Chia sẻ mọi thứ về phần mềm quản lý quan hệ khách hàng

Khi bạn có một phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM mạnh mẽ, nó cho phép bạn xây dựng kết nối cá nhân với khách hàng. Từ đó, giúp bạn xác định nhu cầu của họ và cung cấp những dịch vụ được cá nhân hóa. Đây là giá trị của một phần mềm CRM mà chúng tôi đã cố gắng tóm tắt lại. 

Vậy phần mềm quản lý khách hàng CRM là gì? Vì sao doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng CRM? Bạn cần bắt đầu từ đâu với công cụ này? Cùng khám phá kỹ hơn trong bài viết.

Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là gì?

Phần mềm CRM là một hệ thống giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tất cả thông tin liên lạc; nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng. CRM thay thế vô số bảng tính, cơ sở dữ liệu và ứng dụng mà doanh nghiệp chắp vá lại với nhau. Kết quả là việc tổ chức và quản lý khách hàng hiệu quả hơn; nâng cao trải nghiệm khách hàng hơn; tỷ lệ chuyển đổi cao hơn.

Các phần mềm quản lý khách hàng CRM kết nối tất cả dữ liệu từ các đầu mối bán hàng; hợp nhất thông tin liên lạc, tài liệu, báo giá, các nhiệm vụ liên quan đến từng khách hàng. Toàn bộ team sale có thể truy cập vào các thông tin chi tiết đó để chốt giao dịch; chăm sóc; cung cấp dịch vụ tới đúng người, đúng thời điểm.

Phần mềm CRM có thể làm gì?

Quản lý thông tin khách hàng là chức năng cốt lõi của bất kỳ phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng nào. Mục đích của phần mềm CRM là lưu trữ và quản lý tất cả dữ liệu cho mọi loại liên hệ (từ khách hàng tiềm năng tới đối tác kinh doanh).

Tới đây, bạn có thể nghĩ rằng CRM chẳng khác gì Excel. Vậy CRM có thể làm gì mà bảng tính Excel không làm được?

Quản lý trạng thái khách hàng

Một bảng tính Excel sẽ rất tuyệt vời nếu bạn có dưới 300 contacts; hoặc bạn chỉ theo dõi thông tin tĩnh như tên, địa chỉ email, số điện thoại. Excel sẽ không thể cạnh tranh với phần mềm quản lý khách hàng trong việc theo dõi dữ liệu phức tạp hơn như: ngày mua hàng cuối cùng; các hành động trên trang web; những link họ đã mở. 

CRM sẽ luôn tự động cập nhật khi contact thực hiện một hành động nào đó. Trong khi Excel thì sẽ luôn lưu trữ những thông tin đã cũ, hoặc bạn phải cập nhật thủ công.

Phân loại khách hàng tự động

Phần mềm CRM cao cấp sẽ có tính năng chấm điểm khách hàng. Dựa trên những quy tắc của bạn, điểm sẽ được thêm vào hồ sơ khách hàng khi họ click vào email quảng cáo mới. Team sale sẽ xác định được khách hàng nào tiềm năng hơn để tập trung vào chuyển đổi. Phân loại khách hàng là chức năng tiếp theo mà Excel sẽ khó lòng đuổi kịp phần mềm CRM.

Phần mềm quản lý khách hàng CRM giúp sale và marketing hiệu quả hơn thế nào?

Nền tảng CRM giúp tăng cường hoạt động bán hàng và marketing của bạn mà không cần xây dựng đội ngũ hay ngân sách quảng cáo khổng lồ.

Đối với đội bán hàng – Sale

Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng với khả năng hiển thị, mức độ ưu tiên và theo dõi được cải thiện.

Khả năng hiển thị thông tin tốt hơn

Phần mềm CRM cung cấp khả năng tổng hợp dữ lệu tất cả khách hàng ở một nơi. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân bổ công việc dễ dàng cho các thành viên. 

Là một người bán hàng, bạn có thể thấy chính xác lịch sử hồ sơ của một khách hàng tiềm năng. Điều này cho phép bạn cá nhân hóa cuộc trò chuyện của mình và cung cấp dịch vụ thích hợp.

