Nhân viên quên chấm công quá nhiều, phải làm sao? Nhà quản lý, phòng Nhân sự có thể làm gì để cải thiện tình trạng này? Cùng đọc hết bài viết để tìm ra lời giải.
Vì sao lại có tình trạng quên chấm công?
Chấm công là việc đều như cơm bữa của bất kỳ một nhân viên nào bởi vì có chấm công đều đặn mỗi ngày đi làm thì họ mới được tính lương tháng. Tuy nhiên vì một số lý do nào đó khiến nhân viên quên chấm công vân tay lúc về:
– Sáng đến công ty vội quá do đi muộn nên quên checkin. Đến giờ tan làm ra khỏi công ty, mải miết về hoặc bận tám chuyện với đồng nghiệp quên không checkout.
– Đầu giờ chấm công tụ tập quá đông người, nhân viên muốn tranh thủ thời gian chờ đợi để làm một việc khác. Tuy nhiên sau đó lại quên mất nhiệm vụ chính. Tình trạng này diễn ra phổ biến ở các công ty có số lượng nhân viên lớn và sử dụng hình thức chấm công bằng vân tay.
– Một số trường hợp khác là do máy chấm công bị lỗi, không ghi nhận thời gian, không hiển thị đầy đủ dữ liệu chấm công. Dữ liệu trống, hiển thị mặc định nhân viên “chưa chấm công”
Nhân viên quên chấm công – HR việc trồng thêm việc
Để bảo vệ quyền lợi cho nhân viên ngay cả trong trường hợp quên chấm công, HR đã phải “gánh” thêm khá nhiều công việc. Cụ thể:
- Nhận phản hồi thiếu công từ nhân viên;
- Truy vết đơn xin bù công, kiểm tra bằng chứng có mặt tại công ty của nhân viên thiếu công;
- Bổ sung công thiếu;
- Xuất lại bảng công và yêu cầu xác nhận từ nhân viên.
Cách giải quyết vấn đề quên chấm công đơn giản nhất
Quên chấm công đến từ cả lý do khách quan và chủ quan. Để giảm thiểu nhất cả 2 lý do trên, người quản trị nhân sự có thể:
- Trao quyền chủ động quản lý chấm công cho nhân viên;
- Hiện đại hóa quy trình, cách thức chấm công;
- Tự động hóa quy trình tổng hợp, xử lý bảng công.
Trao quyền chủ động cho nhân viên, tức là để cho nhân viên có quyền theo dõi dữ liệu chấm công của cá nhân theo thời gian thực. Nhờ vậy, nhân viên sẽ sớm phát hiện ra việc quên chấm công, chủ động thực hiện các bước bù công tiếp theo.
Hiện nay có rất nhiều hình thức chấm công hiện đại hơn máy chấm công vân tay. Ví dụ như chấm công bằng điện thoại di động, nhận diện khuôn mặt. Chấm công bằng Camera AI là hình thức chúng tôi đánh giá rất cao. Hình thức này phù hợp với tất cả loại hình doanh nghiệp. Chúng không đòi hỏi bất kỳ thao tác nào của nhân viên, ngoài việc xuất hiện trước Camera.
Tự động hóa quy trình xử lý dữ liệu chấm công là điều hoàn toàn có thể. Chỉ cần bạn sử dụng đúng công cụ như phần mềm chấm công ACheckin. Tất cả nhiệm vụ của bạn chỉ còn là: phê duyệt đơn bù công với 1 click; nhắc nhở nhân viên xác nhận bảng công (đã được cập nhật tự động tới từng người).
ACheckin – giải pháp cho tình trạng quên chấm công
Hiện đại hóa hình thức chấm công
Phần mềm ACheckin hiện nay cung cấp 4 hình thức chấm công. Doanh nghiệp có thể áp dụng riêng lẻ hoặc kết hợp, tùy vào nhu cầu quản trị.
- Chấm công bằng cách quét mã QR dạng động hoặc tĩnh. QR code dạng động sẽ được hiện thị trên màn hình điện tử (TV, Laptop, smart phone) và thay đổi liên tục. QR code dạng tĩnh sẽ được in ra và sử dụng trọn đời.
- Chấm công bằng Camera AI nhận diện khuôn mặt. Nhân viên không cần thực hiện bất kỳ thao tác gì. Camera tự bắt dữ liệu khuôn mặt và ghi nhận thời gian ra – vào.
- Chấm công bằng cách định vị trên di động. Nhân viên sẽ thiết lập định vị trên di động. App ACheckin sẽ tự động chấm công khi nhân viên tới đúng vị trí đã thiết lập.
- Chấm công bằng cách bắt wifi nội bộ của công ty. Nhân viên tới công ty và kết nối vào mạng internet nội bộ. Ứng dụng Chấm công ACheckin tự động tính lượt chấm công cho nhân viên.
Trao quyền chủ động quản lý chấm công cho nhân viên
Trên phần mềm chấm công ACheckin bao gồm thông tin ghi nhận checkin và check out mỗi ngày. Nhân viên tự truy cập để kiểm tra bảng công cá nhân. Nếu phát hiện quên chấm công, nhân viên chủ động gửi đơn xin bù công ngay trên ứng dụng.
Gửi yêu cầu (dành cho nhân viên)
Người quản lý nhận được đơn sẽ cân nhắc và phê duyệt hoặc từ chối.
Mục này nằm trên trang quản trị CMS (dành cho quản lý)
Tự động hóa quy trình tổng hợp bảng công
Sau khi nhận được phê duyệt từ người có thẩm quyền, phần mềm tự động xử lý và cập nhật dữ liệu mới nhất vào bảng công.
Các mẫu đơn xin bù công cũng được đơn giản hóa lại với form gửi đơn của ACheckin. Nhân viên trực tiếp sử dụng mà không cần xin mẫu từ HR.
Như vậy, với tất cả những tính năng hữu ích trên, phần mềm Chấm công ACheckin đã giải quyết rất tốt bài toán quên chấm công của Doanh nghiệp.
Để tóm tắt toàn bộ tính năng của phần mềm, chúng tôi xin được trình bày như sau:
- Chấm công và tổng hợp bảng công;
- Tính lương hàng tháng theo công thức thiết lập 1 lần duy nhất;
- Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động trên nền tảng online;
- Truyền thông nội bộ và xây dựng văn hóa doanh nghiệp;
- Quản lý văn phòng thông minh (canteen, phòng họp, hệ thống wifi).
Ngoài ra, phần mềm còn tặng kèm khách hàng tính năng Quản lý công việc, giúp nhà lãnh đạo quản lý công việc của tất cả nhân viên.
ACheckin tự hào đã được tin dùng bởi hơn 3500 doanh nghiệp như Phê La, Vua Nệm, Jollibee, Nhiệt điện Quảng Ninh. Khách hàng chủ yếu là F&B, Bán lẻ, Sản xuất và Kinh doanh start-up.
Dẫn đầu về chi phí và chất lượng trong thị trường phần mềm HRM, ACheckin là lựa chọn đáng cân nhắc. Tìm hiểu thêm về tính năng, báo giá hoặc dùng thử, click vào banner để đăng ký ngay.
Mời bạn xem thêm:
Các app chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay nên tải dùng ngay
