Tính năng ACheckin

Gợi ý cách sắp xếp lịch làm việc theo ca 8h/ngày đơn giản

Có nhiều cách chia ca làm việc khác nhau tùy theo đặc điểm của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, nguyên tắc chung vẫn là đảm bảo sự phân chia công việc đồng đều, nâng cao năng suất và chất lượng lao động. Một trong số đó là cách sắp xếp lịch làm việc theo ca 8h/ngày được nhiều đơn vị áp dụng.

Ca làm việc là khoảng thời gian làm việc của người lao động. Một ca được tính từ khi bắt đầu nhận nhiệm vụ cho đến khi kết thúc và bàn giao nhiệm vụ cho người khác. Ca làm bao gồm cả thời gian làm việc và thời gian nghỉ giữa giờ.

Những lưu ý khi sắp xếp ca làm việc

Trong các doanh nghiệp, công việc sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên do phòng nhân sự HR đảm nhiệm. HR căn cứ vào Luật lao động và nội quy lao động để đưa ra lịch làm việc phù hợp nhất.

Gợi ý cách sắp xếp lịch làm việc theo ca 8h/ngày đơn giản 1

Đặc biệt là đối với doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất, ngành F&B (Food and Beverage Service), chuỗi siêu thị, cửa hàng tiện lợi thì sắp xếp lịch làm việc hợp lý, cân bằng về mọi mặt là nhiệm vụ được ưu tiên hàng đầu.

Cụ thể, khi xếp ca, HR bắt buộc phải tuân thủ theo quy định của Luật lao động. Điều 105 Bộ luật lao động 2019 quy định về thời giờ làm việc của lao động như sau:

Thời giờ làm việc bình thường

1. Thời giờ làm việc bình thường không quá 08 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần.

2. Người sử dụng lao động có quyền quy định thời giờ làm việc theo ngày hoặc tuần nhưng phải thông báo cho người lao động biết; trường hợp theo tuần thì thời giờ làm việc bình thường không quá 10 giờ trong 01 ngày và không quá 48 giờ trong 01 tuần.

Nhà nước khuyến khích người sử dụng lao động thực hiện tuần làm việc 40 giờ đối với người lao động.

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm bảo đảm giới hạn thời gian làm việc tiếp xúc với yếu tố nguy hiểm, yếu tố có hại đúng theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và pháp luật có liên quan.

Hướng dẫn cách sắp xếp lịch làm việc theo ca 8h/ngày

Có nhiều cách chia ca làm việc 8 giờ/ngày tương ứng với thời điểm bắt đầu và kết thúc khác nhau. Mục tiêu cuối cùng vẫn là bảo vệ sức khỏe cho người lao động, đảm bảo hiệu suất công việc, duy trì hoạt động sản xuất diễn ra liên tục.

Cách 1: Một ca/1 ngày

Cách này được áp dụng với hầu hết các doanh nghiệp hiện nay. Đây là những doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất chủ yếu vào ban ngày, hiếm có đơn hàng gấp, khách hàng làm giờ hành chính. Ví dụ như doanh nghiệp công nghệ thông tin, agency marketing, cơ quan hành chính nhà nước.

Gợi ý cách sắp xếp lịch làm việc theo ca 8h/ngày đơn giản 2

Kiểu chia ca này sẽ có các loại ca làm việc như sau:

– Ca làm việc bắt đầu vào lúc 7:30 và kết thúc vào lúc 5:00 chiều (nghỉ trưa 30 phút)

– Ca làm việc bắt đầu vào lúc 8:00 và kết thúc vào lúc 5:30 phút chiều (nghỉ trưa 1 tiếng)

– Ca làm việc sẽ bắt đầu vào lúc 8:30 và kết thúc vào lúc 6:00 tối (nghỉ trưa 1 tiếng)

– Ca làm việc sẽ bắt đầu vào lúc 9:00 và kết thúc vào lúc 6:30 giờ tối (nghỉ trưa 1 tiếng)

Cách 2: 3 ca 3 kíp

Thêm một cách sắp xếp lịch làm việc theo ca 8h/ngày dễ hiểu mà bạn có thể áp dụng đó là chia theo 3 ca 3 kíp. Cách này thường áp dụng cho các nhà máy sản xuất, nhà hàng, khách sạn có quy mô vừa/lớn. Nhà quản lý sẽ chia ra làm 3 ca trong một ngày như sau:

  • Ca sáng: Từ 6 giờ sáng – 14 giờ chiều
  • Ca chiều: Từ 14 giờ chiều – 22 giờ đêm
  • Ca đêm: Từ 22 giờ đêm – 06 giờ sáng hôm sau

Xem thêm:

Hướng dẫn cách chia ca làm việc cho nhân viên dễ hiểu nhất

Công thức chia ca làm việc và cách chia ca hợp lý nhất

Gợi ý cách sắp xếp lịch làm việc theo ca 8h/ngày đơn giản 3

Công cụ hỗ trợ chia ca làm việc hiệu quả nhất

Phòng nhân sự có thể chia ca bằng tay, bằng Excel hoặc các công cụ hỗ trợ khác. Dù có chia như thế nào thì giờ làm việc phải đúng 8 tiếng. Nếu nhiều hơn 8 tiếng sẽ vi phạm quy định, ít hơn 8 tiếng sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

Tóm lại, việc chia ca cần công bằng, mang lại lợi ích cho cả 2 bên là người lao động và người sử dụng lao động.

