Sử dụng các ứng dụng quản lý nhân viên từ xa khác có gì khác so với phương pháp quản lý truyền thống? Khi dùng app để quản lý thì có những nguyên tắc nào? Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp những vấn đề để triển khai và áp dụng ứng dụng quản lý nhân viên làm việc tại nhà
App quản lý nhân viên từ xa khác với cách quản lý cũ về:
Làm việc từ xa là khái niệm tương đối mới mẻ đối với doanh nghiệp tại Việt Nam. Cho tới khi dịch Covid-19 bắt đầu xuất hiện với diễn biến phức tạp, các tổ chức mới thực sự quan tâm và tìm hiểu về quản lý từ xa. Những điểm khác biệt so với cách quản lý cũ:
Địa điểm
Rõ ràng, trước đây đa số công ty đều yêu cầu nhân viên tới văn phòng hoặc công xưởng để làm việc. Mọi người trừ một số trường hợp làm việc bên ngoài như công tác, gặp khách hàng, đi sự kiện,… đều tập trung tại 1 số địa điểm nhất định. Trong khi đó, làm việc từ xa, nhân viên ở nhiều địa điểm khác nhau.
Thời gian
Mặc dù các công ty thường quy định giờ cụ thể khi làm việc tại nhà. Dù vậy, khi nhân viên làm việc từ xa giờ giấc thường linh hoạt hơn. Do khi ở nhà, nhiều yếu tố ảnh hưởng đến người làm việc như con cái, công việc cá nhân,… Đóng khung giờ làm việc tại nhà sẽ đảm bảo sự hỗ trợ và kết nối kịp thời với đồng nghiệp. Tuy vậy, thiếu sự linh hoạt khiến nhân viên không tập trung hoàn toàn cho công việc và ảnh hưởng đến hiệu quả. Vì vậy, nhà quản lý cần đưa ra chính sách linh động để phù hợp.
Công cụ quản lý
Khác với khi đến văn phòng làm việc, công ty dễ dàng nắm bắt thời gian làm việc thông qua chấm công. Giờ vào và tan ca cũng như giờ nghỉ trưa quản lý đều theo dõi được. Nhưng khi không tới công ty, leader và nhân sự cần sử dụng các app quản lý nhân viên từ xa để nắm bắt thời gian làm việc.
Trao đổi và truyền thông nội bộ
Thay vì dễ dàng trao đổi qua gặp mặt trực tiếp, các phần mềm họp online, chat nội bộ,… trở nên cần thiết hơn. Với truyền thông nội bộ, để đưa thông báo nhanh và kịp thời nhất đến nhân viên, công ty cũng cần thông qua các phần mềm hoặc mạng xã hội. Các bài đăng trên nhóm trong mạng xã hội hoặc noti gửi về điện thoại qua app là những công cụ được sử dụng phổ biến nhất.
Nguyên tắc sử dụng ứng dụng quản lý nhân viên từ xa
Linh hoạt
Không chỉ khi quản lý qua app, mọi phương thức quản lý đều cần sự linh hoạt. Trong thời điểm dịch Covid-19 có nhiều diễn biến phức tạp, sự linh hoạt trong quản lý mang lại nhiều lợi ích. Linh hoạt thích nghi với những thay đổi, biến động và theo nhu cầu của nhân viên giúp hiệu suất làm việc được tăng cao.
Ví dụ như thời gian làm việc thay vì đóng khung giờ hành chính như bình thường, có thể để nhân viên chủ động. Một số trường hợp nhân viên phải chăm con hoặc chuẩn bị cho con trước khi vào ca làm nên sẽ mất thời gian. Sự linh hoạt trong trường hợp này sẽ giúp nhân viên hoàn thành mọi công việc cá nhân để thực sự tập trung trong thời gian làm việc. Nếu nhân viên làm đủ 8 tiếng và hoàn thành công việc, đó thời gian không phải vấn đề. Đương nhiên, doanh nghiệp khuyến khích nhân viên làm đúng giờ để đảm bảo kết nối với mọi người nhưng đừng quá cứng nhắc.
Quy trình minh bạch
Quy trình nên được coi trọng để đảm bảo sự cân bằng với tính linh hoạt kể trên. Quy trình quản lý cần rõ ràng, có thức bậc, có kiểm soát chéo giữa các team, các bộ phận để đảm bảo hiệu quả và chính xác.
ACheckin – ứng dụng quản lý nhân viên từ xa tốt nhất
Quy trình
ACheckin với tính năng quản lý nhân sự từ xa hỗ trợ doanh nghiệp đảm bảo hiệu quả làm việc tại nhà của nhân viên, đặc biệt trong mùa dịch Covid-19. Ứng dụng quản lý nhân viên từ xa theo 5 bước từ dưới lên trên và có đối soát của các bộ phận liên quan.
- Nhân viên gửi đơn xin làm việc từ xa tại nhà.
- Leader trực tiếp duyệt đơn dựa theo quy định của nhân viên.
- Nhân viên cập nhật quá trình làm việc tại nhà.
- Leader trực tiếp đánh giá và duyệt chấm công cho ngày làm việc đó.
- Bộ phận nhân sự truy cập dữ liệu để đối soát ngày công, kết quả.
Từ đó, đảm bảo quy trình minh bạch, phân quyền cho nhân sự theo dõi sát sao hơn. Nhân viên là người chủ động báo cáo và cập nhật quá trình làm việc tại nhà. Đảm bảo sự tương tác giữa hai phía và sự tập trung.
Nền tảng sử dụng
Doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn hình thức và nền tảng quản lý phù hợp với từng vị trí, công việc
- App trên điện thoại: sử dụng hình ảnh kèm định vị GPS theo thời gian thực để cập nhật quá trình làm việc
- Phần mềm trên PC: sử dụng biểu đồ phân bổ thời gian làm việc để báo cáo quá trình làm việc.
Chương trình khuyến mãi
Đặc biệt, ứng dụng quản lý nhân viên từ xa ACheckin có những chương trình hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng mùa dịch như:
- Miễn phí chức năng quản lý nhân viên từ xa.
- Tặng 1 tháng sử dụng khi kí hợp đồng trong tháng 4,5.
Còn chờ gì nữa mà bạn không dùng thử ngay các app quản lý nhân viên từ xa để Work from home hiệu quả nhỉ?
Link tải iOS: https://itunes.apple.com/vn/app/acheckin/id1451269978?mt=8
Link tải Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=vn.acheckin
Link tải MacOS: https://598a8cec58193de.kcdn.vn/ACheckin.dmg
Link tải Windows 64: https://598a8cec58193de.kcdn.vn/ACheckin-64.exe