Thiết lập mức độ ưu tiên trong danh sách khách hàng

CRM giúp nhóm sale tối ưu cách nỗ lực tiếp cận khách hàng thông qua hệ thống chấm điểm đã giới thiệu ở trên. Những khách hàng có điểm số cao sẽ được đẩy lên hàng đầu để nhóm bán hàng chăm sóc. 

Theo dõi hành trình khách hàng tốt hơn

Việc theo dõi và tối ưu hành trình khách hàng (customer journey) sẽ được thực hiện khi có CRM. Phần mềm sẽ tạo ra hành trình khách hàng nhất quán, mỗi contact sẽ được hiện thị trạng thái trên hành trình đó. Điều này giúp người bán hàng biết mình cần làm gì với khách hàng đó. Như vậy, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng sẽ cao hơn.

Đối với nhóm Marketing

Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng sẽ cung cấp những chân dung khách hàng cho Marketer. Đây là yếu tố quan trọng thiết yếu để cá nhân hóa nội dung quảng cáo. Kết quả là tăng doanh số bán hàng.

Phác họa rõ hơn chân dung khách hàng tiềm năng

Với dữ liệu được cập nhật liên tục trên CRM, bạn có thể phân tích thông tin về demographic của khách hàng; tìm ra những đặc điểm chung phổ biến ở nhóm khách hàng lý tưởng. Điều này cho phép bạn chi tiêu số tiền quảng cáo của mình hiệu quả hơn. Tránh lãng phí tiền cho những đối tượng không quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của bạn.

Cá nhân hóa, phân loại khách hàng

Phần mềm Quản lý khách hàng CRM hỗ trợ Marketing gửi đúng thông điệp cho đúng đối tượng vào đúng thời điểm. Bạn sẽ không gửi nhầm nội dung khuyến mại giảm giá 50% cho người dùng mới tới khách hàng đang trong giai đoạn cần khuyến khích gia hạn sử dụng thêm dịch vụ. 

Theo một nghiên cứu của McKinsey, cá nhân hóa mang lại lợi thế to lớn trong việc tăng doanh thu. Hơn 76% người tiêu dùng nói rằng cá nhân hóa thúc đẩy việc cân nhắc thương hiệu. 78% nói rằng nội dung được cá nhân hóa khiến họ có nhiều khả năng mua lại hơn. Tất cả dữ liệu có trong hệ thống CRM của bạn sẽ được sử dụng để cá nhân hóa chiến lược marketing. 

Bạn cần làm gì khi mới bắt đầu dùng phần mềm Quản lý khách hàng CRM?

Cách tốt nhất để bắt đầu sử dụng công nghệ để quản lý khách hàng là dùng thử miễn phí phần mềm CRM. 

Đừng lo lắng, hầu hết nhà cung cấp phần mềm CRM hiện nay đều có đội ngũ hỗ trợ bạn sử dụng và thiết lập dữ liệu. Tuy nhiên, để bạn có hình dung trước cụ thể hơn, thông thường bạn sẽ cần làm những bước sau:

1. Nhập danh sách liên hệ của bạn và thiết lập customer journey
2. Thêm các trường thông tin tùy chỉnh cho mỗi hồ sơ khách hàng
3. Phân loại địa chỉ liên hệ của bạn bằng các thẻ (tag)
4. Thêm nhiệm vụ, ghi chú, tệp vào hồ sơ khách hàng
5. Thêm mới thành viên trong nhóm của bạn

Ngoài ra, tùy thuộc vào từng loại chức năng của mỗi phần mềm mà bạn sẽ cần thiết lập thêm để sử dụng.

Kết luận

Trên đây là một số chia sẻ quan trọng của chúng tôi về phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng CRM. Vẫn còn nhiều nội dung hữu ích khác về chủ đề quản lý khách hàng mà chúng tôi luôn sẵn sàng gửi đến bạn.

Hãy đăng ký theo dõi ACheckin ngay tại đây để sớm nhận được những nội dung mới nhất.