HƯỚNG DẪN DOANH NGHIỆP CÁCH TÍNH LƯƠNG CƠ BẢN CHUẨN NHẤT 2023

Tính lương là một trong những mảng quan trọng nhất khi vận hành doanh nghiệp và cũng là nghiệp vụ khó nhất của người làm C&B (Compensation & Benefits). Cho dù là tổ chức lớn hay nhỏ, các vấn đề liên quan đến lương thưởng thường sẽ nhạy cảm và nhận được rất nhiều sự quan tâm của doanh nghiệp và người lao động.

Để quản lý và đưa ra những chiến lược phù hợp, các quy định, nguyên tắc tính lương cũng như các hình thức trả lương là những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần phải nắm thật chắc. Lương là sự trả công cho người lao động, trả cho những đóng góp của họ đối với doanh nghiệp. Bất kỳ ai, bất kỳ đối tượng nào, không phân biệt nam nữ, già trẻ… khi đi làm đều muốn được hưởng mức lương xứng đáng với công sức đã bỏ ra. Để tính được tiền lương chính xác thì cần phải có mốc ngày công chuẩn.

1. Tiền lương là gì?

• Định nghĩa:

Tiền lương là thù lao người lao động nhận được sau khi bỏ công sức và thời gian tại nơi làm việc, nó có thể là tiền mặt hay hiện vật. Điều này được thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động tùy thuộc vào vị trí và khối lượng công việc.

• Ý nghĩa:
  • Với người lao động: Là thước đo để đánh giá hiệu quả và giá trị mà người lao động mang lại, đóng góp cho tổ chức. Dựa vào cách thức tính lương của doanh nghiệp, thu nhập và mức sống của nhân viên có thể thay đổi: tăng hoặc giảm. Vì vậy, năng lực và hiệu quả làm việc có được đánh giá công bằng hay không luôn là yếu tố mà người lao động quan tâm.
  • Với doanh nghiệp: Lương thể hiện mức đãi ngộ với công nhân viên của doanh nghiệp. Xây dựng chính sách đãi ngộ thỏa đáng là điều mà doanh nghiệp phải cân nhắc kĩ lưỡng vì điều này có thể quyết định thái độ làm việc cũng như ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh.

2. Phân biệt lương cơ bản và lương cơ sở

“Lương cơ bản” và “lương cơ sở” là hai khái niệm liên quan đến lương của nhân viên trong một tổ chức hoặc công ty, nhưng chúng có ý nghĩa và cách tính khác nhau.

Lương cơ bản

Đây là một khoản tiền cố định được trả cho nhân viên trong mỗi kỳ lương, thường là theo tháng hoặc theo giờ. Lương cơ bản thường là mức lương tối thiểu mà một công ty hoặc tổ chức trả cho nhân viên có chức vụ tương ứng. Các khoản phụ cấp như phụ cấp chức vụ, phụ cấp đi lại, phụ cấp ăn trưa, phụ cấp nhà ở,… thường được tính dựa trên lương cơ bản của nhân viên.

Lương cơ sở

Đây là mức lương tối thiểu được quy định bởi pháp luật mà một công ty hoặc tổ chức phải trả cho nhân viên của mình. Mức lương cơ sở được quy định bởi chính phủ hoặc các cơ quan liên quan và thường thay đổi theo thời gian và địa điểm. Mức lương cơ sở thường được sử dụng để tính các khoản trợ cấp của nhân viên, ví dụ như trợ cấp thất nghiệp, trợ cấp xăng dầu, trợ cấp đào tạo,…

3. Quy định về ngày công chuẩn của Bộ lao động

Khoản 2 Điều 105 Bộ luật lao động 2019 quy định như sau:

Điều 105. Thời giờ làm việc bình thường

2. Người sử dụng lao động có quyền quy định thời giờ làm việc theo ngày hoặc tuần nhưng phải thông báo cho người lao động biết; trường hợp theo tuần thì thời giờ làm việc bình thường không quá 10 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần.

Nhà nước khuyến khích người sử dụng lao động thực hiện làm việc 40 giờ/tuần đối với người lao động.

Như vậy có thể tính được ngày công chuẩn tính lương trong 1 tháng sẽ là không quá 24 ngày hoặc 26 ngày.

Lưu ý khi tính ngày công

Công ty không được áp dụng ngày công chuẩn cố định là 26 ngày để tính lương cho người lao động bởi vì tính tiền lương phải căn cứ vào số ngày thực tế làm việc trong tháng đó. Và số ngày này thay đổi tùy thuộc vào số lượng các ngày trong tháng + tình hình làm việc thực tế.

– Tháng có 27 ngày thì ngày thứ 27 là ngày vượt khung (do cao hơn 1 ngày so với ngày công chuẩn). Nếu lao động nghỉ phép 1 ngày (thuộc thuộc trường hợp nghỉ phép không lương) thì họ vẫn được nhận đủ số lương theo hợp đồng lao động do vẫn đủ 26 ngày. Nhưng nếu thực tế số ngày lao động bình thường trong tháng là 27 ngày thì lương ngày thứ 27 sẽ được tính = Tiền lương trong hợp đồng lao động/tối đa không quá 26 ngày.

– Tháng có 24 hoặc 25 ngày làm việc bình thường: Đơn giá 1 ngày công = Lương trên hợp đồng lao động / tối đa không quá 26 ngày x 24 (25) ngày = lương phải trả cho người lao động

Nếu chia cho 27 ngày hoặc nhiều hơn là vi phạm pháp luật.

– Với những tháng số ngày công nhỏ hơn ngày công chuẩn 26 ngày thì người lao động sẽ nhận được mức lương thấp hơn lương thỏa thuận trong hợp đồng do không đủ ngày công chuẩn.

4. Xác định các khoản phụ cấp và trợ cấp

Phụ cấp và trợ cấp là một phần quan trọng của các khoản thu nhập cho nhân viên trong một doanh nghiệp. Đây là các khoản chi tiêu bổ sung cho lương cơ bản và thường được trả cho nhân viên để giúp họ đối phó với các chi phí phát sinh trong công việc.

Các loại phụ cấp và trợ cấp có thể bao gồm:

• Phụ cấp chức vụ:

Phụ cấp chức vụ là một khoản tiền mà doanh nghiệp trả thêm cho nhân viên đang giữ chức vụ quan trọng hơn so với những người lao động khác. Khoản phụ cấp này giúp cho việc giữ người giỏi, thăng tiến nhanh và giữ vị trí quan trọng trong công ty. Thông thường, phụ cấp chức vụ được tính theo mức phù hợp với các chức vụ từ cao đến thấp, ví dụ như giám đốc, trưởng phòng …

• Phụ cấp đi lại:

Phụ cấp đi lại là một khoản tiền phụ cấp cho nhân viên để bù vào chi phí đi lại trong quá trình làm việc, bao gồm phí xăng, phí đỗ xe, phí taxi hoặc các chi phí khác.

• Phụ cấp ăn trưa:

Phụ cấp ăn trưa là một khoản hỗ trợ cho chi phí ăn trưa của nhân viên. Đây là một trong những khoản phụ cấp phổ biến nhất, đặc biệt trong các công ty lớn hoặc các ngành nghề có tính chất công việc đòi hỏi nhân viên phải di chuyển xa hoặc ở lại công ty trong giờ nghỉ trưa.

• Phụ cấp nhà ở:

Phụ cấp nhà ở là khoản tiền để hỗ trợ chi phí thuê nhà hoặc tiền thuê nhà trọ khi làm việc cho doanh nghiệp. Đây là một trong những khoản phụ cấp được nhiều doanh nghiệp áp dụng để thu hút nhân viên giỏi, tăng khả năng cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh khác.

• Trợ cấp y tế:

Trợ cấp y tế là khoản tiền hỗ trợ chi phí chăm sóc sức khỏe của người lao động. Trợ cấp y tế thường bao gồm các khoản chi phí như chi phí khám bệnh, chi phí thuốc, chi phí xét nghiệm, chi phí điều trị, chi phí nha khoa, v.v.

Công thức tính phụ cấp và trợ cấp có thể được tính dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm kinh nghiệm làm việc, chức vụ, vị trí công việc và các yếu tố khác.

Trong quá trình tính toán, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các khoản phụ cấp và trợ cấp được trả đúng với quy định của pháp luật, giúp nhân viên có đủ chi phí sống và làm việc một cách thuận tiện. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng các khoản phụ cấp và trợ cấp không được tính vào lương cơ bản khi tính các khoản phí bảo hiểm và các khoản chi phí khác.

