Một bảng chấm công theo giờ làm việc cần những thông tìn gì?

Bảng chấm công theo giờ làm việc là công cụ ghi chép thời gian làm việc của nhân viên trong một ngày, một tuần hoặc một tháng. Tùy nhu cầu của từng công ty mà bảng chấm công này có thể rất ít hoặc rất nhiều thông tin. Cùng kiểm tra xem bảng chấm công mà bạn đang xây dựng cho công ty đã đủ hay chưa nhé.

Chấm công là một trong số những nghiệp vụ quản lý nhân sự rất quan trọng và không thể thiếu trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp.

Bảng chấm công theo giờ làm việc là gì?

Bảng chấm công giống như một cuốn sổ ghi chép và quản lý giờ làm việc của nhân viên. Trong cuốn sổ chứa đầy đủ thời gian ra vào, ca kíp chính xác đến từng phút từng giây.

Có nghĩa là, nhân viên đến công ty và ra về lúc mấy giờ, mấy phút thậm chí là giây thứ bao nhiêu cũng đều được ghi lại, không sai lệch chút nào.

Một bảng chấm công theo giờ làm việc cần những thông tìn gì?1

Vì sao phải làm chặt đến như vậy?

Bảng chấm công là căn cứ giấy trắng mực đen ghi lại số ngày làm việc để tính tiền lương và và phúc lợi, bảo hiểm khác. Nếu không tiến hành nghiêm túc thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp quỹ lương và quỹ nhân lực. Nói cách khác, quản lý chấm công tác động không nhỏ đến hoạt động quản lý nhân sự nói riêng và điều hành sản xuất nói chung.

Bảng chấm công cần những thông tin gì?

Với đặc thù chính xác và minh bạch, bảng chấm công cơ bản cần có những thông tin sau:

– Tên công ty
– Mã nhân viên
– Tên nhân viên
– Giới tính
– Ngày, tháng, năm sinh, số chứng minh thư hoặc thẻ căn cước nhân dân
– Thông tin Bằng cấp
– Địa chỉ liên hệ
– Tên bộ phận/phòng ban đang làm việc
– Ngày chấm công
– Giờ ra
– Giờ vào
– Tổng giờ công
– Số giờ làm thêm
– Xác nhận của người lao động
– Ghi chú (nếu có)

Phần cuối cùng là chữ ký của 2 bên: người lao động, đại diện doanh nghiệp/chấm công/trả lương.

Một bảng chấm công theo giờ làm việc cần những thông tìn gì?2

Ngoài ra, một số công ty có thêm thông tin: Quản lý trực tiếp, địa chỉ thường trú, học vị/bằng cấp.

Có thể bạn muốn xem thêm:

Hướng dẫn cách lập bảng chấm công theo giờ làm việc bằng Excel

Dưới đây là hướng dẫn xây dựng mẫu bảng chấm công theo giờ đơn giản và dễ thực hiện nhất.

Bước 1: Lập bảng chấm công

Điền đầy đủ thông tin ở các cột và thông tin của từng nhân viên trong doanh nghiệp

Bước 2: Điền số giờ ra và giờ vào lên cột Excel tương ứng

Bước 3: Tính số giờ công

Để xác định nhân viên có đủ công hay không, bạn cần đặt công thức với hàm IF.

Số giờ công = Số giờ ra – Số giờ vào – Số giờ nghỉ trưa. Nếu số giờ làm việc lớn hơn hoặc bằng số giờ theo ca làm, nhân viên được tính đủ 1 công. Nếu kết quả nhỏ hơn số giờ nhân viên phải làm việc, bảng công tự động tính không đủ công.

Tải về mẫu bảng chấm công có sẵn công thức tại đây.

Một bảng chấm công theo giờ làm việc cần những thông tìn gì? 3

Sử dụng Excel đã trở thành kỹ năng không thể thiếu của bất kỳ chuyên viên nhân sự nào. Tuy nhiên, dù thành thạo đến đâu thì làm bảng công theo giờ làm việc trên excel vẫn tồn tại hạn chế. Cụ thể:

  • Bảng tính có rất nhiều hàng và cột, khó theo dõi. Công thức phải đặt thủ công, dễ sai sót. Tốc độ tải chậm, dễ bị giật lag với bảng tính có trên 1000 dòng dữ liệu.
  • Dữ liệu phân tán ra nhiều file, dễ đánh mất dữ liệu cũ, khó tổng hợp báo cáo.
  • Dữ liệu được lưu trong folder làm việc cá nhân hoặc nhóm, khó phân quyền truy cập và bảo mật.

Giải pháp thay thế cách làm bảng chấm công truyền thống

Ra đời như một công cụ quản lý nhân sự thông minh, ACheckin HRM là phần mềm giúp nâng cao hiệu quả quản lý chấm công thời 4.0.

Một bảng chấm công theo giờ làm việc cần những thông tìn gì?4

ACheckin HRM mạnh mẽ với bộ tính năng:

  • Chấm công đa hình thức: nhận diện khuôn mặt, quét QR code, định vị, kết nối wifi;
  • Gửi lời chào buổi sáng, kèm những nội dung truyền thông nội bộ thúc đẩy tinh thần ngày làm việc mới;
  • Gửi và duyệt đơn xin nghỉ, xin đi muộn/về sớm, xin OT, xin đổi ca, đồng bộ dữ liệu ngay lập tức vào bảng công;
  • Xuất báo cáo chấm công trực quan theo thiết lập tùy chỉnh;
  • Tạo và đăng ký ca ngay trên ứng dụng;
  • Quản lý trạng thái cơ sở vật chất, đăng ký sử dụng phòng họp;
  • Quản lý dự án theo báo cáo trực quan: số lượng nhân sự, thời gian thực hiện, chi phí cho mỗi dự án;

Và rất nhiều những tính năng khác hỗ trợ mạnh mẽ cho hoạt động quản lý chấm công nói riêng và quản trị nhân sự nói chung. Bạn muốn tìm hiểu thêm về chất lượng thực sự của sản phẩm? Đăng ký nhận demo giải pháp với đội ngũ tư vấn ACheckin ngay tại đây.