Sử dụng phần mềm quản lý dự án có những lợi ích gì hay ho? Và tại sao có đến 90% Doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ đều lựa chọn? Hãy cùng tìm hiểu với chúng tôi nhé.
Phần mềm quản lý dự án là gì?
Phần mềm quản lý dự án được xây dựng với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và vận hành hiệu quả hơn. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí và nguồn lực. Ngoài ra, quy trình sẽ minh bạch hơn và hiệu quả rõ rệt hơn.
Phần mềm quản lý dự án bao gồm các thông tin liên quan như nhân sự, tình trạng thực hiện, thời gian, đánh giá kết quả. Sử dụng những phần mềm này, nhà quản lý có thể linh hoạt hơn trong việc theo dõi và kiểm soát.
Ưu điểm khi sử dụng phần mềm để quản lý
Hãy xem khi sử dụng phần mềm sẽ mang lại cho Doanh nghiệp lợi ích gì nhé.
Tối ưu thời gian và nhân lực
Quản lý dự án thủ công thường chủ yếu dựa vào các bộ công cụ văn phòng. Tuy nhiên, sử dụng những công cụ này không mang lại được hiệu quả tối ưu.
Đa số các phần mềm xây dựng sẵn những bộ khung và doanh nghiệp sẽ thay đổi linh hoạt dựa trên cơ cấu doanh nghiệp. Thay vì phải xử lý toàn bộ thông tin, nhân sự phụ trách chỉ cần nhập thông tin đầu vào. Phần xử lý sẽ được phần mềm chịu trách nhiệm theo những thiết lập của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, mỗi dự án có nhiều nguồn thông tin khác nhau. Với sự trợ giúp của công nghệ, việc phân loại thông tin trở nên nhanh chóng hơn.
Quản lý minh bạch và tiện lợi
Tình trạng và tiến độ của dự án cần được công khai cho những người liên quan. Người thực hiện tới người quản lý trực tiếp và cả quản lý cấp cao đều cần nắm được thông tin. Đây là một hạn chế với các hình thức quản lý truyền thống. Với các phần mềm, thông tin sẽ được hiển thị công khai. Mọi thay đổi, cập nhật liên quan đều được ghi lại. Từ đó, việc quản lý dự án trở nên minh bạch hơn. Thông tin được công khai rõ ràng, tiến độ được cập nhật thường xuyên sẽ đem lại hiệu quả tốt.
Ngoài ra, với một số phần mềm như ACheckin, quản lý có thể theo dõi thông tin ngay trên điện thoại. Do tính chất công việc, quản lý thường di chuyển linh hoạt nên việc theo dõi tiện lợi là cần thiết. Nhà quản lý có thể theo dõi thông số thống kê tóm tắt qua ứng dụng trên điện thoại. Những thông tin này vừa đủ để nhà quản trị kiểm soát, vừa phù hợp với việc hiển thị trên smartphone.
Làm việc chặt chẽ
Làm việc nhóm là yếu tố cốt lõi thành công của một dự án. Các nhân sự phải nắm bắt được công việc bản thân và của người khác. Từ đó, việc hỗ trợ, chia sẻ sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn.
Sử dụng phần mềm thay cho hình thức cũ giúp việc phân công công việc rõ ràng. Công việc được gán cho người cụ thể với thông tin chi tiết. Tính năng này giúp nhân viên nắm được công việc và có trách nhiệm thực hiện. Không chỉ gia tăng hiệu quả, tinh thần làm việc nhóm cũng tốt hơn. Hơn nữa, thời đại hiện nay mọi thông tin đều được số hoá. Sử dụng phần mềm sẽ giúp việc chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn. Rất nhiều phần mềm hiện nay cho phép chia sẻ dữ liệu trong quá trình thực hiện dự án.
Bảo mật thông tin
Nhiều người nghi ngại việc sử dụng phần mềm có liên quan tới Internet làm giảm mức độ bảo mật. Nhưng thực tế các phần mềm hiện nay đều làm tốt quy trình bảo mật. Hầu hết các phần mềm khi được sử dụng, mọi thông tin sẽ chỉ lưu hành nội bộ. Doanh nghiệp cung cấp không có quyền truy cập cũng như can thiệp. Nhưng bạn hoàn toàn có thể yêu cầu kí cam kết bảo mật thông tin. Mặc dù đây không bước bắt buộc nhưng bạn nên lựa chọn doanh nghiệp cung cấp phần mềm sẵn sàng kí cam kết và chịu trách nhiệm về bảo mật.
Các phần mềm sẽ là không gian khép kín với tài liệu và thông tin nội bộ khi được chia sẻ. Người ngoài không thể tuỳ tiện theo dõi hay xâm nhập. Bên cạnh đó, với nhiều phần mềm như ACheckin, tính năng phân quyền truy cập giúp tăng mức độ bảo mật. Từng vị trí trong dự án sẽ được gán quyền truy cập toàn bộ hoặc từng mục. Ví dụ quản lý trực tiếp và quản lý cấp cao có thể theo dõi mọi thông tin. Nhưng những thông tin không liên quan tới công việc hoặc mức độ quan trọng cao sẽ không hiển thị với nhân viên thông thường.
Xây dựng văn hoá
Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng các phần mềm là một trong những bước cơ bản để xây dựng văn hoá doanh nghiệp. Một trong những văn hoá mà mọi doanh nghiệp đều hướng tới là công nghệ hoá. Sử dụng phần mềm giúp nhân viên thích nghi với áp dụng công nghệ. Đây không phải là chạy theo xu thế mà công nghệ mang đến rất nhiều lợi ích không thể phủ nhận. Nhân viên nên hình thành tư duy và thói quen làm việc logic, thông minh hơn. Từ đó, họ tiết kiệm được thời gian, công sức và cải thiện được hiệu quả, hiệu suất làm việc.
Bên cạnh đó, không ít công ty đang tìm đến các ứng dụng quản lý dự án, quản lý nhân lực, quản lý công việc, quản lý tài sản và hệ thống được tích hợp trên một app như AChekin chẳng hạn.
Xem thêm: https://news.acheckin.vn/app-acheckin-giai-phap-quan-ly-tai-nguyen-doanh-nghiep-hieu-qua/
Phần mềm quản lý dự án là gì? Tiêu chí lựa chọn khoa học nhất
Không thể phủ nhận những lợi ích nổi bật khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án. Hãy tìm kiếm giải pháp quản lý doanh nghiệp phù hợp để tối ưu hiệu quả và đạt hiệu suất cao nhé.
