Hồ sơ tổ chức là gì và những điều cần biết về hồ sơ tổ chức

Dù ở thời điểm nào, hồ sơ tổ chức vẫn luôn là một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp. Đồng thời, nó còn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhân sự. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về chủ đề này thì hãy tham khảo bài viết bên dưới đây.

Hồ sơ tổ chức là gì?

Hồ sơ tổ chức chính là nơi lưu trữ tất cả thông tin về tổ chức. Cơ bản, HSTC bao gồm: Xây dựng cây sơ đồ tổ chức phòng ban; thêm danh sách nhân viên; thêm nhân viên vào sơ đồ tổ chức (onboard); xóa nhân viên ra khỏi tổ chức (offboard).

Hồ sơ tổ chức là gì và những điều cần biết về hồ sơ tổ chức 1

Hồ sơ tổ chức sẽ giúp nhân viên mới dễ dàng nắm bắt tổng quan cách tổ chức doanh nghiệp. Hiểu vị trí và vai trò của mình đang nằm ở đâu trong tổ chức.

Vì sao tổ chức cần phải tạo và lưu trữ hồ sơ?

Đứng trên khía cạnh của một doanh nghiệp, ngoài hồ sơ nhân sự ra thì hồ sơ tổ chức đặc biệt quan trọng, ảnh hưởng lớn đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức đó.

Đối với doanh nghiệp:

  • Nơi lưu trữ toàn bộ thông tin của tổ chức. Bắt đầu từ lúc ra đời cho đến hiện tại bao gồm thông tin công ty; sơ đồ tổ chức; cơ cấu lãnh đạo; thông tin nhân sự để nhân viên hiểu rõ về doanh nghiệp.
  • Căn cứ chính xác để Ban lãnh đạo doanh nghiệp chủ động đưa ra quy chế, nhiệm vụ, quyết sách, đường lối phát triển ngắn hạn và dài hạn.
  • Cơ sở để phòng HR xây dựng kế hoạch phát triển hoặc cải tổ đội ngũ nhân sự, phòng ban, cơ cấu trong tổ chức.
  • Tiêu chuẩn mang tính khoa học, rõ ràng để đo lường năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường hiện nay như thế nào.

Hồ sơ tổ chức là gì và những điều cần biết về hồ sơ tổ chức 2

Vì nó có giá trị lưu trữ và sử dụng nên việc tạo và lưu trữ hồ sơ của tổ chức là hoạt động bắt buộc nếu tổ chức đó muốn tồn tại và phát triển lâu dài.

Đối với nhân viên:

Đối với nhân viên, doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức rõ ràng sẽ giúp:

  • Nắm rõ cấu trúc và hệ thống thứ bậc nội bộ
  • Biết được người cần báo cáo cũng như người cần liên hệ khi xảy ra vấn đề
  • Hỗ trợ làm rõ vai trò và trách nhiệm
  • Dễ dàng tìm kiếm thông tin liên hệ của nhân viên cấp dưới hoặc cấp trên
  • Nắm rõ thông tin về con đường thăng tiến trong tổ chức

Xem thêm:

Những lưu ý khi lưu trữ hồ sơ của tổ chức

Tạo mới, cập nhật, sửa đổi hay lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp là một trong những công việc đòi hỏi nhiều thời gian và nhân lực. Trong quá trình này, chuyên viên HR hoặc người chịu trách nhiệm tổ chức lưu trữ cần phải lưu ý:

  • Thông tin được ghi nhận trong hồ sơ phải đầy đủ, chính xác, rõ ràng
  • Sắp xếp hồ sơ gọn gàng, khoa học
  • Thường xuyên cập nhật, sửa đổi thông tin
  • Nên chọn cách lưu trữ bảo mật, an toàn, phù hợp và có thể chứa được nhiều dữ liệu

Hồ sơ tổ chức là gì và những điều cần biết về hồ sơ tổ chức 3

Trên đây là một số thông tin cơ bản nhất về hồ sơ tổ chức để bạn đọc có thể tham khảo thêm, từ đó ứng dụng vào công việc quản lý & giám sát của mình.

Công cụ Quản lý hồ sơ tổ chức tiêu chuẩn – ACheckin

Hồ sơ tổ chức là một phân hệ nhỏ trong phần mềm Quản lý nhân sự ACheckin. Với chức năng này, phần mềm có thể giúp phòng Nhân sự thực hiện 2 nhiệm vụ chính:

  • Xây dựng sơ đồ tổ chức
  • Onboard và offboard nhân viên

Sơ đồ tổ chức được trình bày dạng cây rất khoa học, dễ nhìn, dễ thao tác. Nhân viên được thêm mới hoặc xóa khỏi tổ chức nhanh chóng, chính xác.

Trong HSTC, ACheckin sẽ hiển thị đầy đủ cơ cấu tổ chức doanh nghiệp; số lượng nhân viên trong mỗi phòng ban; thông tin cơ bản của từng nhân viên; trạng thái hoạt động của nhân viên đó.

Ngoài ra, chi phí chỉ bằng 1/3 ly cà phê, nhưng phần mềm ACheckin sở hữu thêm 3 phân hệ cốt lõi:

  • Quản lý Hồ sơ nhân viên
  • Chấm công
  • Tính lương

Ngoài ra, giải pháp còn sở hữu rất nhiều tính năng nhỏ khác giúp chuẩn hóa nghiệp vụ phòng Nhân sự và nâng cao trải nghiệm nhân viên.

Nếu bạn quan tâm tới giải pháp ACheckin, vui lòng liên hệ với chúng tôi. ACheckin đã đồng hành cùng hơn 3000 doanh nghiệp trong câu chuyện chuẩn hóa vai trò quản trị nhân sự. Chúng tôi hy vọng sẽ tiếp tục được đồng hành cùng bạn.