Phần mềm nhân sự là phần mềm giúp quản lý nhân sự, bao gồm nhưng không giới hạn các chức năng: Quản lý hồ sơ nhân sự, Sắp xếp lịch làm việc, Chấm công, quản lý lương thưởng phúc lợi, Quản lý nghỉ phép, Quản lý các yêu cầu của nhân sự (xin nghỉ, đổi ca…), phần mềm này cần được thiết kế phù hợp với quy mô và loại hình doanh nghiệp.
Làm sao để quản trị nhân lực hiệu quả vẫn luôn là bài toán khó đặt ra cho các tổ chức, doanh nghiệp khi mà yếu tố con người là yếu tố cơ bản đảm bảo cho sự phát triển nhanh và bền vững. Để giải quyết bài toán ấy, phần mềm quản lý nhân sự HRMS (Human Resource Management Software) đã ra đời và không ngừng nâng cao tính năng nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng.
Tìm hiểu thêm: https://www.forbes.com/advisor/business/software/best-human-resource-management-systems/
1. Phần mềm nhân sự là gì?
Phần mềm nhân sự giúp chủ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, doanh nghiệp nâng cao năng suất, chất lượng lao động, thiết kế cơ cấu nhân sự hợp lý theo chiến lược, tổng hợp dữ liệu để đưa ra các quyết định hợp lý về mặt tuyển dụng, đào tạo, chế độ đãi ngộ cho từng nhân viên. Với mục tiêu nâng cao nguồn nhân lực, tạo ra lợi thế cạnh tranh về lâu dài cho công ty. Ngoài ra các phần mềm hiện tại còn giúp ích cho nhân sự với việc tự động hoá hầu hết quy trình liên quan.
Một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp có thể quản lý và tối ưu hóa các nhiệm vụ hàng ngày của người làm nhân sự. Bên cạnh đó, nhờ phần mềm nhân sự, HR có thể phân bổ nguồn lực, thời gian hợp lý và hiệu quả hơn.
2. Chức năng phần mềm nhân sự nên có
a. Lưu trữ, số hóa hồ sơ nhân sự
Một phần mềm quản trị nhân sự cần phải lưu trữ và quản lý tập trung dữ liệu của nhân viên từ cơ bản đến nâng cao như: sơ yếu lý lịch, chế độ đã ngộ, lương thưởng, quá trình làm việc,… Việc chuẩn hóa thông tin và đồng bộ dữ liệu sẽ giúp các nhà quản lý dễ dàng trong việc theo dõi, tra cứu và khai thác thông tin của nhân viên.
b. Tự động hóa việc chấm công, tính lương
Việc chấm công, tính lương là những nghiệp vụ tốn rất nhiều thời gian của bộ phận hành chính nhân sự bởi những thao tác thủ công và không có tính hệ thống. Với khối dữ liệu lớn, chính sách cho từng phòng ban hoặc từng đối tượng khác nhau khiến HR rất dễ nhầm lẫn và sai sót. Vì vậy, phần mềm quản trị nhân sự không thể thiếu tính năng chấm công, tính lương tự động.
Sự kết hợp giữa dữ liệu công và tính lương giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 50% thời gian xử lý dữ liệu của HR. Không những vậy, các loại thủ tục, giấy tờ, đối chiếu kép hay khiếu nại cũng được hạn chế đáng kể.
c. Sắp xếp ca, lịch làm việc linh hoạt
Tạo ca và lịch làm việc khoa học, linh hoạt với những thao tác nhanh gọn giúp cho việc quản lý các bộ phận phòng ban hay vị trí làm việc dễ dàng hơn. Không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm tải áp lực cho nhà quản trị và nâng cao hiệu quả quản lý.
d. Quy trình phê duyệt và hệ thống đơn báo, nghỉ phép khoa học
Hệ thống đơn báo đa dạng với số hóa hoạt động xử lý yêu cầu và phê duyệt làm cho quy trình được tinh gọn, vừa đơn giản và nhanh chóng. Chỉ với thiết bị di động, bạn có thể theo dõi cũng như xử lý bất cứ lúc nào.
