Phần mềm quản lý dự án là gì? Doanh nghiệp đang rất phân vân có nên lựa chọn sử dụng? Và tiêu chí để lựa chọn như thế nào mới hiệu quả + khoa học?
Phần mềm quản lý dự án là gì?
Phần mềm quản lý dự án được xây dựng với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và vận hành hiệu quả hơn. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí và nguồn lực. Ngoài ra, quy trình sẽ minh bạch hơn và hiệu quả rõ rệt hơn.
Phần mềm quản lý dự án bao gồm các thông tin liên quan như nhân sự, tình trạng thực hiện, thời gian, đánh giá kết quả. Sử dụng những phần mềm này, nhà quản lý có thể linh hoạt hơn trong việc theo dõi và kiểm soát.
Xem thêm: https://news.acheckin.vn/su-dung-phan-mem-quan-ly-du-an-co-nhung-loi-ich-gi-hay/
Các tiêu chí cần có trong phần mềm quản lý dự án
Nền tảng sử dụng
Các phần mềm có thể chạy trên nhiều nền tảng khác nhau, tuy nhiên, nền tảng web là công cụ phù hợp nhất cho các công cụ quản trị. Nền tảng web cho phép người dùng sử dụng phần mềm với mọi thông tin đầy đủ nhất. Đặc biệt, khi nhà quản trị sử dụng PC, thông tin hiển thị đầy đủ và dễ dàng theo dõi. Bên cạnh đó, phần mềm hoạt động trên trình duyệt web hỗ trợ nhà quản trị theo dõi mọi lúc mọi nơi.
Một số phần mềm hiện nay như app ACheckin, ngoài nền tảng web, nhà phát triển còn cho phép nhà quản trị theo dõi qua ứng dụng trên thiết bị di động. Nền tảng web hoàn toàn khả dụng trên smartphone tuy nhiên nó có nhiều điểm yếu nếu so sánh với ứng dụng.
Ứng dụng ACheckin cho phép quản lý các cấp có thể theo dõi số liệu tóm tắt ngay trên app. Thay vì phải mất thời gian truy cập trình duyệt web, sử dụng ứng dụng để theo dõi trở nên tiện lợi hơn. Bởi vì bản thân những người quản lý cũng phải sử dụng ứng dụng để chấm công, theo dõi công việc,… như những nhân viên khác. Với những dữ liệu hiển thị trên app, nhà phát triển tập trung sử dụng biểu đồ, dữ liệu tóm tắt. Điều này vừa đảm bảo người theo dõi nắm bắt được tình hình, vừa đảm bảo thông tin hiển thị thích hợp với màn hình điện thoại.
Cài đặt ACheckin miễn phí tại: https://acheckin.vn/download
Nhóm chức năng cần phải có
Một số nhóm chức năng cơ bản mà các phần mềm quản lý dự án cần có để hỗ trợ doanh nghiệp vận hành.
Quản lý dự án:
- Tạo dự án mới.
- Quản lý thông tin chi tiết về dự án.
- Tiến độ và tình trạng cập nhật của dự án.
Quản lý nhân sự:
- Thêm nhân sự tham gia dự án.
- Quản lý thông tin nhân sự.
- Vị trí công việc của nhân sự trong dự án.
- Thống kê số lượng dự án nhân sự tham gia.
Quản lý công việc:
- Các đầu việc, nhiệm vụ trong từng dự án tương tự như các app quản lý công việc trên điện thoại iOS và Android.
- Quy trình thực hiện và kiểm soát
Báo cáo công việc
- Báo cáo theo từng đơn vị thời gian về dự án.
- Báo cáo chung tóm tắt tổng quan về toàn bộ dự án.
- Đánh giá chung về dự án.
Ngoài ra, một số nhóm chức năng nâng cao tuỳ theo nhu cầu và tính chất doanh nghiệp. Có thể kể tới như lưu trữ tài liệu, xử lý văn bản hoặc hợp đồng,… Với những doanh nghiệp có hoạt động nhiều với các đối tác, phần mềm có thể cung cấp lưu trữ thông tin đối tác, quản lý gói thầu,…
Mức độ bảo mật
Hiện tại đa số các doanh nghiệp thường ít coi trọng mức độ bảo mật của các phần mềm quản lý dự án. Tuy nhiên, đây là yếu tố quan trọng cần phải quan tâm.
Các doanh nghiệp cung cấp phần mềm cần phải đảm bảo mức độ bảo mật dưới nhiều hình thức. Nhiều doanh nghiệp sẵn sàng kí cam kết chịu trách nhiệm về vấn đề bảo mật xảy ra với phần mềm. Một số doanh nghiệp khác kí cam kết bán “đứt” phần mềm và hoàn toàn không thể tạo bất cứ tác động gì tới hoạt động quản lý dự án diễn ra bên trong doanh nghiệp.
Những thông tin về dự án ít nhiều liên quan đến hoạt động kinh doanh của các công ty. Vậy nên đừng bỏ qua yếu tố này khi lựa chọn phần mềm quản lý cho doanh nghiệp.
Đồng bộ dữ liệu
Phần mềm quản lý dự án tốt nhất là tạo không gian giúp chủ doanh nghiệp và nhân viên làm việc trên một hệ thống duy nhất. Điều này cho phép các nhà quản trị dễ dàng quản lý và cập nhật tình hình làm việc. Đồng thời nhân viên nắm bắt được tình hình chung, công việc của đồng nghiệp để hỗ trợ khi cần thiết.
Qua đây bạn đọc đã hiểu rõ phần mềm quản lý dự án là gì? Những tiêu chí căn bản và cần thiết nhất. Hãy xem xét để lựa chọn giải pháp quản lý doanh nghiệp phù hợp nhé.
