Quản lý thông tin nhân sự hiệu quả là mục tiêu mà bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều mong muốn. Thay cho hình thức thủ công kém hiệu quả, lãng phí nguồn lực là 2 cách quản lý thông tin nhân viên tối ưu được nhiều doanh nghiệp áp dụng.
Nhân sự, nguồn nhân lực là tài sản vô giá, không gì có thể đánh đổi được của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Muốn giữ chân nhân viên thì cần phải làm tốt công tác quản lý thông tin của toàn bộ nhân sự trong tổ chức.
Nhưng liệu quản lý bằng bản cứng tại văn phòng hoặc kho hồ sơ có còn phù hợp khi hồ sơ không được an toàn, hư hỏng, rách nát, khó kiểm soát, khó tra cứu, khó cập nhật và có thể bị rò rỉ thông tin ra bên ngoài? Chính vì thế mà quản lý thông tin nhân sự trên file Excel và app/phần mềm quản lý thông tin nhân sự đã ra đời.
Hãy cùng Blog News.acheckin tìm hiểu 2 cách quản lý thông tin nhân sự hiệu quả nhất hiện nay nhé.
Quản lý thông tin nhân viên bằng file Excel
Excel là một phần mềm bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office được nhiều doanh nghiệp sử dụng để quản lý thông tin nhân sự như mã nhân viên, thông tin cá nhân, trình độ học vấn, chức vụ, vị trí, nơi làm việc, mức lương thưởng phụ cấp, thành tích.
Ưu điểm:
- Hoàn toàn miễn phí.
- Khả năng nhập liệu dễ dàng, các thao tác về thiết kế, chỉnh sửa, bổ sung,… tùy theo ý của mình.
- Lưu trữ khối lượng dữ liệu tương đối lớn, đối chiếu dễ dàng, xuất file/trích lọc đơn giản, nhanh chóng.
- Excel còn trợ biểu mẫu báo cáo đa dạng, giúp bộ phận nhân sự có thể đánh giá nhân viên theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Nhược điểm:
Bên cạnh ưu điểm thì Excel quản lý hồ sơ nhân sự cũng bộc lộ nhiều điểm hạn chế:
-
Không tối ưu hóa thao tác thu thập dữ liệu theo nhiều nhóm tiêu chí khác nhau.
- Excel không tự động tích hợp/tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn thông tin nhân sự khác nhau, ví dụ như máy chấm công.
- Yêu cầu nhiều thao tác thủ công của con người nên dễ sai sót, ảnh hưởng tới chất lượng công việc chung.
-
Khả năng bảo mật của File excel không cao nên rất dễ bị đánh cắp, truy cập trái quyền, rò rỉ thông tin mật, sửa thông tin khi chưa có sự cho phép.
Nếu quy mô nhân sự lên đến hàng nghìn người thì quản lý thông tin nhân sự bằng Excel không phải là giải pháp tối ưu.
Quản lý thông tin nhân sự bằng phần mềm chuyên nghiệp
Khắc phục những nhược điểm của Excel, phần mềm quản lý thông tin nhân sự được đánh giá là lựa chọn tốt nhất dành cho doanh nghiệp trong thời đại chuyển đổi số.
Ưu điểm:
- Thiết kế, cấu hình, tính năng quản lý nhân sự được sắp xếp khoa học, liên kết dữ liệu thông minh. Hệ thống hoạt động ổn định nhằm mang lại hiệu quả về mặt quản lý thông tin nhân sự.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý hơn nhiều so với lưu trữ bằng bản cứng hay Excel.
- Liên kết tự động với chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ trên cùng một phần mềm.
- Truy xuất thông tin của từng nhân sự bằng các công cụ được tích hợp sẵn một cách nhanh chóng chỉ trong một nốt nhạc.
- Cho phép quản lý theo dõi, truy xuất dữ liệu trực tuyến vì mọi dữ liệu được cập nhật liên tục trên đám mây.
- Nhà phát triển phần mềm/app quản lý nhân sự cam kết hệ thống bảo mật cơ sở dữ liệu và chính sách bảo mật nghiêm ngặt. Chỉ khi được phân quyền mới có thể truy cập vào hệ thống.
- Bên cạnh tính năng quản lý hồ sơ nhân sự, các phần mềm còn tích hợp thêm chấm công, tính lương, chia ca làm việc, quản lý công việc, đánh giá hiệu suất.
Điểm hạn chế duy nhất của phần mềm đó chính là doanh nghiệp phải trả một khoản chi phí để mua và duy trì hàng tháng/hàng năm.
ACheckin – Giải pháp Số hóa hồ sơ nhân viên tối ưu nhất
ACheckin là giải pháp tự động quản lý nhân viên với 2 tính năng nổi bật là Số hóa hồ sơ nhân viên và Quản lý trạng thái nhân viên ngay trên app.
Với tính năng Quản lý nhân sự của ACheckin, doanh nghiệp có thể:
– Bắt kịp xu hướng “Văn phòng không giấy”
– Bảo mật thông tin nhân sự tuyệt đối
– Dễ kiểm soát trạng thái làm việc của nhân viên cấp dưới
ACheckin tự hào đã đồng hành cùng hơn 3500 doanh nghiệp hàng đầu như LG, Vua Nệm, Jollibe, Best Express, SkinFood. Với sự cải tiến không ngừng, chúng tôi luôn sẵn sàng mang tới một giải pháp chấm công thông minh, sử dụng dễ dàng, triển khai thuận tiện, tối ưu chi phí, phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, ngay cả doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.
Quý doanh nghiệp quan tâm tới giải pháp Quản lý hồ sơ nhân viên của ACheckin, vui lòng LIÊN HỆ hotline 088 868 4366 hoặc ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ bên dưới:
