Lần đầu tiên chịu trách nhiệm hoạch định nguồn nhân lực sẽ khiến bạn cảm thấy đây là một quy trình khó khăn. Tuy nhiên nó không hẳn là như vậy. Việc này đã được chứng minh là sẽ có thể thực hiện thành công tại doanh nghiệp ở bất kỳ quy mô nào. Bạn có thể là doanh nghiệp vừa và nhỏ, kinh nghiệm có nhiều hoặc hạn chế – vẫn có thể hoạch định nguồn nhân lực thành công.
Cần cân nhắc điều gì trước khi bắt đầu hoạch định nguồn nhân lực?
Những điều bạn sẽ cần xem xét bao gồm:
- Chiến lược hiện tại của bạn là gì? Chiến lược của một doanh nghiệp sẽ cung cấp chỉ dẫn về các chức năng và hoạt động chính của nó, bao gồm cả các sản phẩm và dịch vụ sẽ được cung cấp. Điều này rất quan trọng trong việc hoạch định nguồn nhân lực của bạn vì nó sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
- Ai sẽ làm điều này? Chủ doanh nghiệp, người quản lý hay người ngoài doanh nghiệp?
- Bất kể quy mô nguồn nhân lực của bạn như thế nào, việc phân chia họ thành các loại vai trò, chức năng và kỹ năng khác nhau sẽ giúp bạn hiểu rõ và tập trung vào các khía cạnh nguồn nhân lực quan trọng nhất của doanh nghiệp
- Bạn đã có những thông tin gì về nguồn lực lao động của mình?
- Những thông tin nào bạn có thể thu thập một cách dễ dàng?
- Cách tốt nhất để giao tiếp với nhân viên của bạn và các bên liên quan là gì?
Điều quan trọng cần lưu ý là việc hoạch định nguồn nhân lực không phức tạp, nhưng nó thật sự cần sự suy nghĩ và tham gia của nhân viên.
Đọc thêm: Hoạch định nguồn nhân lực là gì và vì sao quan trọng?
Xác định thành viên tham gia nhóm hoạch định nguồn nhân lực
Một điều quan trọng nữa mà bạn cần cân nhắc là ai nên tham gia vào quá trình hoạch định nguồn nhân lực.
Nhóm hoạch định nguồn nhân lực là một đội cốt lõi sẽ tham gia vào việc thiết kế, thực hiện, giám sát và đánh giá kế hoạch.
Thêm vào đó là phải có sự cam kết và hỗ trợ từ các nhà lãnh đạo/chủ sở hữu doanh nghiệp cấp cao để đảm bảo rằng có sự phù hợp giữa kế hoạch nhân lực và phương hướng kinh doanh. Việc tham khảo thêm các ý kiến và dữ kiện đầu vào của các quản lý cấp trung và nhân viên cũng sẽ có lợi cho kế hoạch của bạn.
Chìa khóa thành công ở đây là xác định rõ vai trò và trách nhiệm đối với các hoạt động hoạch định nguồn nhân lực và đặt ra các thời hạn thực tế.
Khi thành lập một nhóm để thực hiện hoạt động này, hãy làm rõ cách bạn sẽ đạt được mục tiêu cuối cùng, cũng như ai là người cam kết thực hiện mục tiêu này.
Những điều cần cân nhắc
- Các bên liên quan của bạn là ai, dựa trên phạm vi và quy mô lập kế hoạch nguồn nhân lực của bạn?
- Vai trò của họ trong mối quan hệ với việc hoạch định nguồn nhân lực là gì?
- Ai là người ra quyết định chính?
- Làm thế nào để họ có thể tham gia hiệu quả nhất và họ có thể cam kết trong thời gian nào?
