Tính năng ACheckin

Phương pháp lập kế hoạch – chuẩn hóa ngay hoạt động của nhóm

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc chuẩn hóa hoạt động của nhóm, hãy dừng lại và xem xét phương pháp lập kế hoạch của bạn. Đây là một trong những vấn đề cốt lõi để tạo nên một team xuất sắc. 

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một số phương pháp phổ biến để kế hoạch kết thúc hoàn hảo cũng như giúp bạn tăng năng suất làm việc của cả nhóm.

Khái niệm và lợi ích của việc có phương pháp lập kế hoạch

1. Định nghĩa

Phương pháp lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu, sắp xếp công việc hiệu quả để đạt mục tiêu và thực hiện theo một quy trình khoa học. Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của người làm quản lý vì nó gắn liền với tầm nhìn và sự phát triển của doanh nghiệp.

2. Lợi ích  

Bằng cách thiết lập các mục tiêu và lựa chọn một quá trình hành động, phương pháp lập kế hoạch giúp: 

  • Cải thiện hiệu suất làm việc của cả nhóm trong tương lai;
  • Giảm thiểu rủi ro và sự không chắc chắn;
  • Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp các hoạt động với nhau, đồng thời giảm sự chồng chéo cũng như loại bỏ các công việc không hiệu quả;
  • Giúp nhà quản trị có định hướng rõ ràng trong tương lai;
  • Dự đoán những mối đe dọa cũng như cơ hội;

Chúng ta cần lập kế hoạch bởi vì rất nhiều biến số có thể xảy ra ngoài dự định, không ai có thể lường trước được chính xác 100%. Do đó, kỹ năng và phương pháp lập kế hoạch là yêu cầu cơ bản để tồn tại, phát triển và thành công của bất kỳ tổ chức nào.

Phương pháp lập kế hoạch - chuẩn hóa ngay hoạt động của nhóm 1

4 phương pháp lập kế hoạch phổ biến

1. Phương pháp lập kế hoạch với 5W1H2C5M

Để kế hoạch kết thúc hoàn hảo, 5W1H2C5M được coi là “chìa khóa” dẫn đến sự thành công. Phương pháp này được sử dụng phổ biến và rộng rãi ở nhiều lĩnh vực khác nhau như lập kế hoạch marketing, kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh.

1.1 Xác định 5W ( những yếu tố cơ bản để tạo nên 1 bản kế hoạch)

  • Why: Câu hỏi Why để trả lời cho mục tiêu và yêu cầu của công việc. Đây là yếu tố quan trọng đầu tiên trong phương pháp lập kế hoạch này. Lý do vì điều đó sẽ giúp bạn hướng mọi hoạt động tới đích đến và đánh giá chúng sao cho hiệu quả nhất.
  • What: Xác định tất cả các hoạt động, nội dung công việc. Để đạt được mục tiêu đã đề ra, bạn cần phải làm những đầu việc gì? Hãy bẻ nhỏ các công việc để bản kế hoạch được cụ thể hơn. Một phần mềm quản lý dự án sẽ là trợ thủ đắc lực, cho bạn có cái nhìn tổng quan và tránh sai sót trong quá trình triển khai. 
  • Where: Xác định địa điểm thực hiện công việc (nếu có). Việc xác định càng chi tiết, sẽ càng giúp bạn chuẩn bị tốt hơn.
  • When: Xác định thời gian thực hiện. Timeline cho các công việc đã đề ra là cần thiết, để quản lý cũng như tracking được tiến độ và phân bổ thời gian hợp lý.
  • Who: Xác định ai là người thực hiện, ai là người kiểm tra và ai là người chịu trách nhiệm

1.2 Xác định 1H (Cách thức)

  • How – Làm thế nào để thực hiện kế hoạch hiệu quả ( cách thức). Ở bước này, bạn có thể xác định những thông tin về tài liệu liên quan để thực hiện kế hoạch; tiêu chuẩn để đánh giá công việc là gì; các công cụ hỗ trợ như các phần mềm quản lý khách hàng (CRM), phần mềm quản trị nhân sự (HRM), phần mềm quản lý công việc cá nhân hàng ngày,… 

1.3 Xác định 2C (Quản trị rủi ro)

  • Control: Kiểm soát tiến độ, chất lượng công việc để dự án được đi theo đúng hướng, phần nào cần cải thiện và phần nào đã làm tốt. Phương pháp lập kế hoạch không thể thiếu đi bước này, bởi nó sẽ là một trong những yếu tố quyết định thành bại của dự án. 
  • Check: Kiểm tra các công việc định kỳ theo ngày, tuần; phân loại các công việc cần kiểm tra và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên

1.4 Xác định 5M (Nguồn lực)

  • Man: Nguồn lực sẽ tham gia trong bản kế hoạch
  • Money: Nguồn tài chính
  • Material: Nguyên vật liệu
  • Machine: Máy móc, thiết bị
  • Method: Phương pháp làm việc

2. Lập kế hoạch với sơ đồ mạng lưới PERT 

Phương pháp lập kế hoạch với sơ đồ mạng lưới PERT được viết tắt của Project (or Program) Evaluation and Review Technique. Đây là một phương pháp quản lý dự án trực quan được sử dụng để vạch ra và theo dõi các nhiệm vụ và lịch trình. Phương pháp này cần có 4 yếu tố chính:

