Quản lý dự án là gì? Xu hướng quản lý dự án 2022

Quản lý dự án là phần công việc vô cùng quan trọng trong các hoạt động được thực hiện trong doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm đáp án cho câu hỏi “Quản lý dự án là gì?”, bài viết dưới đây của ACheckin sẽ cung cấp cho bạn những thông tin vô cùng hữu ích.

Cùng đón đọc và bổ sung thêm kiến thức qua bài viết sau nhé!

Giải thích khái niệm

Quản lý dự án là gì?

Việc đảm bảo cho các dự án luôn đem lại kết quả tích cực và đạt kỳ vọng chính là việc mà các doanh nghiệp cần thực hiện. Hoạt động này được biết đến với thuật ngữ “quản lý dự án” (QLDA).

Khái niệm này đã được chúng tôi giải thích chi tiết trong bài viết “Quản trị dự án là gì và những câu hỏi thường gặp của nhà quản trị”. Mời bạn đọc tìm hiểu thêm.

Mục tiêu của dự án là gì?

Những kết quả rõ ràng, đem lại giá trị thiết thực, bám sát với yêu cầu và mong muốn của doanh nghiệp hoặc các bên liên quan là mục tiêu của dự án. Khái niệm và phương pháp thiết lập mục tiêu đã được trình bày tại bài viết “6 bước lập kế hoạch dự án”. Mời bạn đọc tìm hiểu thêm.

Ở Việt Nam có thể học về ngành Quản lý dự án tại đâu?

Với vai trò vô cùng quan trọng trong việc phát triển kinh tế của toàn cầu, QLDA đã được trở thành chuyên ngành đào tạo của không ít các trường đại học tại Việt Nam. Ngành quản lý dự án sẽ giúp sinh viên nắm chắc và hiểu rõ về các quy trình thực tế và trình tự thực hiện tạo ra kết quả của một dự án.

Hiện nay đã có các trường đại học sau đây có cung cấp chương trình đào tạo về quản trị dự án:

Khu vực miền Bắc:

• Đại học Kinh tế Quốc dân
• Học viện Chính sách và Phát triển
• Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải (cơ sở Hà Nội)

Khu vực miền Trung:

• Đại học Vinh

Điểm xét tuyển của các sinh viên đăng ký theo học ngành sẽ được tính theo tổ hợp môn sau:

• A00 (Toán, Vật Lý, Hóa Học)
• A01 (Toán, Vật Lý, Tiếng Anh)
• D07 (Toán, Hóa Học, Tiếng Anh)

Vai trò của quản lý dự án

Trong bối cảnh khoa học, kỹ thuật phát triển vượt bậc, đi cùng với sự gia tăng về cả số lượng lẫn quy mô của các dự án; hoạt động quản lý càng thể hiện được vai trò thiết yếu của mình:

Gia tăng tỷ lệ thành công của dự án

Quản lý dự án giúp hệ thống hóa các mục tiêu theo từng giai đoạn, đảm bảo tính liên kết chặt chẽ với mục tiêu tổng thể của dự án và doanh nghiệp. QLDA sẽ đảm bảo hoạt động xuyên suốt từ giai đoạn chuẩn bị dự án đến thực thi và kết thúc thuận lợi.

Đảm bảo phân bổ và sử dụng nguồn lực trong dự án hiệu quả

Nguồn lực là yếu tố quyết định tác động đến tính khả thi cũng như sự thành công của dự án. Tuy nhiên, không phải lúc nào dự án cũng có thể có được nguồn lực dồi dào để khai thác, đặc biệt tại các doanh nghiệp thường xuyên có nhiều dự án đan xen.

Chính bởi vậy, nhà quản trị sẽ cần phải xây dựng được kế hoạch bố trí và sử dụng nguồn lực hợp lý. Sử dụng nguồn lực một cách khôn khéo, đầu tư đúng việc và đúng mục đích là tiền đề giúp dự án đem lại kết quả cao nhất.

Thiết kế tiến trình thực thi dự án chính xác và hợp lý

Trong quá trình triển khai, dự án sẽ phân nhánh ra thành rất nhiều các nhiệm vụ và công việc cần hoàn thành. Và tất nhiên tất cả hoạt động không thể thực hiện cùng một lúc ngay cả khi nguồn lực dồi dào.

Lúc này, nhà quản trị sẽ cần thiết kế quy trình quản lý dự án. Dựa trên mức độ cấp thiết và tầm ảnh hưởng mà nhà quản trị quyết định mức độ ưu tiên cho hoạt động trước và hoạt động sau. Như vậy, dự án mới có thể được triển khai hợp lý và tối ưu nguồn lực.

Đảm bảo tiến độ của dự án

Một dự án thành công sẽ được công nhận trên 3 tiêu chí chính: tiến độ, chi phí và kết quả. Trong đó, tiến độ là yếu tố chiếm tỷ trọng cao nhất để có thể đánh giá mức độ hiệu quả của dự án.

