Công việc liên quan đến tính lương thưởng phúc lợi là những nghiệp vụ quan trọng của người làm nhân sự và kế toán trong doanh nghiệp. Trong thời kì chuyển đổi số như hiện nay, những tác vụ thủ công của việc chấm công, tính lương đang dần được các phần mềm thay thế, có thể kể đến là phần mềm tính lương miễn phí bằng Excel.
Tự động và chuẩn hóa từng quy trình trong doanh nghiệp nhờ công nghệ mang lại hiệu quả rõ ràng không chỉ cho người sử dụng lao động mà còn cho người lao động.
1. Tải ngay mẫu bảng lương bằng Excel miễn phí
1.1 Tài liệu và thông tin cần có khi tính lương bằng Excel
Để tạo Bảng tính lương Excel, cần sử dụng các tài liệu và thông tin sau:
- Bảng chấm công hoặc phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành công việc để ghi nhận số giờ làm việc hoặc sản phẩm hoàn thành của nhân viên.
Xem thêm: Mẫu bảng chấm công bằng Excel mới nhất
- Hợp đồng lao động để biết thông tin về chức danh, vị trí, hình thức làm việc, thời gian làm việc, mức lương, các quy định về phụ cấp và bảo hiểm xã hội.
- Mức lương tối thiểu vùng mới nhất để tính toán mức lương cơ bản cho nhân viên.
- Các khoản thu nhập chịu thuế và không chịu thuế TNCN để tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải nộp.
- Tính toán được số tiền TNCN phải nộp theo quy định hiện hành.
- Các khoản đóng và không phải đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) để tính toán số tiền đóng BHXH của doanh nghiệp và nhân viên.
- Tỷ lệ trích các khoản bảo hiểm vào chi phí doanh nghiệp và trích vào lương của nhân viên, để tính toán các khoản chi phí liên quan đến bảo hiểm xã hội.
1.2 Tải trọn bộ mẫu bảng lương bằng Excel miễn phí
Mỗi doanh nghiệp có những cơ chế tính lương riêng tùy thuộc vào ngành nghề, cách thức trả lương và hợp đồng lao động. Tải ngay mẫu bảng lương bằng Excel đơn giản, thông dụng và hoàn toàn miễn phí tại đây.
Xem thêm: Hướng dẫn doanh nghiệp cách tính lương cơ bản chuẩn nhât 2023
2. Phần mềm tính lương miễn phí bằng Excel
2.1 Đối tượng sử dụng phần mềm
Trong những năm tới, hệ thống trả lương sẽ ngày càng trở nên đa dạng hơn và có thể đóng vai trò quan trọng trong việc thanh toán. Không những vậy, hình thức làm việc từ xa đang trở thành xu hướng nên việc quản lý thủ công sẽ gặp nhiều khó khăn.
Những người trực tiếp xử lý dữ liệu chấm công và các nghiệp vụ liên quan đến lương thưởng phúc lợi là bộ phận hành chính nhân sự, kế toán đều nên sử dụng phần mềm tính lương bằng excel. Việc đưa công nghệ vào quy trình và cách thức làm việc phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí.
Việc có các hệ thống trả lương linh hoạt là điều bắt buộc và linh hoạt theo nhiều cách khác nhau, bao gồm theo dự án, thời hạn hợp đồng và các kỳ lương khác nhau (hàng tuần, nửa tháng một lần, hàng tháng). Các công nghệ mới như AI, Big Data,… sẽ được sử dụng để nâng cao việc tự động hóa các quy trình làm việc, quy trình tính lương.
2.2 Tiêu chí lựa chọn phần mềm tính lương
Để lựa chọn và sử dụng được một phần mềm tính lương có hiệu quả, doanh nghiệp cần đặt ra một số câu hỏi để đánh giá mức độ phù hợp
- Phần mềm có hỗ trợ đa dạng các kịch bản và cơ chế tính lương không?Doanh nghiệp nào cũng sẽ có những chính sách và cơ chế trả lương riêng cho người lao động. Vì thế phần mềm tính lương nên cung cấp đa dạng các loại kịch bản để phù hợp với nhiều đối tượng.
- Giao diện có dễ sử dụng và thân thiện với người dùng không?Để tiết kiệm thời gian của nhân sự, phần mềm có giao diện thân thiện sẽ giúp giảm thời gian làm quen và học cách sử dụng. Hệ thống rõ ràng, trải nghiệm trực quan kèm với những thông tin hướng dẫn đầy đủ để đảm bảo mọi người cùng theo dõi được và không bị cản trở bởi các thao tác trên phần mềm. Tính năng có hữu ích đến đâu cũng sẽ là vô nghĩa nếu người dùng gặp nhiều khó khăn trong khi sử dụng.
- Phần mềm có linh hoạt trong việc xuất, nhập dữ liệu không?Khi chuyển đổi sang một công cụ mới, có rất nhiều dữ liệu chấm công, bảng lương cũ cần phải nhập hay nhiều báo cáo cần phải xuất. Vì vậy, để linh hoạt phần mềm cần có cổng nhập và xuất dữ liệu trực quan.
- Hệ thống báo cáo của phần mềm có khoa học không?Nhu cầu cao hơn của doanh nghiệp là có thể quản lý chi phí lương, để cung cấp được dữ liệu này, phần mềm cần có hệ thống báo cáo khoa học, chi tiết. Những báo cáo này có thể được chia theo từng cấp độ, phòng ban, bộ phận (danh mục cụ thể) và được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và có thể được điều chỉnh linh hoạt.
- Phần mềm có hệ thống bảo mật dữ liệu tốt hay kém?Một phần mềm tính lương tốt cần có hệ thống bảo mật và phân quyền tốt để đảm bảo những thông tin nhạy cảm không bị lộ ra ngoài. Không chỉ những thông tin cá nhân của nhân viên mà còn nhiều dữ liệu khác của doanh nghiệp cũng cần phải được bảo mật.
- Đội ngũ nhân viên kỹ thuật hỗ trợ nhiệt tình, tin cậyKhi tìm hiểu phần mềm, bạn không nên chỉ tìm hiểu về tính năng và những gì sản phẩm có mà còn cần tìm hiểu sâu hơn về nguồn lực đội ngũ hỗ trợ của đơn vị đó. Họ có sẵn sàng và nhiệt tình giải đáp những thắc mắc của bạn hay không? Điều đó được thể hiện qua tốc độ trả lời tin nhắn, trả lời mail hay các cuộc gọi điện thoại,…
2.3 Download phần mềm tính lương miễn phí bằng Excel
- Tải app tính lương ACheckin free cho iOS và Android tại đây
- Tuy nhiên, tính lương bằng Excel hoặc các phần mềm tính lương bằng Excel miễn phí sẽ có nhiều hạn chế
- Không đảm bảo sự ổn định, chất lượng phần mềm
- Có thể xảy ra nhiều lỗi vặt
- Hệ thống bảo mật kém
- Không có nhân viên hỗ trợ
- Với Excel thì phải quản lý quá nhiều file, gây ra nhầm lẫn và nhiều sai sót
3. Cách tính lương phổ biến trong Excel
3.1 Tính lương theo thời gian
Đây có thể được coi là cách tính lương cơ bản và phổ biến nhất trong doanh nghiệp. Lương theo thời gian có thể được tính theo tháng, theo ngày hay theo giờ.
Công thức:
Lương (tháng) = [Lương cơ bản + Phụ cấp (nếu có) / ngày công chuẩn] x ngày công thực tế
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp muốn tính lương theo ngày, giờ, tuần, có thể áp dụng công thức sau:
Lương (giờ) = Lương theo ngày / tổng số giờ làm việc
Lương (ngày) = Lương theo tháng / tổng số ngày làm việc
Lương (tuần) = (Lương tháng x 12 tháng) / 52 tuần
3.2 Tính lương theo hoa hồng, doanh số
Doanh nghiệp thường áp dụng hình thức tính lương theo hoa hồng cho bộ phận kinh doanh, bán hàng. Tiền hoa hồng sẽ được thỏa thuận trước khi người lao động bắt đầu làm việc. Với cách tính lương này, mức lương hàng tháng của người lao động sẽ ít có sự ổn định vì phụ thuộc phần lớn vào doanh thu.
Công thức:
Lương (hoa hồng) = Lương cơ bản + % hoa hồng
Hình thức này cũng giúp tăng năng suất làm việc và sự cạnh tranh bởi cách tính lương này tương đối công bằng với mọi nhân viên
3.3 Tính lương theo sản phẩm
Cách tính lương theo sản phẩm thường được áp dụng cho các nhà máy, sản xuất. Hình thức này góp phần khuyến khích tăng năng suất của người lao động. Với công thức đơn giản như sau:
Lương (sản phẩm) = Đơn giá 1 sản phẩm x số sản phẩm hoàn thành
3.4 Tính lương theo khoán
Lương khoán được áp dụng khi người lao động hoàn thành hết các công việc được thỏa thuận ngay từ đầu giữa 2 bên.
Công thức:
Lương (khoán) = Mức lương khoán đã thỏa thuận x tỷ lệ % hoàn thành công việc
3.5 Tính lương 3P – lương theo hiệu suất
Hình thức trả lương theo 3P được thiết kế dựa trên năng lực và năng suất làm việc người lao động với mục đích đảm bảo tính công bằng cho nhân viên. Cấu trúc lương 3P gồm:
- P1: Pay for position – Trả lương cho vị trí công việc
- P2: Pay for Person – Trả lương cho năng lực của người thực hiện công việc.
- P3: Pay for Performance – Trả lương cho kết quả mà người thực hiện công việc tạo ra cho doanh nghiệp.
3.6 Tính lương theo ngạch bậc
Lương ngạch bậc thường được áp dụng cho công viên chức, người lao động làm việc trong các cơ quan, doanh nghiệp của nhà nước hay lực lượng an ninh quốc phòng,…
Dựa vào bậc lương và ngạch lương để tìm ra hệ số lương của mình là bao nhiêu. Từ đó, ta sẽ tính được mức lương thực nhận của người lao động
Bước 1: Xác định bậc lương trong nhóm ngạch
Bước 2: Xác định hệ số lương tương ứng với mỗi bậc lương
Bước 3: Tính lương theo công thức: Mức lương = (Lương cơ bản x Hệ số lương) + Phụ cấp (nếu có)
Trong đó:
- Mức lương cơ sở: là mức lương tính theo tháng được điều chỉnh theo các văn bản pháp luật hiện hành (1.490.000 VND).
- Hệ số lương : được tính theo ngạch lương và bậc lương
4. Tính lương chuẩn xác với phần mềm ACheckin
Mặc dù phần mềm tính lương miễn phí bằng Excel mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế. Để giải quyết triệt để những vấn đề còn tồn đọng và nâng cao hiệu suất làm việc, phần mềm ACheckin mang đến bộ giải pháp giúp doanh nghiệp tự động và chuẩn hóa quy trình công lương.
Một số tính năng nổi bật của ACheckin:
- Hình thức chấm công và kịch bản tính lương đa dạng
- Tự động tổng hợp bảng công, bảng lương
- Chỉ cần thiết lập công thức 1 lần duy nhất, tính lương hàng tháng chỉ bằng 1 click
- Hệ thống báo cáo đa dạng, trực quan và dễ theo dõi
- Quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động khoa học
- Hỗ trợ xây dựng văn hóa doanh nghiệp và truyền thông nội bộ
- Bộ công cụ quản lý văn phòng (phòng họp, canteen, thiết bị, wifi)
- Tất cả chỉ trên 1 nền tảng
Liên hệ ngay ACheckin để được tư vấn cũng như trải nghiệm nghiệp vụ chấm công – tính lương tự động phần mềm hoàn toàn miễn phí tại đây.
