Để có thể xây dựng phần mềm quản lý nhân sự hoàn thiện, đầy đủ theo nhu cầu của doanh nghiệp như hiện nay thì các nhà phát triển phần mềm đã vắt óc suy nghĩ rất nhiều thứ để có thể đảm bảo mục tiêu, yêu cầu, tính năng trong quản lý nhân sự.
Nhân sự là yếu tố cốt lõi quyết định rất lớn vào sự phát triển của một tổ chức. Vì thế quản lý nhân sự đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Và phần mềm nhân sự hiện đại ra đời đã góp phần tháo gỡ một phần khó khăn trong công tác quản lý tại doanh nghiệp hiện nay.
Một phần mềm nhân sự cần có các tính năng cơ bản như chấm công, tiền lương, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, quản lý công việc, quản lý hồ sơ thông tin nhân viên… Tuy nhiên để có thể tự xây dựng được một phần mềm hiệu quả không phải là việc dễ dàng vì nó đòi hỏi rất nhiều thứ không chỉ về nhân lực, chi phí mà còn về thời gian, kỹ thuật, nghiên cứu, đánh giá, thử nghiệm…. Do đó, doanh nghiệp phải nhờ đến các công ty chuyên cung cấp phần mềm nhân sự.
Mục tiêu về tính năng trong xây dựng phần mềm nhân sự
Vậy thì khi xây dựng phần mềm chuyên về quản lý nhân sự cần phải đáp ứng những mục tiêu gì?
– Mục tiêu chấm công và quản lý chấm công
Chấm công hàng ngày là yêu cầu bắt buộc đối với người lao động khi đến nơi làm việc. Thay thế các hình thức chấm công truyền thống lỗi thời vừa không năng suất vừa tốn thời gian, chấm công trên phần mềm đảm bảo nhanh, chính xác, hiển thị thời gian thực, đơn giản. Nếu có thể, đa hình thức càng tốt.
Hầu hết nhà phát triển hiện nay đều xây dựng hình thức chấm công đa hình thức trên điện thoại di động. Chỉ với 1 chạm, người dùng có thể check in, check out một cách dễ dàng. Thông tin hiển thị công khai, minh bạch, dễ dàng kiểm tra bất cứ lúc nào. Hơn nữa dữ liệu chấm công, số phép, số ngày nghỉ nên hiển thị cụ thể, chi tiết, tổng hợp, trích xuất, báo cáo nhanh gọn và tiện lợi.
– Mục tiêu lương thưởng, phúc lợi
Ở bất kỳ thời điểm nào thì lương, thưởng, phúc lợi, BHXH, BHYT…. cũng đều là những mục không thể thiếu khi vận hành một tổ chức. Mặc dù xây dựng tính năng này hơi khó nhưng bắt buộc phải có trên một phần mềm nhân sự chuyên nghiệp vì nó hỗ trợ rất lớn cho bộ phận nhân sự hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý, giữ chân nhân sự, góp phần lớn vào các chính sách và định hướng của doanh nghiệp.
– Mục tiêu về tuyển dụng, đào tạo
Tìm kiếm tài năng, phát triển nhân sự, nâng cao hiệu quả công việc là bí quyết phát triển như sự bền vững nhất. Phần mềm sẽ phải có mục tiêu là giúp doanh nghiệp tìm kiếm, theo dõi, tuyển dụng, lựa chọn để bổ sung vào nguồn nhân lực đang bị thiếu đồng thời nâng cao chất lượng nhân sự.
– Mục tiêu quản lý công việc
Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng muốn đo đếm hiệu quả công việc của một nhân viên, phòng ban, bộ phận…. Và con người được lựa chọn để làm việc này.
Để giải quyết bài toán trên, các phần mềm – bằng các công cụ thông minh được lập trình, tích hợp sẵn trực tiếp xử lý mọi khâu từ quản lý mọi đầu công việc, tiến độ dự án, mức độ hoàn thành, tỉ lệ phần trăm đạt KPI, ai đã đạt và ai chưa đạt…. từ đó giúp đánh giá đúng, nhanh, minh bạch, góp phần vào nâng cao hiệu suất làm việc của người lao động.
Các yêu cầu khi thiết kế xây dựng phần mềm
Như chúng tôi đã đề cập ở trên, việc xây dựng phần mềm không hề đơn giản trong một sớm một chiều mà cần phải đầu tư, có kế hoạch rõ ràng và đáp ứng những yêu cầu sau:
– Xây dựng app quản lý nhân sự đa nền tảng trên web/app (iOS & Android) đơn giản hóa để người quản lý lẫn người lao động (ở mọi trình độ) có thể sử dụng dễ dàng.
– Công nghệ được cập nhật, liên tục phát triển các tính năng nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý chung của doanh nghiệp trong bối cảnh kinh tế xã hội đang “thay da đổi thịt” từng ngày.
– Trải nghiệm người dùng: Trải nghiệm người dùng, sự tiện lợi, dễ sử dụng là tiêu chí mà bạn phải quan tâm khi thiết kế phần mềm.
– An toàn, bảo mật tuyệt đối mọi thông tin, không chỉ thông tin nhân sự mà còn bao gồm cả thông tin của doanh nghiệp.
– Mức chi phí: Không phải tự xây dựng cho doanh nghiệp của mình thì bạn không cần quan tâm đến chi phí. Hãy đảm bảo mức phí phù hợp để doanh nghiệp có thể duy trì ổn định lâu dài.
Nên mua phần mềm hay tự xây dựng riêng? Việc tự xây dựng khá tốn kém và mất thời gian thử nghiệm. Chưa kể có thể gặp lỗi, sự cố trong quá trình vận hành, ảnh hưởng đến hoạt động quản lý nhân sự chung. Do đó bạn nên cân nhắc thật kĩ trước khi quyết định.
Trên đây là những hướng dẫn xây dựng phần mềm quản lý nhân sự về mục tiêu tính năng cũng như yêu cầu cần thiết để bạn có thể làm một phần mềm mang tính chất “cây nhà lá vườn”. Đừng quên tham khảo thêm các sản phẩm đang phổ biến trên thị trường nữa nhé.
