Càng ngày các doanh nghiệp càng có xu hướng tối ưu hoá hiệu quả hoạt động nên các phần mềm quản lý dự án mới nhất “thi nhau” ra mắt. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về ưu và nhược của 3 phần mềm mới và tốt nhất hiện nay này nhé.
Trước hết, có thể thấy tất cả phần mềm trên thị trường đều mang lại giải pháp hiệu quả hơn cho doanh nghiệp. Trưởng dự án sẽ tiết kiệm được thời gian quản lý. Đặc biệt ưu điểm này được thể hiện trong khâu vận hành dự án. Nhân viên tham gia cũng tối ưu được hiệu quả làm việc. So với hướng quản lý thủ công truyền thống, các phần mềm là lựa chọn thông minh hơn.
Cùng phân tích ưu và nhược điểm của 3 phần mềm quản lý dự án mới nhất.
Trello
Trello là một trong phần mềm vô cùng phổ biến hiện nay. Phần mềm hoạt động dựa trên phương pháp Kanban. Phương pháp này mang cho bạn 1 công cụ trực quan. Bạn dễ dàng nắm bắt được từng công việc và trạng thái của nó.
Ưu điểm
Giao diện và cách vận hành trực quan dễ hiểu là điểm nổi bật của Trello. Phần mềm hiển thị dưới dạng một bảng thông tin. Các công việc ứng với từng trạng thái cụ thể như cần làm, đang làm, hoàn thành. Cả người quản lý vào nhân viên dễ dàng nắm bắt công việc khi nhìn vào bảng chung.
Bên cạnh đó, Trello là công cụ làm việc nhóm hiệu quả. Thông thường người quản lý tạo thẻ và chỉ định các nhiệm vụ. Các thành viên nắm bắt công việc, thời gian cũng như yêu cầu thông qua thẻ này. Trong quá trình thực hiện, nhân viên có thể thay đổi, cập nhật thông tin liên quan. Từ đó, quản lý và đồng nghiệp có thể theo dõi và hỗ trợ nếu cần.
Một điểm cộng đó là phần mềm cho sử dụng miễn phí không giới hạn người dùng. Chỉ khi có nhu cầu nâng cao hơn, bạn mới phải bỏ ra khoản phí 9.99$/người/tháng.
Nhược điểm
Trello tập trung vào các nhiệm vụ thường ngày hoặc nhiệm vụ nhỏ lẻ. Vì vậy, khâu theo dõi tổng quan hay tầm nhìn chiến lược sẽ khó khăn hơn. Trello hoạt động tốt trong khâu vận hành công việc thay vì quản lý chung.
Với những nhóm thành viên nhỏ, dưới 10 người, Trello sẽ hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, khi số lượng người dùng tăng lên, nhiệm vụ nhiều hơn, sẽ rất khó trong việc quản lý. Tính năng quản trị sẽ không phát huy hiệu quả trong trường hợp này.
Asana
Đây là ứng dụng quản lý dự án với những tính năng cơ bản như theo dõi công việc, thời gian, nguồn lực. Dạng hiển thị trên Asana cũng khá đa dạng từ bảng Kanban đến To-do-list. Asana là một phần mềm đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu của một nhà quản lý muốn kiểm soát khối lượng công việc đồ sộ của công ty.
Ưu điểm
Asana hỗ trợ hiệu quả trong trao đổi, làm việc nhóm giữa thành viên. Các tính năng tạo việc, gán việc, sắp xếp thứ tự, nhận xét,… đều có trong phần mềm này. Bên cạnh đó, phần mềm có thể tích hợp với nhiều phần mềm phổ biến khác như Slack, Dropbox,… Tính năng giúp cho quá trình trao đổi, chia sẻ dữ liệu tiện lợi hơn.
Asana cho phép nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về dự án. Tính năng Timeline cho phép theo dõi tổng quan công việc của một hoặc tất cả dự án. Thông tin từ trạng thái, nhiệm vụ đến tiến độ thực hiện đều có sẵn trên phần mềm. Từ đó, việc lập kế hoạch và theo dõi trạng thái thuận tiện hơn.
Ngoài ra, phần mềm còn có tính năng phân quyền. Nhà quản trị có thể lựa chọn quyền riêng tư hoặc công khai cho từng dự án, nhiệm vụ. Tính năng này làm tăng mức độ bảo mật khi sử dụng phần mềm.
Nhược điểm
Tính năng báo cáo bị giới hạn nhiều ở bản miễn phí. Báo cáo từng dự án ở bản miễn phí sẽ chỉ thấy được số lượng nhiệm vụ hoàn thành trên tổng nhiệm vụ. Những thông tin chuyên sâu hơn chỉ khả dụng trên bản trả phí.
Ngoài ra, bản miễn phí chỉ cho phép 15 người sử dụng tối đa. Trong khi đó, bản nâng cấp cho giá 9.99$/người/tháng khá đắt đỏ. Bù lại, tính năng được mở như báo cáo, tìm kiếm nâng cao hay quyền riêng tư rất hữu ích. Doanh nghiệp cần cân nhắc nhu cầu thực sự trước khi quyết định bỏ chi phí cho phần mềm.
ACheckin
So với 2 phần mềm trên, ACheckin đúng chuẩn là phần mềm quản lý dự án mới nhất vừa xuất hiện không lâu trên thị trường. Tuy nhiên, phần mềm với hướng đi riêng đang dần trở nên phổ biến hơn. ACheckin hoạt động trên cả iOS, Android và máy chủ CMS hiện đại, tiện lợi… là giải pháp quản lý tài nguyên doanh nghiệp trong đó gồm cả quản lý dự án.
Ưu điểm
Mỗi dự án được tạo trên ACheckin sẽ gồm nhiều nhiệm vụ và vị trí. Trưởng dự án dễ dàng tạo, thêm thông tin và giao cho từng cá nhân. Sau khi được giao, nhiệm vụ sẽ xuất hiện ở to-do list của nhân viên. Công việc được sắp xếp theo thứ tự quan trọng nên nhân viên sẽ không bị bỏ sót nhiệm vụ.
Bên cạnh đó, ACheckin sẽ nhắc nhở qua thông báo trên điện thoại. Những công việc gần đến hạn hoặc tuỳ theo cài đặt sẽ được thông báo để nhắc nhở. Nhân viên không lo gặp tình trạng quên hay sót việc.
Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên là người gửi lại đánh giá về tiến độ, hiệu suất làm việc và phân bổ thời gian. Từ đó cả quản lý và nhân viên đều có đánh giá khách quan hơn.
ACheckin có tính năng phân quyền theo các cấp đảm bảo mức độ bảo mật cần thiết cho dữ liệu. Chỉ những người được phân quyền mới theo dõi được báo cáo và tiến độ. Cũng nhờ tính năng này, trưởng dự án có thể xin duyệt dự án ngay trên ứng dụng.
Nhược điểm
Nhân viên sử dụng app ACheckin trên điện thoại. Bản trên trình duyệt web dành cho các nhà quản trị khi thiết lập và theo dõi quá trình vận hành. Vậy nên sẽ có một số giới hạn nhất định khi sử dụng ứng dụng trên smartphone.
Trên đây là tổng hợp phần mềm quản lý dự án và đánh giá chunng để bạn có thể tham khảo + lựa chọn phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Xem thêm bài viết: https://news.acheckin.vn/phan-mem-quan-ly-du-an-la-gi-tieu-chi-lua-chon-khoa-hoc-nhat/
