Nhiều doanh nghiệp luôn phân vân không biết có nên đầu tư cho phần mềm thông tin nhân sự không, hay chỉ cần sử dụng công cụ Excel là đủ. Thông tin nhân sự thường bao gồm sơ yếu lý lịch, hợp đồng làm việc, bảo hiểm,… Quản lý hệ thống này tưởng không khó mà khó không tưởng.
Vì thế, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng phương pháp sẽ sử dụng để tránh phát sinh những công việc không tên; làm mất thời gian; giảm hiệu suất làm việc của bộ phận nhân sự.
Sử dụng Excel để quản lý thông tin nhân sự
Với sự phát triển của công nghệ như ngày nay, thay vì phải tổng hợp và phân loại các giấy tờ một cách thủ công, Excel được coi là một giải pháp hữu ích cho việc số hóa và quản lý hồ sơ nhân sự. File quản lý thông tin nhân viên sẽ bao gồm một số thông tin cơ bản như sau:
- Thông tin cá nhân: Họ tên, Tuổi, Ngày sinh,…
- Học vấn
- Giấy tờ liên quan: sơ yếu lý lịch, cccd, hộ khẩu,..
- Bộ phận
- Vị trí làm việc
- Loại hình làm việc: Intern, Full-time, part-time
- Cấp bậc: nhân viên, chuyên viên,…
- Kinh nghiệm, kỹ năng
Bên cạnh đó, để quản lý một cách khoa học, bộ phận nhân sự cần chia file Excel thành nhiều biểu mẫu khác nhau như: File quản lý hợp đồng; quản lý tổng quát; theo dõi nhân viên mới; quản lý nhân sự nghỉ việc;…
Sử dụng Excel như một phần mềm theo dõi thông tin nhân sự khắc phục được một vài hạn chế so với quản lý thủ công. Tuy nhiên nó vẫn tồn tại một vài điểm chưa được tối ưu. Cụ thể:
- Khó quản lý khi mở rộng quy mô với lượng dữ liệu lớn
- Thiếu khả năng tích hợp giữa các trường thông tin với nhau
- Dễ sai sót bởi thao tác thủ công nhập thông tin đầu vào hay sao chép, chỉnh sửa,…
Quản lý hồ sơ bằng phần mềm thông tin nhân sự
Ngày nay, phần mềm quản lý thông tin nhân sự được coi là một giải pháp số hóa cho bộ phận HR, tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa chi phí và tăng năng suất làm việc đáng kể so với những cách quản lý truyền thống.
Vì thế, ngày càng có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm thông tin nhân sự cùng nhiều tính năng và công nghệ hiện đại. Một trong những cái tên không thể bỏ qua là ACheckin.
ACheckin đã trở thành giải pháp nâng cao trải nghiệm người dùng hàng đầu tại Việt Nam. Phần mềm được các đối tác như LG, Vua Nệm, Monkey Junior, Jollibee,… tin dùng.
Đáp ứng mong muốn tự động hóa và số hóa bộ phận quản lý nhân sự, ACheckin sở hữu những ưu điểm nổi bật như:
- Theo dõi biến động nhân sự dễ dàng
- Quản lý khoa học, tiết kiệm thời gian tra cứu hồ sơ nhân viên
- Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên
- Hỗ trợ tính lương, tổng hợp công ca
- Giảm thiểu chi phí vận hành bộ phận nhân sự
Phần mềm theo dõi thông tin nhân sự ACheckin còn đem đến một vài tính năng hữu ích khác cho doanh nghiệp như chấm công thông minh, quản lý tài nguyên, truyền thông nội bộ, quản lý dự án,…
Liên hệ ngay với đội ngũ tư vấn của ACheckin để có những thông tin chi tiết cũng như bản demo dùng thử chiếc “chìa khóa vạn năng” này nhé!
Đăng lý trải nghiệm miễn phí phần mềm ngay tại đây.
