Khi nào doanh nghiệp nên dùng phần mềm chia ca làm việc?

Trước đây, chia ca kíp làm việc trên giấy hoặc trên các file Excel được áp dụng ở hầu hết các doanh nghiệp. Cho tới khi phần mềm chia ca làm việc ra đời và trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực, giấy hay Excel bị “bỏ xó”. Vậy khi nào là thời điểm thích hợp để doanh nghiệp sử dụng phần mềm?

Vốn dĩ, chia ca là công việc của bộ phận nhân sự hoặc người quản lý phòng ban. Họ có thể dùng nhiều công cụ, nhiều cách thức khác nhau. Miễn sao các ca làm việc không bị trùng, được phân bổ nhân sự hợp lý, đảm bảo hiệu suất công việc chung.

Tuy nhiên, chia ca kíp làm việc bằng cách thức cũ như giấy đăng ký ca, file Excel, dường như đã không còn phù hợp. Lý do vì chúng gây lãng phí nhân lực và tốn kém thời gian. Với những doanh nghiệp có số lượng trên 100 người, ít nhất phải có trên 2 nhân lực phụ trách chia, sắp xếp ca làm việc. Hơn nữa, sai sót là không thể tránh khỏi do có quá nhiều thao tác của con người can thiệp.

Với những điểm yếu của cách chia ca truyền thống và bối cảnh công nghệ mới phát triển, doanh nghiệp buộc phải dứt khoát lựa chọn giải pháp hiện đại hơn – phan mem chia ca lam viec

Khi nào doanh nghiệp nên dùng phần mềm chia ca?

Phần mềm chia ca làm việc là ứng dụng giúp phòng Nhân sự (HR) hoặc Giám sát nhân sự theo dõi lịch làm việc; sắp xếp ca làm; quản lý lịch làm việc hiệu quả, dễ dàng, nhanh chóng, ngay cả khi doanh nghiệp có nhiều ca làm khác nhau.

Khi nào doanh nghiệp nên dùng phần mềm chia ca làm việc?1

Phan mem chia ca lam viec

Quay trở lại với câu hỏi “khi nào doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm chia ca làm việc?”.

Đó là khi:

  • Người quản lý thiếu kinh nghiệm, chưa có nhiều chuyên môn trong việc sắp xếp các ca làm việc. Nhân sự không thể cân đối giữa thời gian làm và thời gian nghỉ của nhân viên. Tình trạng này thường xảy ra ở những doanh nghiệp mới thành lập, chưa đầu tư về nhân sự.
  • Sắp xếp ca làm việc không công bằng, rõ ràng dẫn đến mâu thuẫn, phàn nàn trong nội bộ.
  • Người quản lý muốn sắp xếp trước ca làm trong cả tuần, tháng cho toàn thể nhân viên. Nhu cầu này thường phát sinh khi người lãnh đạo có việc đột xuất cần nghỉ dài ngày.
  • Nhà quản lý muốn chia ca làm việc thông minh, đảm bảo công việc diễn ra trôi chảy; tạo điều kiện cho nhân viên chủ động đổi ca cho nhau.
  • Doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí về mặt nhân sự, thời gian; hạn chế tối đa sai sót không đáng có.
  • Doanh nghiệp càng có nhiều dự án, nhiều nhân sự, nhiều ca làm việc khác nhau thì lại càng muốn quản lý chia ca hiệu quả.

Ngành sản xuất, dịch vụ nào nên dùng phần mềm chia ca?

Một số ngành đặc thù sau đây nên sử dụng phần mềm chia ca:

– Lĩnh vực lĩnh vực sản xuất

– Ngành F&B (Food and Beverage Service) tức là ngành dịch vụ nhà hàng, khách sạn, khu du lịch, quán cà phê, quầy ăn uống.

– Chuỗi siêu thị, cửa hàng tiện lợi

– Các cửa hàng mỹ phẩm, thời trang

ACheckin – Phần mềm chia ca làm việc thông minh nhất

Trên thị trường xuất hiện tương đối nhiều công cụ chia ca, web sắp xếp lịch làm việc; ACheckin vẫn được hơn 3500 doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Giải pháp này giúp mọi công đoạn chia ca trở nên đơn giản, khoa học hơn; đảm bảo ca làm diễn ra liên tục thông suốt; nhân viên có thể chủ động đăng kí ca, xin phép xoay ca, đổi ca nhanh chóng.

Cụ thể, ACheckin sở hữu nhiều ưu điểm khác biệt:

– Thiết lập ca làm việc linh hoạt cho toàn thế nhân viên trong công ty. Ở trang quản trị CMS, bạn vào Quản lý nhân sự → Lịch làm việc → Danh sách ca làm việc. Tại đây bạn sẽ tạo các ca làm việc khác nhau bằng cách điền thông tin ca và nhân viên trong ca. 

phan mem chia ca lam viec acheckin 2

– Cho phép thêm nhân viên làm việc theo ca; thêm ca làm việc vào từng ngày cho nhân viên; xếp ca dành cho nhân viên mới.

– Đăng ký và duyệt ca làm trên ứng dụng; quản lý theo dõi các đơn đăng ký, đổi, xoay ca làm việc dễ dàng.

Khi nào doanh nghiệp nên dùng phần mềm chia ca làm việc?3

Khi nào doanh nghiệp nên dùng phần mềm chia ca làm việc?4

– Cảnh báo và nhắc nhở khi xảy ra lỗi trùng ca làm việc, phần mềm đảm bảo thời gian giữa 2 ca không bị chồng chéo.

– Trích xuất dữ liệu được lưu trữ trên phần mềm như file lịch sử chấm công hoặc ca làm việc vào bất cứ thời điểm nào.

Khi nào doanh nghiệp nên dùng phần mềm chia ca làm việc?5

ACheckin được thiết kế để đáp ứng với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp. Phần mềm chia ca làm việc miễn phí dùng thử trong 7 ngày. Sau đó, doanh nghiệp có thể đăng ký gói sử dụng lâu dài với nhiều tính năng nâng cao hơn.

LIÊN HỆ TƯ VẤN qua hotline 088 868 4366 hoặc ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ ACheckin ngay:

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here