Thời gian đóng vai trò rất quan trọng trong sự thành công và khả năng thu hồi đầu tư của cả dự án và doanh nghiệp. Tiến độ được đảm bảo tương đương với việc dự án được hoàn thành trong thời điểm vàng. Cho dù kết quả cuối có chất lượng ra sao nhưng không bám sát được mốc thời gian đã giới hạn thì vẫn sẽ bị coi là thất bại.

Nhiệm vụ của ban quản lý dự án là gì?

Hoạt động quản lý dự án sẽ được đảm nhận và thực hiện bởi một hoặc nhiều cá nhân, hợp thành ban quản lý (PMO). Vậy khi nhận vị trí này, nhà quản trị sẽ cần thực hiện những nhiệm vụ nào?

Xác định phạm vi và lập kế hoạch

Đây chính là công việc đầu tiên mà ban quản lý dự án (PMO) cần thực hiện. Hoạt động này đóng vai trò rất quan trọng trong việc định hình, cụ thể hóa định hướng phát triển của dự án trước khi bước vào giai đoạn thực thi.

Từ những thông tin bên trên, nhà quản trị sẽ ước tính được những công việc cần phải triển khai và hoàn thành để dự án đạt được kết quả mong đợi. Một bản kế hoạch dự án đầy đủ sẽ cần thể hiện được những thông tin sau:

• Mục tiêu và phương án triển khai;
• Thời gian triển khai và hoàn thành của từng công việc tại mỗi giai đoạn;
• Tiến độ thực hiện tương ứng với mốc thời gian;
• Kế hoạch sử dụng nhân sự và công việc tương ứng;
• Rủi ro có thể gặp phải và cách xử lý;
• Phương thức đánh giá và đo lương hiệu quả.

Triển khai và quản lý dự án

Sau khi đã xây dựng được một bản kế hoạch dự án hoàn chỉnh, dự án sẽ được chuyển sang giai đoạn thực thi dưới sự giám sát của PMO. Hoạt động theo dõi và đánh giá sẽ cần được thực hiện thường xuyên để nhà quản trị có thể nhanh chóng phát hiện ra những điểm nóng và phát sinh để kịp thời quản lý rủi ro.

Ban quản lý còn đóng vai trò là kênh kết nối thông tin giữa Ban lãnh đạo và đội ngũ triển khai. Trong trường hợp dự án cần thay đổi hoặc xảy ra phát sinh, dẫn đến những dịch chuyển trong kế hoạch hiện hành, PMO sẽ cần thông báo và đảm bảo toàn bộ nhóm đối tượng bên trên nắm chính xác và nhanh chóng.

Dẫn dắt và phát triển nhóm dự án

Để có thể trả lời ngắn gọn cho câu hỏi “Phát triển nhóm dự án là gì?”, ta có thể hiểu đây là quá trình cải thiện và tăng cường năng lực của các thành viên trong dự án. Hoạt động này sẽ song song với việc khuyến khích sự tương tác giữa các nhóm, cải thiện môi trường làm việc nhằm nâng cao hiệu quả của dự án.

Ban quản lý chính là đội ngũ hiểu rõ và nắm bắt chính xác nhất định hướng, thực trạng của dự án. Bởi vậy, vị trí này còn đóng vai trò là nguồn tiếp động lực và chèo lái hoạt động của đội ngũ bên dưới.

Bên cạnh đấy, PMO cũng cần triển khai các chiến lược giúp phát triển đội nhóm. Mục đích là để nâng cao chất lượng mặt bằng của nhân sự, gia tăng hiệu quả công việc và tiềm năng thành công của dự án.

Báo cáo và bàn giao dự án khi kết thúc

Khi Ban lãnh đạo cần các thông tin về dự án như tiến độ, trình trạng hoặc kết quả của dự án, PMO sẽ là đối tượng chịu trách nhiệm báo cáo lại dựa trên tình hình thực tế.

Ngoài ra, Ban quản lý cũng sẽ cần thực hiện công việc tổng kết/đánh giá quá trình thực hiện dự án, nghiệm thu, thanh toán và bàn giao lại các hạng mục theo từng giai đoạn. Chính vì vậy mà PMO sẽ cần sát sao theo dõi hoạt động xuyên suốt vòng đời của dự án.

Xu hướng quản lý dự án của các doanh nghiệp 2022

Với tầm nhìn 5 năm tới, thế giới sẽ xuất hiện ngày càng nhiều dự án phục vụ cho hoạt động tái thiết nền kinh tế, y tế và chăm sóc xã hội. Số tiền mà các quốc gia đầu tư cho quỹ tái thiết đã tăng gấp 3 lần so với mức công bố của cuộc khủng hoảng tài chính 2008 – 2009, đạt con số 10 nghìn tỷ.