5. Xác định các khoản giảm trừ

Đây là một số khoản giảm trừ thường gặp trong lương cơ bản của nhân viên:

• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): là khoản tiền được khấu trừ từ thu nhập của nhân viên theo quy định của pháp luật. TNCN sẽ phụ thuộc vào mức thu nhập của người lao động và các khoản giảm trừ được quy định pháp luật.
• Phí bảo hiểm xã hội (BHXH): là khoản tiền do nhà nước quy định phải đóng để bảo đảm quyền lợi cho người lao động khi có sự cố trong công việc, như tai nạn lao động, bệnh tật, hư hỏng cơ thể vì làm việc trong môi trường độc hại, nguy hiểm…
• Phí bảo hiểm y tế (BHYT): là khoản tiền do nhà nước quy định phải đóng để bảo đảm quyền lợi cho người lao động khi có bệnh tật, cần điều trị tại các cơ sở y tế được phép.
• Phí Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): là khoản tiền do nhà nước quy định phải đóng để bảo đảm quyền lợi cho người lao động khi mất việc làm.
• Các khoản khấu trừ khác như các khoản đóng BHXH bổ sung, BHTN bổ sung, bảo hiểm nhân thọ, đóng tiền quỹ hưu trí hoặc các khoản giảm trừ khác được quy định bởi pháp luật.

6. Các hình thức tính lương – trả lương phổ biến

Với những hình thức làm việc và vị trí khác nhau sẽ có những cách tính lương nhân viên khác nhau. Hiện nay, doanh nghiệp chủ yếu dựa vào 6 kịch bản lương cơ bản sau đây để tính lương cho người lao động.

6.1 Tính lương cơ bản theo thời gian

Đây có thể xem là cách tính lương phổ biến nhất hiện nay. Để có thể áp dụng hình thức này, bạn cần nắm được lương cơ bản, phụ cấp và ngày công thực tế. Có 2 cách tính như sau:
– Nếu doanh nghiệp không quy định ngày công chuẩn: Lương = Mức lương cơ bản + phụ cấp (nếu có)/ngày công chuẩn theo tháng x ngày công thực tế.
– Nếu doanh nghiệp quy định ngày công chuẩn: Lương = Mức lương cơ bản + phụ cấp (nếu có)/26 x ngày công thực tế.

• Hướng dẫn cách tính lương theo ngày công dễ hiểu nhất
• Cách tính lương tăng ca chính xác theo Bộ luật Lao động

6.2 Tính lương theo sản phẩm

Hiểu đơn giản thì lương theo sản phẩm tức là làm bao nhiêu hưởng bấy nhiêu, năng suất gắn liền với thù lao và dựa vào chất lượng, số lượng sản phẩm, phần trăm hoàn thành công việc để tính.

Công thức như sau: Lương cơ bản theo sản phẩm = Đơn giá x Số lượng sản phẩm.

6.3 Tính lương cơ bản theo doanh thu (hoa hồng)

Lương cơ bản theo doanh thu là cách tính tiền lương dựa trên doanh số mà cá nhân hoặc nhóm đã đạt được trong quá trình làm việc như: Trả lương/thưởng theo doanh số cá nhân, trả lương/thưởng theo doanh số nhóm và một số hình thức thưởng kinh doanh khác.

Doanh nghiệp thường áp dụng hình thức tính lương theo hoa hồng cho bộ phận kinh doanh, bán hàng. Tiền hoa hồng sẽ được thỏa thuận trước khi người lao động bắt đầu làm việc. Với cách tính lương này, mức lương hàng tháng của người lao động sẽ ít có sự ổn định vì phụ thuộc phần lớn vào doanh thu.

Công thức:

Lương (hoa hồng) = Lương cơ bản + % hoa hồng

Hình thức này cũng giúp tăng năng suất làm việc và sự cạnh tranh bởi cách tính lương này tương đối công bằng với mọi nhân viên

6.4 Tính lương theo hình thức lương khoán

Đây được xem là hình thức trả lương mang tính thời vụ vì tiền lương được tính theo đúng khối lượng công việc người lao động đã hoàn thành dựa trên thỏa thuận giữa các bên.

Công thức: Lương = Lương khoán x Tỷ lệ phần trăm hoàn thành công việc.