e. Quản lý nguồn tài nguyên, tài sản
Mỗi nguồn tài nguyên đều đóng một vai trò và vị trí nhất định trong hoạt động kinh doanh của công ty. Vì vậy, để tối ưu việc quản trị doanh nghiệp, doanh nghiệp cần phải quản lý tài sản công để chúng được sử dụng tối đa và hợp lý. Một số tài nguyên cần quan tâm như: quản lý wifi, quản lý phòng họp, quản lý canteen,…
f. Gắn kết nhân sự
Để gắn kết nhân viên với tổ chức, tính năng hỗ trợ truyền thông nội bộ cũng rất cần thiết. Phần mềm quản lý nhân viên có thể bổ sung các tính năng như: bảng tin nội bộ để nâng cao hiệu quả giao tiếp hay ghi nhận công sức và nỗ lực để thúc đẩy tinh thần làm việc,…
g. Hệ thống bảo mật dữ liệu tốt
Dữ liệu về thông tin của nhân viên hay lương thưởng rất nhạy cảm và cần được bảo mật tuyệt đối. Vì thế, phần mềm nhân sự phải hệ thống bảo mật cao, được lưu trữ ở máy chủ an toàn và có nhiều phương án dự phòng trong trường hợp xảy ra sự cố.
3. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm nhân sự
a. Tối ưu chi phí vận hành và hiệu quả quản lý
Phần mềm quản trị nhân sự cho phép bạn theo dõi mọi khía cạnh cần thiết để duy trì cũng như nâng cao năng suất làm việc của bộ phận hành chính nhân sự. Những công việc thủ công, lặp đi lặp lại được phần mềm nhân sự tối ưu để dành thời gian làm những nghiệp vụ nâng cao, có tính chuyên môn hơn.
b. Quản trị tập trung, linh hoạt
Bạn có thể quản lý và nắm bắt tính hình của nhân viên ở mọi lúc mọi nơi mà không cần nhất định phải có mặt tại văn phòng. Hệ thống đơn báo và bảng Dashboard tổng hợp dữ liệu trực quan giúp nhà quản lý theo dõi dễ dàng.
c. Nhanh chóng, tiện lợi
Nghiệp vụ thủ công được tự động hóa, vừa chính xác vừa tiết kiệm thời gian và ít sai sót hơn. Đồng thời, phần mềm nhân sự cũng giúp giảm bớt những quy trình rườm rà, không cần thiết, góp phần làm cho hiệu suất và năng lực được nâng cao.
d. Tăng cường bảo mật
Những thông tin liên quan đến chi phí, lương,… đều là những dữ liệu nhạy cảm, cần được bảo mật chặt chẽ. Vì vậy, phần mềm nhân sự có hệ thống phân quyền với vai trò và nhiệm vụ rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được thông tin không bị lộ ra ngoài.
4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự
Trên thị trường hiện nay, có không ít những sản phẩm về phần mềm nhân sự. Để chọn được loại phần mềm có những tính năng chất lượng và phù hợp, bạn có thể tham khảo một số tiêu chí sau đây:
a. Phù hợp với nhu cầu sử dụng
Mục đích và nhu cầu sử dụng phần mềm nhân sự của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Vì thế, phần mềm nên hỗ trợ được đa dạng các kịch bản để có thể điều chỉnh phù hợp với nhiều đối tượng và tổ chức.
b. Hệ thống bảo mật dữ liệu
Một phần mềm quản lý nhân sự tốt cần có hệ thống bảo mật và phân quyền tốt để đảm bảo những thông tin nhạy cảm không bị lộ ra ngoài. Không chỉ những thông tin cá nhân của nhân viên mà còn nhiều dữ liệu khác của doanh nghiệp cũng cần phải được bảo mật.
c. Chi phí hợp lý
Cân đối chi phí sao cho phù hợp với ngân sách của công ty là yếu tố không thể không kể đến. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ thì tiêu chí này càng quan trọng.
