Nhiều doanh nghiệp quyết định lựa chọn các phần mềm quản lý dự án tốt để tối đa hoá hiệu quả hoạt động vận hành công việc. Tuy nhiên, không phải nhà quản trị nào cũng biết làm sao để lựa chọn ứng dụng quản lý tốt nhất. Cùng ACheckin tìm kiếm câu trả lời nhé
Đặc điểm của một phần mềm quản lý dự án tốt
Đa nền tảng
Phần mềm quản lý công việc đa nền tảng có thể giúp mọi người trong dự án nắm bắt mọi lúc mọi nơi. Khi ứng dụng khả dụng trên nhiều nền tảng, việc quản lý và cập nhật tiến độ công việc cũng trở nên dễ dàng và tiện dụng hơn.
Quy trình quản lý
Quy trình quản lý trong phần mềm phải rõ ràng, minh bạch để người sử dụng triển khai một cách rõ ràng. Ngoài ra, các tiêu chi để theo dõi tiến độ thực hiện dự án cũng cần thể hiện đầy đủ trên phần mềm theo logic nhất định. Một số tiêu chí cơ bản cần có đó là:
- Nội dung công việc
- Thời hạn thực hiện
- Người phụ trách
- Trạng thái thực hiện
Ngoài ra, một số tiêu chí khác để người dùng cân nhắc lựa chọn phần mềm quản lý dự án tốt như:
- Tích hợp các công cụ ngoài như HRM, lưu trữ file,…
- Có môi trường để nhân viên trao đổi hoặc đóng góp cho nhau
- Hiển thị các dạng biểu đồ, timeline,…
- Báo cáo, thống kê tự động hoặc thủ công theo thời gian.
Phân quyền rõ ràng
Nhiều người thường bỏ qua tiêu chí này mặc dù nó có tầm quan trọng nhất định. Phân quyền truy cập từng nội dung trong quản lý dự án giúp đảm bảo mức độ bảo mật và tiết kiệm nguồn lực. Nhân viên chỉ cần truy cập và thay đổi những nội dung công việc mình phụ trách hoặc liên quan. Các dữ liệu khác cần thiết phải hiển thị để tránh xao lãng công việc hay loãng thông tin.
Với các cấp quản lý, phân quyền truy cập từng nội dung trong phần mềm giúp quản lý thuận tiện hơn. Quản lý không bị quá tải thông tin bởi những công việc không nằm trong tầm kiểm soát và vận hành của mình. Bên cạnh đó, nó cũng bảo mật thông tin giữa các đội nhóm hay công ty con.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý công việc
Tính năng
Các phần mềm quản lý công việc trên thị trường hiện tại đa dạng về mọi mặt, đặc biệt là tính năng. Nhà quản trị nên cân nhắc lựa chọn những tính năng có thể giải quyết vấn đề đang diễn ra tại doanh nghiệp. Không nên tham lam chọn ứng dụng có nhiều tính năng. Không tận dụng hết phần mềm gây lãng phí và loãng thông tin.
Độ bảo mật
Phần mềm quản lý dự án chứa nhiều thông tin liên quan tới nhân sự và nội dung công việc. Vì vậy, độ bảo mật là yếu tố nên được chú trọng. Có thể nhiều nhà quản trị khẳng định họ tin tưởng nhân viên của mình. Tuy nhiên, những lỗ hổng về bảo mật không hoàn toàn do nhân viên mà có thể nằm ở phần mềm. Hãy lựa chọn ứng dụng mà nhà phát triển sẵn sàng đảm bảo về mức độ bảo mật cho bạn.
Giá cả
Đương nhiên tiêu chí này cần được đưa vào xem xét. Tuy nhiên, nhiều người nghĩ rằng phải mất tiền thì ứng dụng chạy mới tốt. Hiện nay có nhiều phần mềm quản lý dự án free hiệu quả để doanh nghiệp lựa chọn. Đương nhiên ngoài bản miễn phí, bản trả phí nhà phát triển mang tới với nhiều tính năng nâng cao hơn. Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn quy mô nhỏ, nhu cầu không quá cầu kì, bản miễn phí là lựa chọn phù hợp và tiết kiệm.
3 phần mềm quản lý dự án free được dùng nhiều nhất
Gợi ý một số phần mềm ứng dụng miễn phí và phổ biến dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Trello
Trello vốn được nhiều người dùng lựa chọn bởi sự đơn giản và tiện lợi. Các công việc được cập nhật dưới dạng bảng Kanban. Sử dụng Trello vô cùng đơn giản với thao tác kéo – thả. Trello đáp ứng được nhu cầu của từng nhóm làm việc trong doanh nghiệp với số lượng dưới 15 nhân viên. Mọi thành viên đều dễ dàng nắm bắt được các đầu công việc của mình và của thành viên khác.
Cách thức hoạt động đơn giản, dễ hiểu, miễn phí cùng giao diện thân thiện trên mọi nền tảng là điểm mạnh của Trello. Nhưng với những doanh nghiệp có quy mô lớn, nhu cầu tìm kiếm một phần mềm quản lý công việc tổng quát và có tính “phức tạp” hơn thì đây không phải lựa chọn phù hợp cho dù có sử dụng gói nâng cao.
ACheckin
Phần mềm ACheckin tập trung vào quản lý dự án theo nhân sự và quy trình hiệu quả. Điểm mạnh của ACheckin là phân quyền rõ ràng, quản lý từ trên xuống dưới minh bạch. Leader dự án dễ dàng tạo các công việc và thêm nhân sự với từng vị trí phù hợp. Các nội dung này sẽ hiển thị ở mục nhiệm vụ cần làm của nhân viên trên ứng dụng.
Các công việc đến hạn và lịch họp sẽ được nhắc nhở qua điện thoại đến nhân viên để đảm bảo tiến độ thực hiện. Sau khi hoàn thành, nhân viên có thể đánh giá thời gian phân bổ cho từng dự án để quản lý đánh giá và nghiệm thu. Phần mềm hiện có gói basic miễn phí với đầy đủ chức năng liên quan tới dự án để trải nghiệm.
Link tải app miễn phí cho iOS và Android tại: https://acheckin.vn/download
Wrike
Những doanh nghiệp cần phần mềm có tính “phức tạp” hơn có thể tham khảo Wrike. Triển khai quản lý một dự án vừa và nhỏ nhanh chóng là điểm mạnh của Wrike. Nhà quản trị không cần phải tìm hiểu hệ thống mới và phức tạp.
Các tính năng hỗ trợ quá trình làm việc như giao việc, bình luận, liên kết nhiệm vụ với các dự án là điểm cộng của phần mềm. Bên cạnh đó, quản lý dễ dàng đặt thời hạn cho công việc theo từng đơn vị (khoảng thời gian, % hoàn tất,..). Chế độ xem dự án theo biểu đồ Gantt, theo Workload của từng nhân sự, Wrike giúp nhà quản lý tối ưu nguồn lực vô cùng hiệu quả.
Tuy nhiên, hãy xem xét liệu phiên bản miễn phí có đủ với tổ chức của bạn vì mức thu phí của phần mềm so với mặt bằng chung cao hơn.
Trên đây là những tiêu chí cơ bản nhất giúp bạn có thể lựa chọn được phần mềm quản lý dự án tốt và hiệu quả trong mọi thời điểm. Chúc bạn may mắn!