6.5 Tính lương 3P – hình thức mới nổi nhưng được ưa chuộng

Lương 3P là một hệ thống được thiết kế để trả lương dựa vào công lao và năng suất của nhân viên. Đây là cách để công ty khuyến khích nhân viên tối đa hóa khả năng và sự cống hiến của họ. Cấu trúc của 3P bao gồm:

• P1: position – lương theo vị trí/chức vụ
• P2: person – lương theo năng lực cá nhân
• P3: performance – lương theo hiệu suất công việc

Đọc thêm: Lương 3P và cách tính lương 3P cho nhân viên chính xác nhất

6.6 Lương theo ngạch bậc

Hình thức và cách tính lương theo ngạch bậc thường được phổ biến với ông viên chức, người lao động làm việc trong các cơ quan, doanh nghiệp của nhà nước hay lực lượng an ninh quốc phòng,… Nhà nước đã xây dựng thang bảng lương cụ thể để các tổ chức sử dụng. Nhiệm vụ của HR là áp dụng đúng bảng lương đó cho đúng đối tượng để xác định đúng hệ số lương.

Bước 1: Xác định bậc lương trong nhóm ngạch

Bước 2: Xác định hệ số lương tương ứng với mỗi bậc lương

Bước 3: Tính lương theo công thức: Mức lương = (Lương cơ sở x Hệ số lương) + Phụ cấp (nếu có)

Trong đó:

– Mức lương cơ sở: là mức lương tính theo tháng được điều chỉnh theo các văn bản pháp luật hiện hành (1.490.000 VND).

– Hệ số lương : được tính theo ngạch lương và bậc lương

7. Hướng dẫn cách tính lương tháng 13

7.1 Lương tháng 13 là gì ?

Lương tháng 13 là khoản tiền thưởng mà các nhân viên được trả vào cuối năm để thưởng cho sự cống hiến và nỗ lực làm việc của họ trong suốt năm. Đây là một khoản thu nhập khác ngoài lương chính và các khoản phụ cấp khác.

7.2 Cách tính lương tháng 13

Để tính lương tháng 13, bạn có thể tính như sau:

• Xác định lương cơ bản của nhân viên: Đây là số tiền mà nhân viên nhận được hàng tháng cho công việc của mình.
• Xác định thời gian làm việc của nhân viên trong năm: Tính số tháng hoặc ngày nhân viên đã làm việc trong năm, tính từ ngày bắt đầu làm việc đến ngày tính lương tháng 13.
• Tính tổng lương của nhân viên: Nhân số tháng hoặc ngày làm việc trong năm với lương cơ bản của nhân viên.
• Chia tổng lương của nhân viên cho 12: Kết quả chia sẽ cho bạn biết lương tháng trung bình của nhân viên trong năm.
• Nhân kết quả từ bước 4 với số tháng hoặc ngày nhân viên làm việc trong năm: Kết quả sẽ cho bạn biết lương tháng 13 của nhân viên.

7.3 Công thức chung

• Với người lao động đã làm đủ 12 tháng trở lên
  • Mức lương thưởng tháng 13 = Tiền lương trung bình 12 tháng
  • Ví dụ: Giả sử nhân viên A có lương cơ bản là 10 triệu đồng và đã làm việc trong 12 tháng trong năm. Tổng lương của nhân viên A trong năm sẽ là 120 triệu đồng (10 triệu x 12). Lương trung bình của nhân viên A trong năm sẽ là 10 triệu đồng (120 triệu đồng / 12 tháng). Vì nhân viên A đã làm việc đầy đủ trong 12 tháng, lương tháng 13 của anh ấy sẽ là 10 triệu đồng.

• Với người lao động làm chưa đủ 12 tháng
  • Mức lương thưởng tháng 13 = (Số tháng làm việc trong năm / 12) x Mức lương trung bình
  • Ví dụ: Nhân viên A làm chính thức từ tháng 07/2021 với mức lương cứng là 10 triệu đồng/tháng. Tính đến hết tháng 12/2021, thời gian nhân viên A làm chính thức là 06 tháng. Áp dụng công thức tính trên, mức lương thưởng tháng 13 mà nhân viên A nhận được như sau: Lương thưởng tháng 13 = 6/12 x 10 = 5 triệu đồng

Tuy nhiên, cách tính lương tháng 13 có thể khác nhau tùy theo quy định của từng công ty và quy định pháp luật tại địa phương, vì vậy bạn nên tham khảo kỹ trước khi tính toán và trả lương tháng 13 cho nhân viên.