Chia ca làm việc bằng Excel/Google sheet

Bước 1: Tạo một danh sách các nhân viên cùng thông tin cá nhân cần thiết như họ tên, mã nhân viên, chức vụ, phòng ban

Bước 2: Sắp xếp ca làm việc căn cứ vào quy định trực, số lượng nhân viên trong ca, số ca trong 1 ngày

Bước 3: Sử dụng các hàm tính của Excel để xếp lịch cho từng nhân sự; cân đối ca làm, đảm bảo các ca không bị trùng lặp nhau

Chính bởi Excel vốn dĩ không phải là phần mềm được tạo ra dành riêng cho việc sắp xếp lịch trực nên việc sử dụng sẽ tốn thời gian và công sức. Nhất là đối với doanh nghiệp lớn thì việc xảy ra sai sót là điều không thể tránh khỏi. Đôi khi sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như hiệu quả công việc.

Chia ca làm việc bằng phần mềm

Bên cạnh Excel, doanh nghiệp có thể dùng phần mềm chia ca làm việc thông minh. Phần mềm này có ưu điểm là:

– Tiết kiệm tối đa thời gian

– Theo dõi và đánh giá nhân sự hiệu quả

– Đảm bảo quyền & lợi ích của nhân viên

– Xây dựng ca làm việc dễ dàng, logic, khoa học, không bị trùng lặp

ACheckin được đánh giá là một giải pháp tự động tạo, chia ca làm việc, đăng ký và thay đổi ca đơn giản, thông minh, nhanh chóng. 

Màn hình sắp xếp ca cho nhân viên bàng phần mềm ACheckin

Với phần mềm Chấm công ACheckin, nhà quản lý có thể:

  • Tạo ca làm việc;
  • Thêm lịch nghỉ, lịch làm việc;
  • Xếp ca cho nhân viên trong nhóm lịch làm việc;
  • Tạo sẵn các ca cố định để nhân viên đăng ký;
  • Xoay ca linh hoạt và tự động

Một giải pháp duy nhất, ACheckin thay thế toàn bộ hệ thống file excel, email, tin nhắn,… mà doanh nghiệp đang sử dụng. Với chi phí siêu tiết kiệm, ACheckin giúp nhà quản lý tiết kiệm được hàng ngàn giờ 1 tháng. 

ACheckin tự hào đã được tin dùng bởi hơn 3500 doanh nghiệp như Phê La, Vua Nệm, Jollibee, Nhiệt điện Quảng Ninh. Khách hàng chủ yếu là F&B, Bán lẻ, Sản xuất và Kinh doanh start-up.

Dẫn đầu về chi phí và chất lượng trong thị trường phần mềm HRM, ACheckin là lựa chọn đáng cân nhắc. Tìm hiểu thêm về tính năng, báo giá hoặc dùng thử, click vào banner để đăng ký ngay.

Tham khảo ngay Phần mềm Chấm công ACheckin

Bài viết liên quan

Giải pháp xây dựng văn hoá doanh nghiệp nào hiệu quả nhất năm 2020?

Trong thời kỳ hội nhập năm 2020 như hiện nay, việc đưa ra giải pháp xây dựng văn hoá doanh nghiệp hiệu quả là...

Nhược điểm của quản lý hợp đồng bằng Excel và giải pháp?

Quản lý hợp đồng bằng Excel là kỹ năng đặc biệt cơ bản của mọi chuyên viên Nhân sự. Tuy nhiên, liệu phương pháp...

Làm việc không tiếp xúc: Giải pháp toàn diện mùa dịch bệnh nCoV

Làm việc không tiếp xúc đang trở thành nhu cầu của mỗi nhân viên trong tình hình dịch bệnh Covid-19 diễn ra phức tạp....

Bài viết cùng chủ đề

Hướng dẫn cách chia 3 ca làm việc đơn giản mà chính xác nhất

Nhiều bạn đọc không biết chia 3 ca làm việc như thế nào nên đã gửi mail về blog news.acheckin mong được giải đáp...

Làm việc xoay ca là như thế nào? Ưu nhược điểm của xoay ca

Xoay ca là gì? Làm việc xoay ca là như thế nào? Công việc nào cần phải làm xoay ca? Ca xoay có ưu...

Tổng hợp các loại báo cáo nhân sự phải nộp hàng tháng

Báo cáo nhân sự hay báo cáo tình hình nhân sự là hệ thống hiển thị các dữ liệu, thông tin chi tiết và...

Bài viết mới nhất

6 thuật ngữ phải biết trong hoạch định nguồn nhân lực

Chúng tôi tổng hợp 6 thuật ngữ và cụm từ chuyên ngành mà HR và những nhà quản lý cấp cao thường sử dụng...

Xây dựng chiến lược 4 bước lấp đầy “lỗ hổng” nhân sự

Lỗ hổng nhân sự - hay nói chính xác hơn là là khoảng chênh lệch nguồn nhân lực - được hình thành khi lực...

Hoạch định nguồn nhân lực – làm sao để bắt đầu?

Lần đầu tiên chịu trách nhiệm hoạch định nguồn nhân lực sẽ khiến bạn cảm thấy đây là một quy trình khó khăn. Tuy...