Nếu doanh nghiệp của bạn đang thực hiện chấm công bằng vân tay hay quẹt thẻ, thì phần mềm chấm công trên điện thoại miễn phí sẽ là một bước tiến mới – mở ra sự tiện lợi, chủ động và tiết kiệm – cho doanh nghiệp và nhân sự của bạn.
1. Lợi ích của phần mềm chấm công trên điện thoại so với máy chấm công thông thường
a. Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu
Với hình thức chấm công bằng vân tay hay quẹt thẻ thông thường, doanh nghiệp của bạn sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí đầu tư cố định cho việc lắp đặt thiết bị ban đầu và các khoản chi phí phát sinh khác trong quá trình sử dụng.
Phần mềm chấm công qua điện thoại sẽ giải quyết bài toán tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp trong thời điểm đầu, khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động – cần đầu tư chi phí rất nhiều. Việc tiết kiệm được chi phí lắp đặt, chi phí vận hành và bảo dưỡng khi dùng hệ thống chấm công sẽ giúp doanh nghiệp bớt áp lực hơn trong thời gian setup vận hành doanh nghiệp.
b. Tiện lợi
Sự bất tiện của hình thức chấm công bằng vân tay hay thẻ từ chắc hẳn nhiều người đã biết: đó là thiết bị được đặt cố định, thiếu linh hoạt, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp mà nhân sự thường xuyên phải di chuyển như đi gặp khách hàng, đi công tác, đi công trình,…; đó là việc gửi và xét duyệt nghỉ phép, không chấm công, làm thêm giờ,… phải thực hiện bằng giấy tờ phức tạp và dễ thất lạc;…
Sử dụng phần mềm chấm công qua điện thoại, nhân sự có thể chủ động “check-in” ở mọi nơi mà không cần phải đến văn phòng. Hình thức này phù hợp với xu thế “làm việc từ xa” đang trở nên phổ biến ở nhiều doanh nghiệp, hay tiện lợi hơn rất nhiều đối với các nhân sự thường xuyên phải làm việc ở ngoài như sale, nghiên cứu thị trường,…
Việc sử dụng phần mềm chấm công trên điện thoại, cũng sẽ giảm thiểu thủ tục hành chính rườm rà trong việc xin nghỉ phép hoặc chấm công công bổ sung.
c. Chính xác và nhanh chóng
Việc quản lý thời gian làm việc của nhân sự thông qua hình thức chấm công thông thường là cách quản lý dữ liệu thủ công nên phức tạp, tốn nhân lực vận hành và dễ bị thất lạc hay sai lệch dữ liệu, yếu tố chính xác thấp.
Thay vào đó, việc sử dụng phần mềm chấm công qua điện thoại sẽ đảm bảo được tính tức thời, chính xác và khách quan cho mọi nhân sự về thời gian làm việc.
Mọi hoạt động chấm công sẽ được thực hiện trên thiết bị di động của nhân sự và được cập nhật tự động lên phần mềm ngay lập tức, yếu tố sai lệch gần như không có. Nhân sự cũng có thể dễ dàng “check” công của mình và báo cáo trong trường hợp thấy số liệu không khớp với thực tế.
2. Lợi ích tuyệt vời khi sử dụng phần mềm chấm công trên điện thoại miễn phí
a. Tiết kiệm
Một lợi ích mà ai cũng nhận ra khi sử dụng phần mềm chấm công qua điện thoại miễn phí đó là tính tiết kiệm. Không phải đầu tư chi phí ban đầu, không phải mua phần mềm, smartphone nhân sự nào cũng có, chỉ cần tải phần mềm và sử dụng là bạn đã có thể quản lý thời gian làm việc của nhân sự mà không cần phải tốn bất kỳ chi phí nào.
b. Không lo sai lệch số liệu
Nhiều nhà quản lý doanh nghiệp lo ngại việc sử dụng phần mềm chấm công trên điện thoại miễn phí sẽ không đảm bảo được tính chính xác về dữ liệu bởi phần mềm chưa hoàn thiện, thiếu tính năng,…
Tuy nhiên, những lo ngại này là không có căn cứ, bởi hầu như các phần mềm chấm công qua điện thoại dù miễn phí hay tính phí đều được các nhà cung cấp chú trọng về tính hiệu quả, đặc biệt là yếu tố chính xác. Giả sử một nhà cung cấp đưa ra thị trường phần mềm demo không hoàn thiện, dữ liệu sai lệch, khách hàng dùng thử sẽ không còn niềm tin vào sản phẩm và nhà cung cấp, và hiển nhiên họ sẽ không lựa chọn bất kỳ sản phẩm/dịch vụ nào khác của nhà cung cấp đó – không nhà cung cấp nào lại dại dột đánh đổi niềm tin của khách hàng như vậy.
