Có quá nhiều công việc trong ngày cần bạn phải chia nhỏ thời gian để giải quyết như: Công ty, gia đình, bạn bè, chăm sóc bản thân… Do vậy, để một ngày làm việc luôn đạt hiệu quả cao thì quản lý thời gian là yếu tố vô cùng quan trọng. Và một trong các phương thức quản lý thời gian được áp dụng nhiều nhất chính là “Ma trận Eisenhower”.
1. Ma trận Eisenhower là gì?
Ma trận Eisenhower (hay ma trận quản lý thời gian) được lấy tên theo người nghiên cứu ra chúng – Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO. Mặc dù khối lượng công việc cần xử lý rất nhiều, nhà lãnh đạo tài ba Eisenhower vẫn dành thời gian cho 2 sở thích cá nhân là chơi golf và vẽ tranh sơn dầu. Để làm được điều này, ông đã đề ra những nguyên tắc cụ thể, mà sau này phát triển thành Eisenhower Matrix.
Ma trận Eisenhower giúp phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên đồng thời loại bỏ các yếu tố gây lãng phí thời gian. Cụ thể phương pháp này chia công việc thành 4 nhóm chính gồm:
- Khẩn cấp và quan trọng
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng
- Không khẩn cấp cũng không quan trọng
Vậy áp dụng ma trận này trong sắp xếp thời gian như thế nào? Tiêu chí nào giúp bạn đánh giá tính chất công việc và sắp xếp chúng vào nhóm cho phù hợp? Cùng ACheckin tìm hiểu ngay dưới đây nhé!
Phân biệt quan trọng và khẩn cấp
“Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng”.
– Dwight Eisenhower –
Để sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất, chúng ta nên dành thời gian vào những việc quan trọng chứ không phải vào những thứ khẩn cấp. Để làm được điều này, thì việc phân biệt rõ 2 khái niệm này là rất cần thiết. Cụ thể:
- Việc quan trọng: những việc mà kết quả sau hoàn thành sẽ giúp bạn tiến gần hơn tới “cái đích” đặt ra. Cụ thể chúng đóng góp trực tiếp vào các giá trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn.
- Việc khẩn cấp: những việc cần sự chú ý ngay lập tức và thường có liên quan tới mục tiêu của người khác (gửi email, gọi điện, kiểm tra tin nhắn mới,…)
Biết rõ tính chất các nhiệm vụ sẽ giúp chúng ta tập trung vào những công việc thật sự cần thiết để tạo nên thành công trong tương lai. Tuy nhiên, bạn cũng nên lưu ý rằng, thời gian nghỉ ngơi cũng rất quan trọng. Vì vậy, hãy tạo ra những khoảng nghỉ ngơi ngắn ngay cả khi đang làm việc để tránh gặp phải trạng thái căng thẳng và kiệt sức nhé!
2. Sử dụng ma trận Eisenhower
Nhóm 1: Quan trọng và khẩn cấp
Đây là nhóm công việc cần phải làm ngay, bởi nó bao gồm cả 2 yếu tố quan trọng và khẩn cấp. Những công việc này thường có các tính chất như:
- Không đoán trước được thời điểm xảy ra: cuộc họp khẩn cấp, giải quyết xung đột với khách hàng, email công việc về dự án quan trọng,…
- Những việc đã hẹn sẵn, có thể biết trước thời điểm xảy ra: lễ kỉ niệm công ty, gửi thông báo khẩn về chính sách làm việc từ xa mới, ngày cưới, sinh nhật bố mẹ,..
- Các công việc còn tồn đọng: gửi báo cáo công việc, sắp xếp lịch làm việc nhân sự, gửi nội dung và triển khai đào tạo nhân viên mới,…
Trường hợp danh sách công việc thuộc nhóm 1 đang có dấu hiệu quá tải, bạn cũng có thể giảm thiểu áp lực bằng cách chuyển một số công việc còn tồn đọng sang nhóm 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp.
Nhóm 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp
Mặc dù không mang tính chất “làm ngay” nhưng bạn vẫn phải hoàn thiện tất cả nhiệm vụ thuộc nhóm 2 vì chúng quan trọng. Danh sách này có thể bao gồm: rèn luyện và xây dựng thói quen tốt, chăm sóc sức khỏe, mở rộng mối quan hệ, lên kế hoạch tương lai,…Đó là những điều sẽ giúp bạn đạt được những mục tiêu dài hạn. Thay vì làm một cách nhanh chóng, hãy cố gắng dành nhiều thời gian hơn cho các công việc này và “nuôi” chúng lớn dần lên.
Lưu ý: Nếu bạn đang thực hiện 1 công việc thuộc nhóm 2 nhưng phát sinh công việc của nhóm 1 thì cần ưu tiên hoàn thành công việc nhóm 1 trước, sau đó giải quyết nốt công việc thuộc nhóm 2. Không nên để dồn việc sang hôm sau để tránh ứ đọng các công việc mới.
Nhóm 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng
Những công việc thuộc nhóm này thường không có ý nghĩa đối với mục tiêu dài hạn của bạn, tuy nhiên, chúng vẫn cần được làm ngay. Để hoàn thành tốt các nhiệm vụ này, Eisenhower khuyên rằng bạn có thể ủy quyền nó cho người khác. Trong trường hợp phải tự mình giải quyết, hãy cố gắng làm chúng càng nhanh càng tốt.
Nhóm 4: Không quan trọng cũng không khẩn cấp
Danh sách này gồm những công việc khiến bạn cảm thấy thoải mái chẳng hạn như: lướt web, tám chuyện, xem phim, chơi game,… nhưng lại dễ khiến bạn tiêu tốn nhiều thời gian nhất.
Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu chỉ đơn thuần để xả stress , hãy đặt thời gian làm nó. (tối đa 5% thời gian trong ngày) Hãy kiên quyết chuyển sang việc khác khi hết giờ hẹn để tránh lãng phí thời gian.
3. Mẹo tối ưu hóa ma trận Eisenhower
Việc phân nhóm công việc và đặt giới hạn thời gian cho chúng là không hề dễ dàng. Dưới đây, ACheckin gợi ý bạn 4 mẹo nhỏ giúp bạn tối ưu hóa ma trận Eisenhower:
- Liệt kê rõ những việc cần làm. Đừng chỉ tập trung vào những công việc mang tính chất “kiếm tiền”. Hãy liệt kê cả những công việc gắn với cuộc sống cá nhân và gia đình bạn.
- Chỉ nên đặt tối đa 8 công việc/ nhóm. Nếu muốn thêm 1 công việc mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước.
- Dành nhiều thời gian nhất cho công việc thuộc nhóm 2, sau đó lần lượt là nhóm 1, 3 và 4.
- Lên kế hoạch công việc vào buổi sáng, đừng để ngoại cảnh khiến bạn bị phân tán. Hạn chế trì hoãn và tuân thủ chặt chẽ những nhiệm vụ do chính mình đặt ra.
Ma trận Eisenhower – một phương pháp quản lý thời gian, nâng cao năng suất làm việc hiệu quả. Phương pháp này không chỉ được áp dụng với 1 cá nhân mà hoàn toàn có thể trở thành “phong trào” và thực hiện trong 1 nhóm làm việc nhằm đạt các mục tiêu chung.
Xem thêm:
