Để sử dụng phần mềm quản lý nhân viên từ xa hiệu quả, chúng ta cần áp dụng triệt để những quy tắc nào? Hãy cùng tìm hiểu ở dưới bài viết này nhé.
Làm việc từ xa không phải là giải pháp làm việc quá mới mẻ nhưng nó thực sự được nhiều doanh nghiệp quan tâm hơn và coi là “giải pháp tình thế” trong đại dịch Covid19. Tuy nhiên, cũng có thể thấy làm việc từ xa sẽ là xu thế làm việc của tương lai giúp các doanh nghiệp tối ưu hoá chi phí.
Vậy quản lý nhân viên từ xa là gì?
Quản lý nhân viên từ xa được hiểu là việc kiểm soát, quản lý thời gian và hiệu quả công việc của nhân viên từ xa, khi họ không có mặt tại công ty nhằm đảm bảo tiến độ và hiệu suất công việc đã đề ra.
Trong thời đại 4.0, quản lý nhân viên từ xa được tiến hành nhờ các giải pháp công nghệ, các phần mềm quản lý giúp việc quản lý được tự động hoá, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực của các tổ chức, công ty.
Khái niệm phần mềm quản lý nhân viên từ xa
Phần mềm quản lý nhân viên từ xa có thể định nghĩa đơn giản là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm đơn giản hoá quá trình quản lý khi nhân sự làm việc bên ngoài công ty. Tuỳ theo nhu cầu và mục tiêu sử dụng, các doanh nghiệp lại xây dựng nên những phần mềm quản lý khác nhau.
Nguyên tắc khi áp dụng phần mềm quản lý nhân sự từ xa
Mỗi doanh nghiệp trước khi áp dụng các giải pháp quản lý nhân sự từ xa cần dựa trên một số nguyên tắc cơ bản. 3 nguyên tắc dưới đây là cơ sở để nhà quản lý lựa chọn và áp dụng một phần mềm phù hợp:
Nguyên tắc 1: Phần mềm phù hợp với các tiêu chí của doanh nghiệp
Tiến hành làm việc từ xa, doanh nghiệp không thể tận dụng các cách quản lý thủ công mà không có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin. Các phần mềm công nghệ sẽ vừa giúp doanh nghiệp vận hành bộ máy vừa là phần mềm giúp quản lý nhân sự ngoài công ty.
Mỗi phần mềm khi ra mắt đều những xứ mệnh và mục tiêu khác nhau. Một công cụ được đánh giá cao khi áp dụng ở công ty này nhưng chưa chắc đã phù hợp với cách quản lý của doanh nghiệp khác. Hay chưa chắc rằng một công cụ đắt đỏ từ nước ngoài đã giúp doanh nghiệp giải quyết tốt các bài toán nhân sự như một phần mềm quản lý nhân sự từ xa miễn phí.
Do vậy, doanh nghiệp cần xác định các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải trong quản lý nhân sự từ xa để lựa chọn phần mềm hiệu quả nhất.
Nguyên tắc 2: Xây dựng văn hoá doanh nghiệp và kết nối nhân viên
Văn hoá doanh nghiệp là một trong những yêu tố quan trọng giúp doanh nghiệp có thể phát triển xa hơn. Hơn nữa, văn hoá hoá doanh nghiệp được thể hiện rõ thông qua chính sách quản trị, cách thức doanh nghiệp vận hành và lãnh đạo nhân viên, thông điệp truyền tải đến nhân sự. Ngược lại, yếu tố này cũng được thể hiện thông qua thái độ, hành động của nhân viên trước những thông điệp đó. Hai yếu tố này
giúp văn hoá của mỗi doanh nghiệp ngày càng rõ nét và tăng cường gắn kết tập thể, nhân viên với lãnh đạo.
Dù không làm việc tại văn phòng, nhân viên công ty vẫn cần biết, hiểu và thực hiện các giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp xây dựng. Thông qua các hoạt động xây dựng văn hoá doanh nghiệp, nhân viên làm việc từ xa vẫn biết đến và tham gia các sự kiện doanh nghiệp đang tổ chức, cảm thấy mình là một phần quan trọng của công ty.
Nguyên tắc 3: Kiểm tra, giám sát nhân viên theo hướng linh hoạt
Đối với một phần mềm quản lý nhân viên làm việc từ xa, doanh nghiệp luôn quan đề cao việc nhân viên của mình có đang làm việc thực sự hay không, việc nhân viên đang làm là gì. Tuy nhiên, nhà quản trị không nên quá cứng nhắc, nguyên tắc khiến nhân viên cảm thấy bị kiểm soát quyền riêng tư. Những việc làm tưởng như hiệu quả này sẽ khiến nhân viên cảm thấy không thoải mái, nghĩ cách đối phó, vô hình chung sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc.
Thay vào đó, doanh nghiệp lựa chọn các phần mềm giúp nhân viên có thể báo cáo công việc một cách linh động, thoải mái mà không ảnh hưởng đến quyền riêng tư như giải pháp quản lý nhân sự từ xa ACheckin cho phép nhân viên lựa chọn báo cáo công việc bằng ảnh chụp hoặc biểu đồ máy tính.
Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhân viên từ xa ACheckin
ACheckin được biết đến là một app làm việc tại nhà, giải pháp quản lý nhân sự từ xa được phát triển bởi Appota. Với các công nghệ hiện đại, chỉ bằng 1 chiếc điện thoại thông minh, ACheckin giúp các doanh nghiệp quản lý dễ dàng các nhân viên làm việc từ xa nhất là trong mùa dịch như hiện nay.
Phần mềm quản lý nhân viên từ xa miễn phí này nổi bật với các tính năng:
Chấm công từ xa:
- Cho phép nhà quản lý duyệt đơn xin làm việc từ xa & chấm công cho nhân viên nhanh chóng ngay trên điện thoại.
- Cho phép theo dõi ngày công, thời gian làm việc của từng nhân viên.
- Nhân viên có thể linh hoạt lựa chọn cách thức chấm công bằng cách chụp ảnh theo vị trí và thời gian thực (Trên điện thoại) hoặc biểu đồ ghi nhận công việc đang thực hiện tự động (Trên máy tính).
Quản lý công việc, dự án:
- Đánh giá hiệu quả công việc của từng nhân viên thông qua tính năng “Quản lý dự án”
- Phân công nhân sự và theo dõi phần trăm hoàn thành của mỗi dự án.
Xây dựng văn hoá doanh nghiệp:
- Cho phép tạo Workspace riêng cho doanh nghiệp – một mạng xã hội nội bộ.
- Cho phép đăng tải thông tin, thông báo đến toàn thể nhân viên một cách nhanh chóng thay thế cho các hình thức truyền thông nội bộ truyền thống như email, bảng tin.
- Nhân viên dễ dàng bày tỏ ý kiến, quan điểm thông qua bình luận, tương tác.
Để sử dụng ACheckin, doanh nghiệp cần tải ứng dụng ACheckin trên Appstore/CHPlay, sau đó tạo Workspace dành riêng cho doanh nghiệp và tiến hành thêm, phân quyền cho nhân viên trong công ty.
Trải nghiệm miễn phí ACheckin – phần mềm quản lý nhân viên từ xa hiệu quả ngay tại đây.
Link tải iOS: https://itunes.apple.com/vn/app/acheckin/id1451269978?mt=8
Link tải Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=vn.acheckin
Link tải MacOS: https://598a8cec58193de.kcdn.vn/ACheckin.dmg
Link tải Windows 64: https://598a8cec58193de.kcdn.vn/ACheckin-64.exe