  • Sự kiện: Là những cột mốc quan trọng hoặc những giai đoạn đánh dấu xuyên suốt quá trình từ khi bắt đầu. Trong biểu đồ PERT, chúng thường được thể hiện đại diện bằng các con số
  • Các công việc: Đây là các nhiệm vụ hoặc hoạt động cần được hoàn thành trước khi nhóm có thể chuyển sang sự kiện hoặc giai đoạn tiếp theo trong dự án
  • Thời gian dự trữ: Ước lượng thời gian công việc có thể bị trì hoãn hoặc làm chậm trễ. Bằng cách đó, bạn mới có thể xác định và đảm bảo dự án đúng tiến độ.
  • Đường găng (critical path): là đường nối hoạt động, công việc quan trọng và dài nhất từ ​​đầu đến cuối của sơ đồ mạng lưới PERT. 

Phương pháp lập kế hoạch - chuẩn hóa ngay hoạt động của nhóm 2

Tài xuống miễn phí: 3 mẫu kế hoạch dự án bằng Excel

3. Lập kế hoạch với phương pháp phân tích SWOT

Bằng cách phân tích chiến lược kinh doanh dựa vào mô hình SWOT để đưa ra được những bản kế hoạch tận dụng lợi thế cạnh tranh của công ty. Phương pháp lập kế hoạch với SWOT là khá phổ biến bới hiểu rõ doanh nghiệp tham gia cạnh tranh thị trường mới. SWOT được viết tắt của:

  • Strengths: Điểm mạnh
  • Weakness: Điểm yếu
  • Opportunities: Cơ hội
  • Threats: Thách thức

4. Sử dụng phương pháp SMART để lập kế hoạch

Một phương pháp xác định mục tiêu như SMART sẽ rất hữu ích cho việc lập kế hoạch. Mục tiêu và đích đến càng rõ ràng bao nhiêu, lên kế hoạch càng cụ thể và dễ hiểu bấy nhiêu. Mục tiêu không rõ ràng cũng là một trong những thách thức của nhà quản trị hiện đại. Vậy nên, SMART đại diện cho 5 tiêu chí đơn giản và dễ áp dụng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về định hướng sắp tới. 

Phương pháp lập kế hoạch - chuẩn hóa ngay hoạt động của nhóm 3

  • Specific: cụ thể
  • Measurable: có thể đo lường
  • Attainable: có thể đạt được
  • Realistic: thực tế
  • Timely: đúng thời điểm

Kết luận

Như vậy, bài viết đã chia sẻ cho bạn 4 phương pháp lập kế hoạch phổ biến nhất. Hãy chọn cho mình một vài phương pháp phù hợp với cách quản lý của bản thân và tính chất công việc để có thể lập những bản kế hoạch chặt chẽ, hiệu quả. 

ACheckin luôn ở đây để góp sức giúp bạn chuẩn hóa quy trình làm việc của nhóm dựa vào những tri thức hữu ích và công cụ mạnh mẽ. Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo thêm một số phần mềm khác hỗ trợ tối ưu vận hành doanh nghiệp:

Bài viết liên quan

3 yếu tố nổi bật trong văn hóa doanh nghiệp của Thế giới di động

Thế giới di động luôn gây ấn tượng mạnh mẽ với sự táo bạo, trẻ trung và hiện đại. Tuân thủ 3 nguyên tắc...

Đề xuất giải pháp xây dựng văn hoá công ty tối ưu nhất

Blog News.Acheckin xin được đề xuất giải pháp xây dựng văn hóa công ty dưới đây để bạn đọc tham khảo và lựa chọn...

Một phần mềm chấm công tốt nhất 2021 cần đáp ứng những yêu cầu?

Tính năng nhàm chán, quản lý không hiệu quả, tốn chi phí, không đáp ứng nhu cầu.... khiến bạn phải tìm một phần mềm...

Bài viết cùng chủ đề

Sự giống, khác nhau giữa quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực

Cùng liên quan đến doanh nghiệp nhưng quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực không phải là một, không hề giống...

Vai trò của quản trị nhân lực là gì? Làm sao để quản trị hiệu quả?

Vai trò của quản trị nhân lực trong doanh nghiệp không hề nhỏ vì nó góp phần rất lớn vào việc phát triển, đào...

Hướng dẫn cách chia ca làm việc cho nhân viên dễ hiểu nhất

Cách chia ca làm việc cho nhân viên là vấn đề đau đầu của không ít nhà quản lý. Ca làm cần đảm bảo...

Bài viết mới nhất

6 thuật ngữ phải biết trong hoạch định nguồn nhân lực

Chúng tôi tổng hợp 6 thuật ngữ và cụm từ chuyên ngành mà HR và những nhà quản lý cấp cao thường sử dụng...

Xây dựng chiến lược 4 bước lấp đầy “lỗ hổng” nhân sự

Lỗ hổng nhân sự - hay nói chính xác hơn là là khoảng chênh lệch nguồn nhân lực - được hình thành khi lực...

Hoạch định nguồn nhân lực – làm sao để bắt đầu?

Lần đầu tiên chịu trách nhiệm hoạch định nguồn nhân lực sẽ khiến bạn cảm thấy đây là một quy trình khó khăn. Tuy...