Điều này đồng nghĩa với việc nhà quản trị dự án sẽ cần có phương pháp tiếp cận mới trong việc lập kế hoạch và triển khai các nhiệm vụ trong giai đoạn thực thi. Đây vừa là thách thức của nhà quản trị hiện đại, vừa là cơ hội không nên bỏ lỡ.

Một số xu hướng đang dự đoán sẽ được doanh nghiệp trên toàn thế giới hướng đến bao gồm:

Phương pháp tiếp cận quản lý dự án kết hợp

Trong xu hướng quản lý mới, nhà quản trị sẽ cần sử dụng nhiều hơn 1 trong 2 mô hình quản lý dự án phổ biến là Waterfall và Agile. Khi các dự án ngày đang trở nên đa dạng, yêu cầu khả năng tiếp cận cũng dịch chuyển để có thể đáp ứng được những thay đổi mới của loại hình dự án về công việc trí óc.

Hướng đến sự tối ưu trong quản lý, xu hướng triển khai dự án bằng sự kết hợp của nhiều bộ công cụ xen kẽ như Agile, Waterfall với sự hỗ trợ của tư duy thiết kế, tư duy Lean,… sẽ trở thành điểm sáng của PMO trong tương lai.

Nhấn mạnh vào việc tránh căng thẳng về thể chất và tinh thần

Cộng tác hiệu quả chắc chắn sẽ là từ khóa được tìm kiếm phổ biến bởi những nhà quản trị trong tương lai gần. Khi hình thức làm việc đang có sự chuyển dịch sang hoạt động từ xa, ranh giới giữa sự bảo toàn về thể chất và tinh thần với sự mất cân bằng trong đời sống – công việc sẽ trở nên mong manh hơn bao giờ hết.

Bởi vậy, mô hình “nhà quản lý không chính thức” cũng trở thành lựa chọn của không ít các doanh nghiệp lên trên toàn cầu nhằm giảm thiếu tối đa áp lực trên mỗi thành viên. Bất cứ thành viên nào sở hữu kỹ năng tốt như lãnh đạo, cân đối thời gian, kiểm soát rủi ro,… đều có thể thực hiện nhiệm vụ điều phối hoạt động của nhóm dự án.

Tận dụng sức mạnh của trí tuệ AI và công nghệ

Theo Gartner, tương lai của hoạt động quản lý dự án sẽ được AI thực hiện 80%, tối đa hình thức tự động hóa cho đến 2030. Trong quãng thời gian đó, nhà quản trị sẽ cần liên tục nâng cao năng lực bản thân, kết hợp với các công cụ hỗ trợ quản lý và giao việc.

Không chỉ thực hiện chức năng hỗ trợ quản lý và giám sát hoạt động của dự án, các công cụ hiện giờ còn giúp trực quan hóa dữ liệu và thông tin quan trọng mà nhà quản trị cần nắm. Xuất và nhận báo cáo, tổng hợp dự liệu về tiến độ từng nhiệm vụ và giai đoạn, xây dựng và bám sát kế hoạch hành động là những tính năng chính của các công cụ trên thị trường.

Xu hướng quản lý dự án bằng phần mềm

Hiện nay, rất nhiều Doanh nghiệp đã dịch chuyển từ sử dụng Excel sang Phần mềm Quản lý dự án. Cùng tìm hiểu lý do bằng cách so sánh Excel với phần mềm quản lý ACheckin – đang được tin dùng bởi hơn 3500 doanh nghiệp:

Thị trường ngày càng cạnh tranh, đối thủ ngày càng lớn mạnh, khách hàng ngày càng dễ thay đổi. Thời gian của nhà quản trị không thể cứ mãi lãng phí để quản lý thủ công từng cá nhân, từng hoạt động nhóm. Từ bảng so sánh trên, bất kỳ ai cũng thấy rằng Excel chính là kẻ thủ lãng phí thời gian và cần được thay thế. Bởi vậy, phần mềm Quản lý dự án đã ra đời như một điều tất yếu.

ACheckin nổi tiếng với các sản phẩm phục vụ Quản trị doanh nghiệp HRM (quản lý Nhân sự), Smart Office (quản lý văn phòng). Tuy nhiên, ACheckin cũng có phân hệ Quản lý dự án. Mục đích là giúp mọi quy trình làm việc của bạn được chuẩn hóa như cách phần mềm đã chuẩn hóa nghiệp vụ HR.

Để tìm hiểu thêm về các tính năng chi tiết và báo giá trọn gói sản phẩm, vui lòng nhấn vào biểu ngữ dưới đây để xem chi tiết.

Kết luận

Bài viết trên là tổng hợp những thông tin và kiến thức về quản lý dự án cùng xu hướng mới nhất được các doanh nghiệp trên toàn cầu nghiên cứu và áp dụng trong hoạt động của mình. ACheckin mong rằng đây sẽ trở thành tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhà quản trị trong quá trình làm việc, chuẩn hóa quy trình, nâng cao hiệu quả của tổ chức.

[fluentform id="3"]