Đề xuất người tham gia
- Kết hợp đa dạng giữa cấp quản lý và nhân viên tại các phòng ban, cơ sở, khu vực,…
- Những nhà quản lý có nhu cầu tuyển dụng đặc biệt
- Một số nhân viên (cả mới và cũ)
- Nhóm có sự pha trộn đầy đủ về độ tuổi, giới tính, khu vực và văn hóa
- Những nhân viên có chuyên môn cụ thể cần thiết để hoạch định nguồn nhân lực
- Bộ phận nhân sự, tài chính, công nghệ,…
- Đại diện của bộ phận công đoàn
Bắt đầu quy trình với mục tiêu được xác định rõ ràng
Đặt mục tiêu rõ ràng, giải thích cho toàn bộ nhóm triển khai sẽ giúp bạn xác định một quy trình được điều chỉnh phù hợp với khung thời gian và mức năng lực.
Điều này cũng cung cấp thước đo thành công cho sáng kiến hoạch định nguồn nhân lực. Khi lập kế hoạch dựa trên bằng chứng, dữ liệu thu thập được có thể được sử dụng để định lượng và xác định lý do cho kết quả mà doanh nghiệp đang tìm kiếm.
Thu thập dữ liệu để đặt mục tiêu
Hoạch định nguồn nhân lực có thể được triển khai mà không cần sự trợ giúp của hệ thống đo lường hoặc nhân sự phức tạp. Tham vấn với các nhà quản lý hoặc cố vấn kinh doanh chính có thể mang lại hiệu quả tương tự như các hệ thống đo lường. Các nhà quản lý thường có câu trả lời cho việc hoạch định nguồn nhân lực, nhưng họ có thể gặp khó khăn trong việc trình bày rõ yêu cầu của mình. Đặt những câu hỏi phù hợp sẽ cho phép bạn hiểu những gì nhà quản lý đang cần. Nếu hiện tại bạn chưa có nhiều dữ liệu nhân sự, bạn có thể bắt đầu thu thập thêm mới để tăng thông tin về nguồn nhân lực hiện có của bạn theo thời gian.
Kết hợp kế hoạch kinh doanh và hoạch định nhân sự để tăng hiệu quả giữ chân nhân viên
Hoạch định nhân sự sẽ hiệu quả nhất khi bạn tích hợp nó với kế hoạch kinh doanh bình thường. Các doanh nghiệp cân đối chiến lược kinh doanh và nhân lực sẽ có vị thế tốt hơn khi tìm kiếm nhân lực trong hiện tại và tương lai. Việc cân đối các quy trình này sẽ đảm bảo rằng kế hoạch hoạch định nhân sự là mục tiêu tương lai và các kết quả được ưu tiên.
Sự cam kết của các thành viên tham gia cốt lõi là rất quan trọng
Không thể đánh giá thấp giá trị của những người tham gia cốt lõi, đặc biệt là khi phổ biến kế hoạch nguồn nhân lực vào trong doanh nghiệp. Các bên tham gia cốt lõi có thể bao gồm người quản lý doanh nghiệp, cố vấn kinh doanh, nhân viên và các nhóm đại diện của nhân viên, chẳng hạn như công đoàn.
Việc triển khai các chiến lược nhân sự sẽ hiệu quả nhất nếu tất cả các bên tham gia đều cam kết với quá trình này.
Hiểu đầy đủ về các thuật ngữ liên quan
Chúng tôi tổng hợp 6 thuật ngữ và cụm từ chuyên ngành về hoạch định nguồn nhân lực mà HR và những nhà quản lý cấp cao thường sử dụng. ACheckin khuyến khích bạn hiểu và sử dụng danh sách thuật ngữ này để có ngôn ngữ chung với toàn doanh nghiệp.
Tóm lại, hoạch định nguồn nhân lực là một nghiệp vụ quan trọng nhưng không quá phức tạp. Chỉ cần nắm chắc những điều cơ bản phải có trước khi bắt tay vào lập kế hoạch, bạn có thể thành công – ngay cả khi chưa có kinh nghiệm hoạch định nguồn nhân lực.