c. Tính năng gần như hoàn hảo
Thông thường, các phần mềm chấm công qua điện thoại miễn phí sẽ được nhà cung cấp trang bị các tính năng gần như đầy đủ so với bản tính phí, nếu khác chỉ là thiếu những tính năng nâng cao hoặc giới hạn số lượng nhân sự quá nhiều mà không phải doanh nghiệp nào cũng gặp phải. Bởi vậy, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể trải nghiệm các phần mềm này mà không sợ ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp hay tính khách quan cho công lương của nhân viên.
d. Cân nhắc yếu tố phù hợp với doanh nghiệp trước khi lựa chọn mua phần mềm
Sử dụng phần mềm chấm công qua điện thoại miễn phí là cách thông minh để các doanh nghiệp cân nhắc về tính hiệu quả, về yếu tố phù hợp, về các tính năng mà doanh nghiệp mình cần. Từ đó, có cái nhìn khách quan nhất để đưa ra quyết định là có nên đầu tư để mua bản có phí hay không. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn giúp doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm chấm công phù hợp với quy mô, tính chất của doanh nghiệp mình nhất.
3. Gợi ý những phần mềm chấm công bằng điện thoại miễn phí tốt nhất hiện nay
a. ACheckin
ACheckin là phần mềm chấm công qua điện thoại miễn phí, phát triển bởi đội ngũ kỹ sư Việt Nam, được thiết kế phù hợp với nhu cầu, thói quen và tâm lý của người Việt. Đây được coi như một trong những sản phẩm “Made in Vietnam” tiên phong trong lĩnh vực quản lý nhân sự, và cũng là một trong những phần mềm chấm công được sử dụng phổ biến sau chấm công bằng vân tay.
Sử dụng ACheckin, khách hàng có thể lựa chọn nhiều hình thức chấm công khác nhau như chấm công bằng QR Code, Camera AI, theo vị trí và Wifi mà không cần phải lắp đặt thiết bị phức tạp, tốn kém. Phần mềm này cho phép thống kê hoạt động chấm công của từng nhân sự theo thời gian thực.
Để tránh gian lận, ACheckin cho phép quản lý chấm công bằng GPS để định vị vị trí chính xác của nhân viên khi thực hiện check in. Phần mềm này chỉ hoạt động duy nhất trên 1 thiết bị di động, nhân sự không thể sử dụng 2 thiết bị đồng thời để “ăn gian” công. Nếu nhân sự cần thay đổi thiết bị chấm công, cần phải báo cáo và đăng ký với phụ trách trực tiếp hoặc nhân sự để kích hoạt thiết bị mới. Những tính năng này giúp loại trừ tối đa yếu tố gian lận khi thực hiện tính công cho nhân sự.
b. Misa Amis
MISA AMIS cũng là một phần mềm chấm công của người Việt và được khá nhiều doanh nghiệp ưa chuộng. Phần mềm này cung cấp chức năng chấm công thông qua khuôn mặt, GPS, Wifi, QR code,… nên yếu tố chính xác và tiện lợi cao.
MISA AMIS cũng tích hợp tích năng kết nối dữ liệu với máy chấm công bằng vân tay, giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển giao dữ liệu trong quá trình đổi từ chấm công từ vân tay sang chấm công online qua điện thoại.
c. 1Office HRM
1OFFICE HRM cũng là một trong những phần mềm chấm công được nhiều doanh nghiệp cân nhắc sử dụng. Điểm nổi bật của phần mềm này là khả năng kết nối được với hơn 90% máy chấm công trên thị trường, đảm bảo tải và đồng bộ dữ liệu ở các thiết bị khác nhau. Doanh nghiệp cũng có thể cài đặt chính sách chấm công theo quy định của công ty như trên file excel, phù hợp với giao diện cho những doanh nghiệp có cách vận hành kiểu cũ.
Việc chấm công thông qua 1OFFICE HRM được đồng bộ hoá giữa các chi nhánh trong doanh nghiệp, phù hợp với các nhân sự thường xuyên phải di chuyển giữa các chi nhánh, cửa hàng,…
Qua bài viết này, hi vọng bạn đã hình dung rõ ràng về phần mềm chấm công qua điện thoại miễn phí và những lợi ích của nó, cũng như có những cân nhắc về lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình trong thời điểm hiện nay.
Để tìm hiểu thêm về phần mềm chấm công trên điện thoại miễn phí, hiệu quả của ACheckin, vui lòng tìm hiểu thêm tại đây hoặc gọi hotline 0888684366 để được tư vấn.
