Sử dụng công nghệ trong giao tiếp nội bộ không cứ đơn giản là tải công cụ và xem mọi thứ tự do phát triển. Giao tiếp online luôn có cơ hội cho việc hiểu lầm. Và cũng như với mọi công cụ làm việc khác, mọi người phải dùng nó đúng cách.
Một số lỗi làm giảm hiệu quả giao tiếp nội bộ
Công nghệ đã trở thành một phần thiết yếu của chiến lược truyền thông nội bộ, giúp doanh nghiệp đưa ra những thông báo, thông tin, phân việc, cũng như lắng nghe phản hồi của nhân viên.
Ngay từ trước khi đại dịch khiến mọi công việc phải làm từ xa, và truyền thông số được đề cao, thì giao tiếp trong môi trường công sở đã bị thay đổi nhờ công nghệ. Một số doanh nghiệp còn sử dụng công cụ chatbot để trả lời những câu hỏi thông thường từ nhân sự. Nhắn tin qua mạng xã hội, ứng dụng chat lại là cách giao tiếp chính mới giữa nhà tuyển dụng và ứng viên, cũng như nhân viên với nhau, bỏ qua cả email.
Có rất nhiều lỗi trong truyền thông nội bộ thường xảy ra mà có ảnh hưởng xấu tới tổ chức, như làm giảm tinh thần làm việc, giảm hiệu quả lao động hay tăng tỷ lệ nghỉ việc như
- Sử dụng công cụ quá lỗi thời
- Không có chiến lược truyền thông nội bộ
- Không thu thập, hoặc có thu thập nhưng không chú trọng phản hồi của nhân viên
- Cứng nhắc trong sử dụng các công cụ
Lời khuyên để tăng hiệu quả thông báo và truyền thông nội bộ
Sử dụng nhiều kênh giao tiếp
Một số nhân viên thấy thoải mái hơn khi trao đổi qua điện thoại, một số thì lại thích sử dụng các ứng dụng chat. Điều này cũng áp dụng với cả những cuộc trao đổi công việc hoặc nói chuyện thông thường ở nơi làm việc.
Hơn nữa, mỗi kênh giao tiếp, mỗi ứng dụng, công cụ trao đổi lại có những tính năng riêng phù hợp với từng tính chất của cuộc nói chuyện. Bởi vậy, hãy cho nhân viên có thể sử dụng nhiều kênh giao tiếp. Tuy nhiên, không nên dùng dàn trải các kênh, con số tối đa là 3 công cụ giao tiếp nội bộ. Từng nhóm dự án hoặc bộ phận cần thống nhất 1 kênh để giao tiếp, tránh việc lỡ hay trôi thông tin.
Nhiều doanh nghiệp thường đưa ra phương án cấm hoàn toàn mạng xã hội khỏi kênh giao tiếp nội bộ trong thời gian làm việc. Nhưng đây không phải là phương án tối ưu để tránh gây xao nhãng. Mạng xã hội có nhiều sự tiện lợi và cần thiết trong công việc, chưa kể nhân viên có thể có tâm lý “càng cấm càng dùng”.
Đa dạng hình thức truyền tải
Đặc biệt với những thông tin từ công ty tới nhân viên, đa dạng hình thức càng trở nên cần thiết. Sử dụng 1 công cụ duy nhất không chỉ gây nhàm chán mà còn dẫn tới quá tải thông tin. Những nội dung cần thiết sẽ không đến được với mọi người.
Thông tin quan trọng như sự kiện, thông báo liên quan tới quy định, chính sách công ty cần được đầu tư hơn về mặt hình thức như hình ảnh hay video hay cho chữ bình thường. Hơn nữa, các công cụ truyền tải cũng cần được làm mới và cập nhật thường xuyên. Email, chat hay thông báo trên nhóm nhiều khi đã quen thuộc, trở nên kém hấp dẫn với nhân viên. Các hình thức như bảng tin nội bộ trên ứng dụng, gửi thông báo (notification) trên điện thoại hay màn hình trong thang máy đang được nhiều công ty lựa chọn để bổ sung bên cạnh hình thức truyền thống.
Dự trù truyền thông trong khủng hoảng
Theo báo cáo khảo sát về hiệu quả làm việc từ xa của ACheckin (công bố tháng 5/2020), nhân viên tại công ty duy trì truyền thông và giao tiếp nội bộ có hiệu quả làm việc tốt hơn ở những công ty khác.
Bởi vậy, doanh nghiệp cần duy trì hoạt động truyền thông nội bộ trong mọi tình huống. Nhân viên cần nắm được đầy đủ thông tin một cách trực tiếp để tránh sự lo lắng hay hiểu lầm không đáng có.
Ví dụ như, với thảm họa tự nhiên như lũ lụt hay mưa bão – ảnh hưởng tới khả năng đi lại, di chuyển của nhân viên hay mức độ thoải mái để làm việc – doanh nghiệp có thể truyền thông tới nhân sự qua các kênh mạng xã hội, nền tảng giao tiếp trên di động, để có thể nắm bắt được tình hình của mọi người.
Chú ý đến quá tải thông tin
Đây là lưu ý cần được quan tâm. Bởi hiện tại, mỗi ngày nhân viên đối mặt với vô vàn nguồn thông tin khác nhau, dẫn tới quá tải thông tin. Bởi vậy, tần suất và cách thức sử dụng kênh giao tiếp nội bộ cần được lưu ý. Một cách hiệu quả đó là có sự phân loại thông tin theo từng kênh và tần suất.
Ví dụ về cách phân loại thông tin trong doanh nghiệp:
- Email: thông tin quan trọng, cần lưu trữ. Chỉ gửi khi cần thiết
- Telegram, Skype: trao đổi công việc, gửi tài liệu, dễ tìm kiếm lại. Có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi.
- Facebook, Zalo: trao đổi nội dung cần cập nhật thường xuyên, có thể ngoài công việc, mọi lúc, mọi nơi
- Bảng tin trong app nội bộ: hoạt động và tương tác nội bộ, đăng các nội dung về sự kiện, hoạt động chung.
- Noti điện thoại: nội dung quan trọng, cần thông báo nhanh, đến toàn bộ hoặc 1 số người cụ thể
ACheckin là một trong những ứng dụng hỗ trợ truyền thông nội bộ và triển khai hoạt động chung hiệu quả bên cạnh tính năng cơ bản như quản lý nhân sự, dự án, tài sản. Tham khảo về ACheckin tại đây.