d. Đơn vị uy tín
Khi tìm hiểu phần mềm, bạn không nên chỉ tìm hiểu về tính năng và những gì sản phẩm có mà còn cần tìm hiểu sâu hơn về nguồn lực đội ngũ hỗ trợ của đơn vị đó. Họ có sẵn sàng và nhiệt tình giải đáp những thắc mắc của bạn hay không? Điều đó được thể hiện qua tốc độ trả lời tin nhắn, trả lời mail hay các cuộc gọi điện thoại,…
5. Top 10 phần mềm nhân sự tốt nhất 2023
a. Phần mềm nhân sự ACheckin
Hiện nay, ACheckin là một trong những phần mềm quản lý nhân sự chất lượng với chi phí cạnh tranh nhất trên thị trường. Sự tin dùng của 3500++ doanh nghiệp Việt là mình chứng cho chất lượng và dịch vụ của ACheckin. Đặc biệt, các tính năng trên phần mềm được thiết kế để tối ưu cho từng ngành như: F&B, dịch vụ, sản xuất, bán lẻ, kinh doanh dạng chuỗi, start-up,…
ACheckin không chỉ quản lý chấm công mà còn giúp quản lý ngày công, tạo ca làm việc linh hoạt, quản lý thông tin nhân viên nhằm hỗ trợ quản lý nhân sự tối ưu nhất.
Giá cả: Chỉ từ 15.000 VND/ nhân sự. Miễn phí cài đặt, đào tạo.
Sử dụng: Online trên web & phần mềm trên mobile
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ check-in, check-out theo thời gian thực, hiển thị dữ liệu chính xác tuyệt đối 100% ngay trên ứng dụng
- Đa dạng kịch bản tính lương và hình thức chấm công
- Xếp ca, xoay ca, điều chỉnh lịch làm việc linh hoạt
- Tính năng hỗ trợ ứng lương
- Gắn kết đội ngũ nhân sự qua tính năng truyền thông nội bộ, cá nhân hóa lời chào, Gameteam – Teambuilding online, ghi nhân thành tích và cống hiến của nhân viên
- Dễ sử dụng, giao diện thân thiện với người dùng
Nhược điểm:
- Phần mềm dạng SaaS nên chỉ có thể sử dụng online
Đăng ký trải nghiệm app quản lý nhân sự ACheckin miễn phí TẠI ĐÂY
b. Phần mềm nhân sự DigiiHR
DigiiHR là một công cụ quản lý nhân sự theo từng phân hệ, mỗi hệ sẽ xử lý nghiệp vụ độc lập huyên sâu nhưng giữa các hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Giá cả: Không công bố
Ưu điểm:
- Quản lý công ca chi tiết, chặt chẽ
- Tự động tính lương
- Cho phép nhân viên tìm kiếm, tra cứu thông tin hồ sơ, phản hồi với quản lý, đăng ký nghỉ phép, xin về sớm đi muộn…
Nhược điểm:
- Cần sử dụng cả bộ giải pháp để tối ưu hiệu quả quản lý
- Giao diện chưa thân thiện với người dùng
c. Phần mềm quản trị nhân sự Perfect HRM
Phần mềm quản lý nhân sự Perfect HRM 2012 mang đến giải pháp tổng thể bao gồm: chấm công, tiền lương, thiết lập báo cáo thống kê biến động nhân sự nhanh chóng…. giúp doanh nghiệp đưa ra chính sách phù hợp với tình hình chung.
Giá cả: Miễn phí
Ưu điểm:
- Không mất phí sử dụng
- Đáp ứng được những tính năng cơ bản
Nhược điểm:
- Bảo mật dữ liệu kém
- Phần mềm hay xảy ra nhiều lỗi vặt, gây gián đoạn trong việc xử lý dữ liệu
- Có khả năng xảy ra tình trạng mất dữ liệu
d. Giải pháp Base HRM
Bộ giải pháp Base HRM+ bao gồm rất nhiều phân hệ, mỗi phân hệ nhỏ phục vụ cho một nhu cầu của doanh nghiệp.
Giá cả: Từ 75.000 VND/ nhân sự/ tháng
Ưu điểm:
- Cung cấp báo cáo trực quan, dễ nhìn như biểu đồ, sơ đồ,…
- Hỗ trợ đa dạng kịch bản, công thức tùy chỉnh theo nhu cầu
Nhược điểm:
- Giá thành sản phẩm cao
- Quá nhiều tính năng nhỏ lẻ, không tập trung. Vì thế, không phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Không sắp xếp được linh hoạt các ca xoay, hạn chế trong việc tối ưu quản lý cho các cửa hàng hay doanh nghiệp dạng chuỗi
- Không có tính năng ứng lương
e. Phần mềm nhân sự 1Office
1Office cung cấp giải pháp quản trị nhân sự cho doanh nghiệp, giúp tự động hóa những công việc thủ công và mất thời gian của khối văn phòng hành chính
Giá cả: Từ 40.000 VND – 100.000 VND/ nhân sự/ tháng + Chi phí đào tạo triển khai ~5.000.000VND
Ưu điểm:
- Tùy chỉnh bảng lương và kết hợp công thức excel
- Chính sách chấm công được cài đặt linh hoạt
Nhược điểm:
- Giá cao và nhiều chi phí ẩn (phí khởi tạo, phí triển khai)
- Không có hệ thống đơn báo
- Không hỗ trợ Dashboard tổng quan
f. Phần mềm quản lý nhân sự Paradise HRM
Phần mềm Paradise HRM ra đời với mục đích giúp doanh nghiệp và tổ chức Việt tối ưu hiệu quả quản trị nguồn nhân lực, tiết kiệm thời gian và giảm bớt khối lượng công việc thủ công.
Giá cả: Miễn phí
Ưu điểm:
- Tự động tổng hợp dữ liệu công
- Thân thiện với người dùng, dễ sử dụng
Nhược điểm:
- Phần mềm không có sự ổn định, hay gặp sự cố
- Bảo mật dữ liệu kém
g. App nhân sự Zenefits
Xuất phát từ chính nhu cầu quản lý nhân viên một cách chuyên nghiệp, tinh gọn mà vẫn đảm bảo hiệu quả, bảo mật nên phần mềm quản lý nhân sự online Zenefits đã ra đời.
Giá cả: Từ $8 – $21/ nhân sự/ tháng
Ưu điểm:
- Xây dựng chính sách lương thưởng, quản lý hiệu suất
- Liên kết với dữ liệu chấm công để tính ngày công chuẩn
Nhược điểm:
- Chi phí quá cao, không phù hợp với doanh nghiệp SMEs
- Không hỗ trợ ngôn ngữ tiếng việt
h. Phần mềm nhân sự SV-HRIS
SV-HRIS cung cấp một giải pháp quản lý tổng thể các nguồn lực, hỗ trợ đầy đủ các tính năng về: Chấm công, tiền lương thưởng, thuế TNCN + BHXH,…
Giá cả: Cần liên hệ
Ưu điểm:
- Xử lý dữ liệu tốt
- Hỗ trợ quản lý chi phí lương
Nhược điểm:
- Giao diện cũ, lỗi thời
- Đội ngũ chăm sóc khách hàng không nhiệt tình
- Chỉ ổn định khi số lượng nhân viên ít
i. Ứng dụng Misa Amis HRM
Giải pháp Misa Amis HRM hỗ trợ tốt trong việc: quản lý chấm công, tính lương, cập nhật tình hình nhân sự, quản lý hồ sơ,… nhanh gọn, chính xác, kịp thời.
