Do ảnh hưởng của Covid-19 mà nhiều doanh nghiệp quyết định cho nhân sự làm việc tại nhà để đảm bảo sức khoẻ mà vẫn duy trì được hoạt động chung. Nhưng làm thế nào để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả?
Đối với câu hỏi trên, các nhà quản lí vẫn miệt mài đi tìm những câu trả lời cho chính doanh nghiệp của họ. Việc quản lý hiệu quả là sự kết hợp của nhiều yếu tố bao gồm yếu tố con người & công nghệ nhưng con người vẫn là nhân tố chính. Dưới đây sẽ là một số cách quản lý nhân viên từ xa hiệu quả mà các doanh nghiệp đã và đang sử dụng.
Bí kíp để quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả
Phân chia mục tiêu và công việc cụ thể
Trước hết, để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả bạn nên phân chia công việc rõ ràng và đặt ra mục tiêu cho từng nhân viên. Điều này cũng giống như to-do-list hàng ngày. Hãy sắp xếp và chuẩn bị cho mỗi nhân viên một list công việc riêng và có kiểm tra vào cuối ngày. Bên cạnh những list công việc hằng ngày, bạn cũng nên đưa ra một số công việc cần làm trong 1 tuần hoặc nghiên cứu trong 2 tuần và nên nhớ hãy đưa ra deadline để tránh nhầm lần trong quá trình làm việc. Đặc biệt, bạn nên nói rõ mục tiêu trong thời gian làm việc từ xa là gì để cả team nắm được tinh thần và cùng nhau nỗ lực giải quyết.
Kiểm tra, đánh giá nhân viên linh hoạt
Khi quản lý nhân viên làm việc từ xa, các cấp lãnh đạo cần có một cái nhìn cụ thể và bao quát nhất. Không thể chỉ nhìn vào thời gian làm việc để đánh giá nhưng cũng không thể bỏ qua mà không giám sát. Các leader nên nhìn vào hiệu quả công việc và task list mà nhân viên của mình tự đề ra. Từ đó đánh giá dựa trên tinh thần tự giác. Lãnh đạo không nên liên tục kiểm tra mà hãy linh hoạt để nhân sự có một tâm thế thoải mái nhưng không quên nhiệm vụ.
Áp dụng thưởng phạt rõ ràng
Bên cạnh công tác kiểm tra, giám sát nhân viên một cách linh hoạt thì các nhà quản lý nên chú trọng đến vấn đề khen thưởng. Khen thưởng luôn là liều thuốc tinh thần tốt nhất trong một tập thể nhất là khi quản lý vắng mặt. Hãy đưa ra những tiêu chí đánh giá và khen thưởng hợp lí để vừa là động lực vừa để khích lệ tinh thần nhân viên và để họ thấy rằng sếp tuy ở nhà nhưng luôn quan tâm đến họ và nắm bắt được tình hình của tất cả mọi người. Từ đó, cạnh tranh trong môi trường làm việc vừa giúp hoàn thành công việc, vừa giúp bản thân của mỗi nhân viên được phát triển toàn diện hơn.
Tạo cho nhân viên thói quen sử dụng kênh giao tiếp nội bộ
Tránh việc nhân viên cảm thấy buồn chán, áp lực khi làm việc từ xa hãy tăng tương tác với cả team bằng cách thường xuyên liên lạc qua các kênh giao tiếp online như Facebook, Zalo hay Zoom. Bạn vừa có thể thăm hỏi được tình hình công việc của nhân viên vừa có thể giao việc trực tiếp nếu đó là việc gấp. Thói quen thường xuyên giao tiếp sẽ giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm và không còn cảm giác bị cô lập với mọi người.
Tận dụng tối đa công nghệ
Công nghệ phát triển đã giúp ích cho việc cho các cấp quản lý rất nhiều. Thay vì liên tục phải hỏi từng cá nhân thì nay, leader đã có những công cụ để nhận báo cáo từ nhân viên. Thay vì không thể gặp mặt trực tiếp thì nay nhờ video call leader có thể gặp mặt nhân viên của mình online. Không những thế công nghệ đã giúp ích rất nhiều trong việc sản xuất ra nhiều phần mềm, ứng dụng hỗ trợ việc quản lý từ xa trở nên hiệu quả hơn. Vì vậy công nghệ chính là những phát minh vĩ đại giúp ích cho con người.
Quản lý nhân viên từ xa bằng phần mềm, tại sao không?
Quản lý nhân viên bằng phần mềm nghe vừa lạ vừa quen. Vậy còn quản lý nhân viên từ xa bằng phần mềm? Hoàn toàn có thể vì nay đã có nhiều nhà sản xuất sáng tạo ra những ứng dụng giúp các leader quản lý nhân viên thật hiệu quả mà không tốn nhiều thời gian, công sức. ACheckin là phần mềm quản lý tài nguyên doanh nghiệp trong đó có chức năng quản lý từ xa ra đời với mục đích tối ưu hoá nguồn tài nguyên doanh nghiệp trong đó có con người. Vậy ACheckin có những ưu điểm gì?
Quản lý chính xác
ACheckin giúp xác định địa điểm làm việc từ xa của nhân viên theo thời gian thực giúp người quản lý nắm rõ môi trường làm việc của nhân viên nhằm đảm bảo hiệu suất công việc
Quy trình minh bạch
Quy trình quản lý chặt chẽ theo từng bước, mọi thao tác đều minh bạch. Mọi dữ liệu đều được công khai cho nhân viên người quản lý và bộ phận đối soát tránh những trường hợp gây khó hiểu cho người lao động. Mọi hoạt động đều được thể hiện theo thời gian thực.
Sử dụng dễ dàng
Phần mềm ACheckin đều tương thích với máy tính và điện thoại ( ở 2 hệ điều hành IOS và Android) do đó các bước từ xin nghỉ đến duyệt nghỉ hay duyệt chấm công đều được tối ưu hoá trên nền tảng di động để tránh việc máy móc công kềnh, không cần thiết.
Thống kê tự động
Mọi dữ liệu làm việc của nhân viên đều được thống kê tự động giúp nhà quản trị nắm bắt được tình hình nhân sự làm việc từ xa nhanh chóng , mọi lúc mọi nơi.
Phương thức quản lý thông minh
Hiện nay, ACheckin đang sử dụng 2 phương pháp quản lý nhân viên từ xa đảm bảo tính đa dạng và phù hợp với từng hoàn cảnh.
- Thứ nhất, báo cáo bằng hình ảnh. Nhân sự cứ 1 tiếng 1 lần sẽ chụp lại hình ảnh làm việc của mình với thời gian thực và địa điểm được xác định khi bật location từ đó leader dễ dàng nắm bắt và xác định được vị trí của nhân viên.
- Thứ hai, ACheckin sẽ thống kê biểu đồ sử dụng app và biểu đồ hoạt động của nhân viên từ đó quản lý có thể biết được nhân viên đã sử dụng từng khoảng thời gian của mình ra sao, làm những gì.
Với những thông tin trên, hi vọng hình thức làm việc từ xa trong và sau khủng hoảng sẽ được các doanh nghiệp áp dụng hiệu quả để giúp nhân viên linh động hơn về nơi làm việc mà vẫn đảm bảo kết quả thực hiện và mục tiêu đề ra.