8. Mức lương tối thiểu theo vùng 2023

• Đối với doanh nghiệp tư nhân:

Dựa vào điều 3 Nghị định 90/2019/NĐ-CP, mức lương tối thiểu được quy định theo từng vùng mà các doanh nghiệp tư nhân phải tuân theo như sau:

• Vùng I: Mức 4.420.000 đồng/tháng
• Vùng II: Mức 3.920.000 đồng/tháng
• Vùng III: Mức 3.430.000 đồng/tháng
• Vùng IV: Mức 3.070.000 đồng/tháng

Mức lương này đã bao gồm phụ cấp lương dùng để đóng BHXH và các khoản bổ sung khác.

• Đối với cơ quan nhà nước:

Với những doanh nghiệp, tổ chức trực thuộc nhà nước, người lao động được tính lương dựa trên hệ số lương và lương cơ sở. Bên cạnh đó, trình độ, bằng cấp, chức vụ sẽ là những yếu tố ảnh hưởng đến hệ số lương.

Mức lương cơ sở hiện nay:

• • Từ 01/07/2019 đến 30/06/2023: 1.490.000 VND / tháng
  • Từ 01/07/2023: 1.800.000 VND / tháng

9. Vấn đề thường gặp khi tính lương

Việc tính lương khá mất thời gian và không tránh khỏi những áp lực vô hình. Vì thế, bộ phận hành chính nhân sự rất dễ sai sót khi thực hiện nghiệp vụ này.

• Thiếu ngày công, sai sót trong việc ghi nhận giờ làm thêm, nghỉ phép,…
• Thiếu các khoản thưởng như: thưởng nóng, thưởng doanh số, kpi, phụ cấp,…
• Quy trình trả lương chưa khoa học, chưa rõ ràng và minh bạch cơ chế lương
• Trả lương chậm
• Hạn chế trong việc xây dựng cơ chế tăng lương, cơ chế thưởng
• Tốn nguồn lực và nhiều thời gian trong khi kết quả đầu ra chưa thực sự tối ưu

Doanh nghiệp có thể hạn chế những sai sót trên bằng một số tips sau đây:

• Ứng dụng công nghệ vào nghiệp vụ chấm công, tính lương để tranh sai sót do lỗi thủ công
• Thiết lập cơ chế, chính sách lương thưởng công khai, minh bạch, rõ ràng
• Xây dựng quy trình trả lương chuyên nghiệp
• Tham khảo ý kiến của chuyên gia để xây dựng chính sách đãi ngộ phù hợp, thu hút cũng như giữ chân nhân tài

10. Phần mềm tính lương ACheckin – giải pháp toàn diện cho HR và Kế toán

Để nâng cao hiệu suất làm việc cũng như tiết kiệm đến 50% thời gian của phòng hành chính nhân sự, sử dụng phần mềm tính lương là giải pháp doanh nghiệp nên cân nhắc.

Tính năng tính lương của phần mềm nhân sự ACheckin được thiết kế phù hợp với nhiều loại mô hình doanh nghiệp với mục đích tối ưu hiệu quả và độ chính xác của nghiệp vụ này.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm ACheckin

• Hỗ trợ đến 6 kịch bản tính lương với kho công thức đa dạng từ lương hoa hồng, thời gian, ngạch bậc đến lương 3P, lương sản phẩm chỉ với 1 lần thiết lập duy nhất.
• Tự động tính lương, trực tiếp tạo bảng lương, phiếu lương trên phần mềm. Đồng thời liên kết với dữ liệu chấm công để tránh xảy ra sai sót và gian lận
• Xoay ca, đổi ca dễ dàng
• Hỗ trợ ứng lương
• Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động trên nền tảng online
• Gắn kết nhân viên bằng bộ tính năng truyền thông nội bộ: team-building online, cá nhân hóa lời chào checkin, checkout,…
• Bộ tính năng quản lý văn phòng thông minh (canteen, phòng họp, hệ thống wifi) giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát nguồn lực
• Phần mềm thân thiện với người dùng

Sự tin dùng của 3500++ doanh nghiệp Việt là minh chứng cho chất lượng và dịch của ACheckin. Phần mềm nhân sự ACheckin mang đến giải pháp số hóa phòng nhân sự với chi phí rất cạnh tranh. Hãy để ACheckin chung tay, đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn. Đăng ký trải nghiệm miễn phí phần mềm ngay tại đây.