Tính năng ACheckin

Hồ sơ nhân sự cần những gì? Đáp án dành cho người lao động

Là một HR mới hoặc một nhân viên chưa biết hồ sơ nhân sự cần những gì, vì sao doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ của người lao động, bài viết này sẽ dành cho bạn.

Hồ sơ nhân sự là nơi lưu trữ toàn bộ những thông tin về nhân sự như sơ yếu lý lịch; bảo hiểm; lương thưởng; chế độ phúc lợi; lịch sử công tác; kỹ năng chuyên môn; lịch sử nghỉ phép của nhân sự trong một tổ chức/doanh nghiệp.

Hồ sơ nhân sự cần những gì? Đáp án dành cho người lao động 1Hồ sơ nhân sự không chỉ đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý của Hành chính – Nhân sự, mà còn là căn cứ để làm bảng chấm công và tính lương. Do đó hồ sơ nhân sự cần phải được bảo quản cẩn thận, kỹ lưỡng, an toàn.

Những thông tin trong hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ trong bao lâu? Cùng khám phá trong bài viết Giải đáp thắc mắc: Hồ sơ nhân sự lưu trữ bao lâu?

Hồ sơ nhân sự cần những gì?

Hồ sơ nhân sự không cố định. Tùy vào từng vị trí, doanh nghiệp sẽ yêu cầu các loại hồ sơ khác nhau. Phân theo từng đối tượng lao động, cùng tìm hiểu xem hồ sơ nhân viên gồm những gì.

Với người lao động ở trong thời gian thử việc

Thông thường thì hồ sơ cần đầy đủ các giấy tờ như sau:

  • Đơn xin việc
  • Sơ yếu lý lịch được xác nhận bởi cơ quan có thẩm quyền
  • Chứng minh thư và hộ khẩu photo công chứng
  • Các loại bằng cấp, bảng điểm photo công chứng
  • Giấy khám sức khỏe

Hồ sơ nhân sự cần những gì? Đáp án dành cho người lao động 2

Với người lao động chính thức

Khi người lao động đã trở thành nhân viên chính thức, họ phải bổ sung thêm giấy tờ vào bộ hồ sơ thử việc trước đó. Lý do vì nhân viên chính thức cần yêu cầu cao hơn về giấy tờ.

Vậy, hồ sơ nhân sự cần lưu bao gồm:

– Hợp đồng lao động chính thức do bên phía doanh nghiệp biên soạn. Yêu cầu hợp đồng có đầy đủ chữ ký của cả người lao động và người sử dụng lao động.

– Các khoản mà doanh nghiệp sẽ đóng bảo hiểm cho người lao động. Mức đóng sẽ dựa trên tiền lương hàng tháng.

– Phụ lục hợp đồng lao động

– Quyết định nội bộ ví dụ như thay đổi chức vụ, thay đổi chế độ lương của người lao động.

Đối với một số những loại giấy tờ phát sinh khác đều cần có hai bản có đầy đủ chữ ký, lưu nội bộ doanh nghiệp.

Lưu ý:

Nếu lao động là người nước ngoài đang làm việc tại công ty thì phải chuẩn bị thêm visa lưu trú còn hạn; giấy phép lao động tại Việt Nam.

Nếu người lao động ở độ tuổi từ 15 đến 18, HR cần đảm bảo rằng đã có sự đồng ý giao kết hợp đồng bằng văn bản.

Hồ sơ nhân sự cần những gì? Đáp án dành cho người lao động 3

Với người lao động dưới 15 tuổi

Đối với trường hợp người lao động dưới 15 tuổi, doanh nghiệp cần yêu cầu giấy tờ sau:

– Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu photo công chứng của người đại diện theo pháp luật.

– Văn bản đồng ý để người đại diện theo pháp luật đứng ra giao kết hợp đồng cho mình của người lao động dưới 15 tuổi.

Với đầy đủ 2 loại giấy tờ trên, doanh nghiệp có thể sử dụng người lao động dưới 15 tuổi hợp pháp.