Giá cả: Từ 800.000 VND – 3.600.000 VND/ tháng
Ưu điểm:
- Hệ thống phân quyền rõ ràng, linh hoạt
- Tổng hợp công ca tự động
Nhược điểm:
- Xử lý dữ liệu chậm
- Mỗi gói đều bị giới hạn số lượng người sử dụng
k. Phần mềm nhân sự FTS HRM
Phần mềm FTS HRM được sản xuất bởi công ty FTSVN cung cấp giải pháp toàn diện giúp các nhà quản trị quản lý lương một cách hiệu quả. Tuy nhiên, đây là một sản phẩm đã khá lâu đời
Giá cả: Cần liên hệ
Ưu điểm:
- Hỗ trợ nhiều cơ chế tính lương khác nhau
- Quản lý hồ sơ nhân sự khoa học
Nhược điểm:
- Phần mềm cũ, không thân thiện với người dùng
- Tốc độ tính toán và xử lý dữ liệu còn nhiều hạn chế
6. Có nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí không?
a. Ưu điểm
Đúng như tên gọi, “miễn phí” luôn là một yếu tố hấp dẫn với hầu hết mọi người. Những phần mềm quản lý nhân sự free này sẽ không yêu cầu bất cứ một khoản chi phí nào của người dùng.
b. Nhược điểm
- Chất lượng phần mềm không tốt: Nhắc đến phần mềm hay công nghệ là nhắc đến sự cập nhật, nâng cáp, bảo trì. Tuy nhiên, một phần mềm miễn phí sẽ không cung cấp cho bạn được điều này trong khi các giải pháp cho doanh nghiệp cần sự ổn định và lâu dài. Khi có lỗi, bạn chỉ có thể đi tìm một phương án giải quyết khác.
- Hệ thống bảo mật kém: Một trong những nguy hiểm nhất khi sử dụng dịch vụ của những đơn vị không uy tín hoặc các phần mềm quản lý nhân sự miễn phí là dữ liệu thông tin không được bảo vệ. Chúng ta không thể biết được họ dùng dữ liệu của mình vào những mục đích gì, rủi ro là rất lớn.
- Không có nhân viên hỗ trợ: Việc sử dụng và triển khai phần mềm doanh nghiệp sẽ phải tự thực hiện, những vấn đề và thắc mắc cũng sẽ không có người hỗ trợ xử lý. Vì tính chất miễn phí nên đội ngũ chăm sóc khách hàng đi kèm gần như là không có.
7. Quản lý nhân sự bằng phần mềm hay excel?
Ngày nay, sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin đã và đang dần thay thế những phương pháp thủ công. Không chỉ tiết kiệm chi phí, thời gian mà phần mềm nhân sự còn dễ sử dụng và mang lại hiệu quả cao. Một vài lý do có thể kể đến dưới đây:
a. Chế độ bảo mật
Excel không thể bảo mật thông tin nên có thể gây ra tình trạng rò rỉ những dữ liệu nhạy cảm hoặc mất dữ liệu quan trọng.
b. Khả năng tích hợp
Excel không thể tích hợp với các công cụ khác nên phải sử dụng nhiều công cụ cùng 1 lúc. Vì vậy, nhà quản trị không thể quản lý dữ liệu tập trung và khó theo dõi.
c. Thủ công
Excel đòi hỏi bạn thực hiện rất nhiều thao tác thủ công, từ việc nhập dữ liệu cho đến tính toán nên rất dễ gây sai sót.
d. Tính tiện lợi
Sử dụng Excel bạn cần di chuyển qua lại nhiều sheet khiến chúng ta dễ nhầm lẫn thông tin và mất thời gian.
8. Kết luận
Trong những phần mềm kể trên, ACheckin là cái tên nổi bật không chỉ bởi vì chất lượng, đa dạng tính năng mà còn bởi chi phí hợp lý và rất cạnh tranh.
Bài toán quản trị nhân sự trở nên dễ dàng hơn khi có sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm ứng dụng hiện đại. Và chúng tôi hi vọng rằng với 9 phần mềm nhân sự được đánh giá cao trên đây sẽ giúp bạn đọc nâng cao chất lượng nhân sự trong năm 2023.
