App quản lý công việc nhóm có lợi ích như thế nào đối với người quản lý? Chúng bắt buộc phải có những tính năng nào thì mới được đánh giá là hiệu quả?
Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay sau đây nhé.
Lợi ích của việc dùng app quản lý công việc
Trong thời đại công nghệ 4.0, các ứng dụng quản lý công việc ra đời ngày càng nhiều giúp minh bạch hóa trách nhiệm giữa quản lý với nhân viên và giúp Người quản lý lên kế hoạch rõ ràng trên một nền tảng.
Cụ thể:
Với nhân viên:
- Nhìn tổng quan các công việc, không bị bỏ sót
- Biết được đâu là công việc cần ưu tiên
- Phân bổ thời gian hiệu quả
- Phối hợp cùng mọi người để hoàn thành công việc.
Đối với Nhà quản lý:
- Lên kế hoạch tổng quan dự án, công việc của các bộ phận
- Sắp xếp, phân bổ các nguồn lực hợp lý
- Kịp thời thay đổi, điều chỉnh, xử lý phát sinh
- Đánh giá hiệu quả
- Tất cả các dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn, năng suất lao động cao, nguồn nhân lực phân bổ hợp lý
- Là căn cứ để đưa ra kế hoạch và dự án tiếp theo
Tính năng phải có trong ứng dụng quản lý công việc nhóm
Bất kỳ một phần mềm hay ứng dụng nào cũng đều có tính năng riêng biệt hướng tới từng đối tượng người dùng khác nhau. App để quản lý công việc nhóm cũng vậy, chúng cần phải có tối thiểu những tính năng sau đây.
Cộng tác
Trong làm việc nhóm, việc giao tiếp (offline và hay online) giữa các thành viên là yếu tố không thể thiếu được. Vì thế, trên app cần phải có tính năng này để Người quản lý phân công và góp ý công việc, các nhân viên có thể giao tiếp, bàn bạc, hỗ trợ, phối hợp một cách nhịp nhàng.
Do đó phần mềm – ứng dụng quản lý công việc phải tích hợp các tính năng tạo việc, giao việc, đánh giá, thông báo, theo dõi công việc, chat – bình luận, tích hợp thêm một số tiện ích như lịch, email…
Lập kế hoạch và theo dõi trạng thái
Một app quản lý công việc hiệu quả cần phải thuận tiện cho nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù từng công việc, workflow dự án đồng thời giúp theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực. Bạn có thể thấy tính năng này thể hiện trên biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban – tiến độ công việc một cách trực quan.
Báo cáo
Báo cáo là một trong số những tính năng vô cùng quan trọng cần phải có của bất kỳ một app quản lý công việc hàng ngày hay app quản lý công việc cá nhân nào.
Trên đây sẽ báo cáo chi tiết, trực quan về công việc của từng thành viên trong dự án, tiến độ triển khai ra sao, còn phần nào chưa hợp lý…. Từ đó người quản lý sẽ cân nhắc điều chỉnh và phân bổ nguồn lực sao cho hiệu quả.
Phân quyền sử dụng
Người A, người B có vai trò gì trong dự án. Đây gọi là tính năng phân quyền sử dụng để đảm bảo kỷ luật trong Doanh nghiệp.
Đánh giá dự án hàng ngày, hàng tháng
Đây cũng là một trong số tính năng cần thiết ở app quản lý công việc nhóm. Mỗi người sẽ tự đánh giá xem trong ngày hôm nay mình đã làm được bao nhiêu phần trăm công việc, đã hoàn thành đủ hay chưa?….. góp phần nâng cao năng suất và tăng tính cạnh tranh giữa các thành viên với nhau.
Bên cạnh đó, một số ứng dụng còn tích hợp thêm các tính năng thú vị khác. Ví dụ như ACheckinchẳng hạn. ACheckin có thêm tính năng đặt phòng họp, quản lý tài nguyên doanh nghiệp, quản lý tài sản, chấm công, xây dựng văn hóa…. hỗ trợ rất tốt trong công việc đặc biệt với những người làm công việc Quản lý chung.
Trên đây là lợi ích cũng như các tính năng cơ bản cần phải có của một ứng dụng quản lý công việc nhóm. Hãy cân nhắc, trải nghiệm thật kỹ trước khi lựa chọn nhé.
Mời bạn đọc xem thêm:
10 app quản lý công việc trên iPhone, cái nào hiệu quả nhất?
