Chia ca, xếp lịch là công việc tương đối “đau đầu” của HR/trưởng phòng vì trong khoảng thời gian ngắn phải xử lý với số lượng nhiều, việc xảy ra sai sót là điều không thể tránh khỏi. Do đó, phần mềm sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên tối ưu được xem là “cứu cánh” cho doanh nghiệp.
Tạo ca, chia ca, xếp lịch làm việc cho nhân viên, đặc biệt ở những doanh nghiệp có quy mô lớn là việc không hề đơn giản. Dựa trên kết quả từ cuộc khảo sát, các nhà quản lý nói rằng họ dành khoảng 1/4 thời gian để lên lịch cho nhân viên. Hơn thế nữa, khi xếp lịch phải thỏa mãn các yêu cầu cơ bản:
– Lịch trình chính xác, đảm bảo không xảy ra lỗi trùng lặp
– Đủ số lượng nhân viên trên mỗi ca, không bỏ quên ca gối
– Lưu ý sắp xếp ca làm việc phù hợp vào khoảng thời gian cao điểm, các dịp nghỉ lễ Tết đặc biệt.
Trong một khoảng thời gian ngắn, họ sẽ phải dành thời gian để tìm hiểu từng nhân viên, cân nhắc những nhân viên tốt nhất, liệt kê & phân bổ nhiệm vụ, tạo lịch trình chính xác theo năng lực. Do vậy xảy ra lỗi hoặc sai sót là điều khó tránh.
Để hỗ trợ nhà quản lý sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên một cách hiệu quả nhất, phần mềm xếp lịch làm việc đã ra đời, khác hẳn với phương thức xếp lịch trên Excel.
Tiêu chuẩn của một phần mềm sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên
Phần mềm sắp xếp ca làm việc là một ứng dụng công nghệ hiện đại dùng để xếp, phân lịch và theo dõi ca làm cho toàn thể nhân viên. Trong giây lát, các ca được phân chia cụ thể, chi tiết đến từng bộ phận, từng nhân viên, trên mọi thiết bị giúp người quản lý có thể tiết kiệm thời gian, công sức.
Có thể thấy rằng phần mềm xếp lịch làm việc theo ca cho nhân viên là công cụ hỗ trợ không thể thiếu trong quá trình chuyển đổi số tại doanh nghiệp.
Và đương nhiên, phần mềm phải đáp ứng các tiêu chí cơ bản dưới đây thì mới có thể hoạt động theo đúng chức năng của mình.
- Tạo ca và phân ca làm việc nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm tối đa tiền bạc & thời gian khi phân bổ nhân lực.
- Phân ca làm việc linh hoạt giữa các cá nhân, bộ phận, phòng ban với nhau tránh chồng chéo thời gian làm việc, đảm bảo các hoạt động diễn ra bình thường.
- Phân ca làm việc phù hợp với năng lực, kỹ năng, điều kiện làm việc… để nhân viên không cảm thấy bị choáng ngợp với công việc họ đang làm.
- Điều chỉnh ca làm việc đơn giản khi có phát sinh hoặc thay đổi ngoài kế hoạch
- Tự chủ ca làm: Cho phép nhân viên lựa chọn ca, đổi ca họ muốn làm việc sẽ là cách tốt nhất để thúc đẩy tinh thần nhân viên và vận hành doanh nghiệp.
- Ghi lại chính xác thời gian làm việc, hiệu suất nhân viên dù ở bất cứ đâu.
- Cảnh báo, nhắc nhở: Khi xảy ra lỗi trùng ca làm việc, phần mềm tự động cảnh báo và nhắc nhở đảm bảo thời gian giữa các ca không bị xung đột.
- Báo cáo, trích xuất dữ liệu: Mọi dữ liệu đều được lưu trữ trực tuyến trên phần mềm nên quản lý có thể xuất file báo cáo bất cứ khi nào.
Nhìn chung mỗi phần mềm sẽ có tính năng khác nhau nhưng về cơ bản thì phần mềm sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên phải giúp người quản lý chia ca, sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên đồng thời cung cấp báo cáo và theo dõi ca làm việc chính xác, tiết kiệm thời gian, chi phí.
Phần mềm xếp lịch làm việc theo ca tối ưu
Thấu hiểu khó khăn, áp lực của những người trực tiếp chia ca, sắp xếp ca làm việc cho nhân viên, giải pháp quản trị nâng cao trải nghiệm nhân sự ACheckin đã tích hợp thêm tính năng Chia ca làm việc với nhiều ưu điểm nổi bật như:
– Thiết lập ca làm việc linh hoạt. Ở trang quản trị CMS, bạn vào Quản lý nhân sự → Lịch làm việc → Danh sách ca làm việc. Tại đây bạn sẽ tạo các ca làm việc khác nhau bằng cách điền thông tin ca và nhân viên trong ca.
– Cho phép thêm nhân viên làm việc theo ca; thêm ca làm việc vào từng ngày cho nhân viên; xếp ca dành cho nhân viên mới.
– Đăng ký & duyệt ca làm trên ứng dụng; quản lý theo dõi các đơn đăng ký, đổi, xoay ca làm việc dễ dàng.
– Cảnh báo và nhắc nhở khi xảy ra lỗi trùng ca làm việc, phần mềm đảm bảo luân phiên, liên tục, không bị chồng chéo.
– Trích xuất và báo cáo dữ liệu được lưu trữ trên phần mềm như file lịch sử chấm công hoặc ca làm việc mọi lúc, mọi nơi.
Bên cạnh đó, ACheckin được thiết kế nhiều tính năng cùng mức chi phí phù hợp nhằm đáp ứng với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp khác nhau. Doanh nghiệp được đăng ký dùng thử trong 7 ngày, sau đó có thể đăng ký gói sử dụng lâu dài đi kèm nhiều tính năng nâng cao hơn.
LIÊN HỆ TƯ VẤN qua hotline 088 868 4366 hoặc ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ ACheckin ngay:
