Một phần mềm quản lý nhân viên hiệu quả không chỉ có tính năng hỗ trợ chấm công, lương thưởng, cập nhật vị trí mà còn phải giúp nhân sự tuyển dụng, lập kế hoạch, quản lý đánh giá hiệu suất….. làm việc của người lao động.
Như vậy, phần mềm nhân sự tốt phải đảm bảo các tính năng cơ bản sau đây.
Tích hợp chấm công với tính lương
Chấm công và tính lương được xem là tính năng bắt buộc cần phải có ở bất kỳ một phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp nào.
Mỗi ngày, một nhân viên chấm công điểm danh ít nhất 2 lần, một tháng chấm ít nhất 50 lần. Một công ty có khoảng 300 nhân viên tương đương với 15.000 lần. Nếu dùng Excel sẽ tốn ít nhất 15.000 dòng, thời gian, lượng nhân lực lớn để tổng hợp dữ liệu tính lương cuối tháng. Vì vậy, phần mềm quản lý nhân viên thực sự hiệu quả là khi hỗ trợ cả 2 nghiệp vụ chấm công và tính lương. Cứ như thế, hệ thống sẽ tự động cập nhật, báo cáo ngày công lẫn bảng lương mà không cần đến những thao tác thủ công của con người. Việc báo cáo dữ liệu lên cấp trên trở nên đơn giản hơn, hạn chế xảy ra rủi ro và những sai sót không đáng có.
Bảo mật chặt chẽ thông tin dữ liệu
Hồ sơ nhân sự bao gồm: họ tên ngày sinh, mã số thuế, lương thưởng, sổ bảo hiểm, số tài khoản ngân hàng…. mọi thông tin lý lịch riêng tư của nhân viên bị lộ ra bên ngoài có thể gây tổn thất rất lớn cho cá nhân và cả doanh nghiệp. Do đó, tính năng bảo mật tuyệt đối là tiêu chí quan trọng hàng đầu đối với một phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự.
Cập nhật thông tin nhân viên đang làm gì, ở đâu?
Trong một công ty có đến hàng trăm người, làm cách nào để biết nhân viên làm gì, ở đâu và đang làm ca nào? Một số phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất sẽ cho bạn biết được vị trí chính xác, công việc đang làm cũng như kiểm soát, theo dõi lộ trình làm việc thực tế của người lao động.
Loại bỏ những thủ tục không cần thiết
Điểm khác biệt rõ ràng nhất giữa công nghệ và truyền thống nằm ở hiệu quả hoạt động. Nếu như trước đây, HR phải tổng hợp thành một bảng, in ra giấy rồi báo cáo cho lãnh đạo quản lý thì nay công việc này được tối giản đi rất nhiều. Bộ phận nhân sự trích xuất dữ liệu thông tin trên phần mềm sau đó gửi online cho cấp trên phê duyệt ngay lập tức.
Quản lý đánh giá hiệu suất
Nhận thức rõ vai trò của hiệu suất công việc cũng như yếu tố con người là chìa khóa của sự thành công. Thông qua phần mềm quản lý, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống KPI hiệu quả nhằm nuôi dưỡng nhân tài, phát huy tối đa các nguồn lực đồng thời phát triển quy trình đánh giá chuyên nghiệp phù hợp với các mục tiêu lâu dài.
Khả năng mở rộng khi có nhu cầu
Bên cạnh các tính năng nhân sự cốt lõi như: chấm công, lương thưởng, quản lý thông tin nhân sự, đánh giá hiệu suất thì khả năng mở rộng của phần mềm cũng là tiêu chí phải được chú trọng. Doanh nghiệp không chỉ cần một sản phẩm đáp ứng các nhu cầu ở thời điểm hiện tại mà còn phải nhìn rộng ra tương lai sau này, tránh việc phải chuyển đổi khi cần nâng cấp.
Ví dụ như ACheckin chẳng hạn. Ngoài tính năng của một app quản lý nhân sự ra thì ứng dụng còn tích hợp thêm: quản lý hệ thống, quản lý tài sản, xây dựng văn hóa nội bộ doanh nghiệp….. nữa.
Linh động, khả năng tiếp cận tốt
Đa số các phần mềm quản lý nhân sự online đều cho phép người dùng sử dụng trên cả PC lẫn Mobile (điện thoại iOS & Android) chỉ bằng vài thao tác đơn giản ở bất kỳ đâu nên việc quản lý, tổng hợp, báo cáo trở nên dễ dàng, nhanh chóng, chính xác hơn.
Hãy đảm bảo phần mềm mà bạn chọn có cung cấp giải pháp dựa trên đám mây, cho phép nhân viên truy cập mọi lúc mọi nơi và hoàn thành mọi nhiệm vụ nhân sự cả khi ở ngoài văn phòng thông qua thiết bị di động.
Zoho People, BambooHR , Zenefits, SAP SuccessFactors , Sage Business Cloud People…. là những phần mềm quản lý nhân viên nhân sự hiệu quả nhất hiện nay trên thế giới. Tùy thuộc vào nhu cầu, quy mô, chi phí…. để bạn đọc đưa ra lựa chọn phù hợp.