ACheckin – Giải pháp Số hóa hồ sơ nhân viên dành cho HR

Ở những doanh nghiệp lớn, số lượng nhân sự lớn, lượng thông tin và giấy tờ nhiều; việc lưu trữ hồ sơ nhân viên phải đặc biệt khoa học, chính xác.

Để làm được điều đó, ACheckin đã ra đời. Giải pháp làm rất tốt vai trò quản lý nhân viên với 2 tính năng nổi bật là Số hóa hồ sơ nhân viên và Quản lý trạng thái nhân viên.

Hồ sơ nhân sự cần những gì? Đáp án dành cho người lao động 4

Với tính năng Quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể:

– Bắt kịp xu hướng “Văn phòng không giấy”

– Bảo mật tuyệt đối thông tin nhân sự 

– Dễ kiểm soát trạng thái làm việc của nhân viên cấp dưới

ACheckin tự hào đã đồng hành cùng hơn 3500 doanh nghiệp hàng đầu như LG, Vua Nệm, Jollibe, Best Express, SkinFood. Với sự cải tiến không ngừng, chúng tôi luôn sẵn sàng mang tới một giải pháp chấm công thông minh, sử dụng dễ dàng, triển khai thuận tiện, tối ưu chi phí, phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, ngay cả doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.

Hồ sơ nhân sự cần những gì? Đáp án dành cho người lao động 5

Quý doanh nghiệp quan tâm tới giải pháp Quản lý hồ sơ nhân viên của ACheckin, vui lòng LIÊN HỆ hotline 088 868 4366 hoặc ĐĂNG KÝ TƯ VẤN để được chúng tôi chủ động liên hệ trong 24 giờ.

Kết luận: Thông qua bài viết trên đây, chúng tôi hi vọng bạn đọc đã có đáp án cho câu hỏi Hồ sơ nhân sự cần những gì? để kịp thời bổ sung giấy tờ để hoàn thiện hồ sơ của mình.

>>>> Xem thêm: Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự?

Bài viết liên quan

ACheckin: Ứng dụng xây dựng văn hoá tổ chức phổ biến nhất

Ứng dụng xây dựng văn hóa tổ chức đang là "từ khóa" hàng đầu được các CEO tìm kiếm hiện nay để phát triển...

Làm việc theo ca 8 tiếng và tất tần tật mọi điều bạn cần biết

Hầu hết doanh nghiệp tại Việt Nam đang áp dụng hình thức làm việc theo ca 8 tiếng nhằm đảm bảo sức khỏe cho...

Top 3 ứng dụng quản lý nhân sự trên iPhone tốt nhất nên tải về

Bạn đang cần tìm gấp một ứng dụng quản lý nhân sự trên iPhone hiệu quả, chính xác và dễ sử dụng? Vậy hãy...

Bài viết cùng chủ đề

Tăng ca đêm ngày thường sẽ được tính lương như thế nào?

Tăng ca là việc mang tính chất bắt buộc ở một số đơn vị do tính chất nghề nghiệp hoặc yêu cầu của công...

Cách xin nghỉ nửa ngày nhanh, chuyên nghiệp khiến Leader vui vẻ đồng ý

Vì một lý do nào đó mà bạn phải xin nghỉ nửa ngày làm việc? Xin bằng cách nào vừa nhanh vừa chuyên nghiệp...

Work at home và work from home: Giống và khác nhau chỗ nào?

Work at home hay work from home? Đâu là xu hướng làm việc hot nhất 2021? Liệu bạn đã hiểu đúng về hai cụm...

Bài viết mới nhất

6 thuật ngữ phải biết trong hoạch định nguồn nhân lực

Chúng tôi tổng hợp 6 thuật ngữ và cụm từ chuyên ngành mà HR và những nhà quản lý cấp cao thường sử dụng...

Xây dựng chiến lược 4 bước lấp đầy “lỗ hổng” nhân sự

Lỗ hổng nhân sự - hay nói chính xác hơn là là khoảng chênh lệch nguồn nhân lực - được hình thành khi lực...

Hoạch định nguồn nhân lực – làm sao để bắt đầu?

Lần đầu tiên chịu trách nhiệm hoạch định nguồn nhân lực sẽ khiến bạn cảm thấy đây là một quy trình khó khăn. Tuy...