất khó kiểm soát nên việc tra cứu thông tin mất rất nhiều thời gian và chi phí. Như việc quản lý nhân sự bằng Excel chẳng hạn. Dữ liệu nhân sự được chia thành nhiều file khác nhau, việc kiểm soát không hề dễ.

– Chính vì dữ liệu bị phân mảnh nên việc theo dõi các hoạt động biến động nhân sự tăng, giảm rất khó khăn. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, kinh doanh theo mô hình chuỗi hoặc chi nhánh.

– Công tác tính lương, đánh giá KPI, các chế độ bảo hiểm cho người lao động… tốn rất nhiều thời gian và nhân lực thực hiện.

– Thiếu căn cứ trong việc đánh giá, kiểm soát chất lượng công việc dẫn đến việc bổ nhiệm vịt trí nhân sự không phù hợp.

– Mặc dù hoạt động nhân sự diễn ra đều đặn nhưng không hiệu quả, tốn một khoản chi phí không hề nhỏ.

Rườm rà, cồng kềnh, kém hiệu quả, tốn kém chi phí và ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất công việc là những mặt hạn chế có thể nhìn thấy rõ trong phương pháp quản lý nhân sự truyền thống. Nếu tình trạng này kéo dài thì chắc chắn doanh nghiệp sẽ tụt dốc thậm chí bị đối thủ loại khỏi cuộc chơi.

>>>> Chính bởi cách thức truyền thống ngày càng bộc lộ những yếu điểm của mình cộng thêm tác động mạnh mẽ của chuyển đổi số đòi hỏi doanh nghiệp CẦN THIẾT nhanh chóng chuyển mình. Quản lý nhân sự bằng công nghệ thông tin ra đời và là mục tiêu hướng tới của mọi doanh nghiệp.

Quản lý nhân sự bằng công nghệ thông tin là gì và ưu điểm

Quản lý nhân sự bằng công nghệ thông tin được hiểu là việc ứng dụng công nghệ thông tin mới nhất, hiện đại nhất vào việc quản lý nhân sự nhằm nâng cao hiệu quả vận hành quản trị nhân sự và khắc phục những hạn chế của phương thức quản lý truyền thống trước đây. 

Người ta còn đề cập đến khái niệm chuyển đổi số nhân sự. Thực chất thì đây cũng là một quá trình thay đổi phương thức quản lý từ thủ công sang tự động hóa. Ngắn gọn hơn, chuyển đổi số trong quản trị nhân sự là hoạt động tinh gọn, khép kín, tối ưu nguồn nhân lực hiện có.

Ưu điểm

Quay trở lại vấn đề chính. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự làm thay đổi chức năng của người quản lý, chức năng của một số phòng ban được tự động hóa, công tác quản lý hồ sơ nhân sự, theo dõi, chấm công, tính lương, đánh giá KPI… trở nên linh hoạt hơn, nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí hơn.

Tại sao quản lý nhân sự bằng công nghệ thông tin lại cần thiết?2

Cụ thể:

Hiện đại hóa, tiết kiệm thời gian

Số hóa hồ sơ nhân sự: thông tin cá nhân, bảng lương, hợp đồng… một cách đồng bộ và toàn diện nhất thay vì sử dụng cách thức thủ công.

Áp dụng công nghệ vào quản lý nhân sự giúp chủ động theo dõi biến động nhân sự theo thời gian thực.

Các ứng dụng, phần mềm nhân sự hỗ trợ tốt trong việc quản lý và theo dõi quá trình công tác của nhân viên.

Thông tin chấm công minh bạch, chính xác

Hầu hết các app chấm công trên điện thoại hoặc phần mềm chấm công đảm bảo việc chấm công hàng ngày chính xác, minh bạch. Một số ứng dụng cho phép hiển thị thông tin chấm công theo thời gian thực real-time nên nhân viên có thể quản lý thời gian check in, check out, số ngày đi muộn, về sớm, số ngày nghỉ….

Tự động hóa quy trình tuyển dụng, đào tạo 

Hệ thống sẽ tự động lọc tìm kiếm CV phù hợp, các hoạt động phỏng vấn được hỗ trợ tối đa về mặt công nghệ nhằm loại bỏ các hoạt động không cần thiết tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả. Theo đánh giá thì công nghệ đang được áp dụng trong ngành nhân sự sẽ giảm 85% thời gian quản lý và cả khối lượng công việc.

Tại sao quản lý nhân sự bằng công nghệ thông tin lại cần thiết?3

Bên cạnh đó, ứng dụng công nghệ còn giúp tăng cường sự kết nối và tương tác giữa các quản lý với nhân viên giúp quy trình làm việc minh bạch hơn, nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn.

Thiết lập KPI cụ thể, khoa học 

Hệ thống quản trị nhân sự hiện đại tự động thiết lập KPI cho từng nhân viên tương ứng với vị trí cụ thể với bộ chỉ tiêu, hệ số đánh giá, tỷ lệ quy đổi, đơn vị tính…. một cách chi tiết và minh bạch.

Lợi ích của quản lý nhân sự bằng công nghệ

Ứng dụng công nghệ vào việc quản trị nhân sự không chỉ hiệu quả, công khai, minh bạch, tối ưu hóa lợi ích, tiết kiệm chi phí… mà còn giúp nâng cao trải nghiệm của người lao động tại nơi làm việc.

Tại sao quản lý nhân sự bằng công nghệ thông tin lại cần thiết?4

Lợi ích đối với người quản lý nhân sự

Quản lý bộ phận nhân sự chính là người trực tiếp ảnh hưởng:

  • Tổng hợp, lưu trữ, tìm kiếm thông tin nhân sự nhanh chóng, chính xác vì mọi thứ đã được đồng bộ hóa
  • Tiết kiệm thời gian vì đã loại bỏ những quy trình rườm rà, không cần thiết
  • Tiết kiệm khoản chi phí dành cho hoạt động tuyển dụng nhân sự
  • Thực hiện quy trình xử lý công nợ hàng tháng dễ dàng, chính xác hơn
  • Đánh giá KPI, ghi nhận năng lực làm việc của mỗi cá nhân khách quan

Lợi ích đối với các cấp lãnh đạo

  • Khi đưa công nghệ vào quản lý nhân sự thì nguồn lực lao động được tối ưu, không bị lãng phí.
  • Nâng cao năng suất làm việc, hạn chế tình trạng chảy máu chất xám trong doanh nghiệp
  • Một môi trường văn hóa mang bản sắc riêng của doanh nghiệp
  • Tiết kiệm các khoản chi phí, tập trung cho đầu tư phát triển

Tóm lại có thể thấy rằng: Quản lý nhân sự bằng công nghệ thông tin là việc cần thiết mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải làm nếu muốn tồn tại và phát triển lâu dài.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here