Cách quản lý hồ sơ nhân viên nào hiệu quả nhưng vẫn đảm bảo và tiết kiệm chi phí nhất hiện nay mà các Doanh nghiệp nên áp dụng? Mời bạn đọc hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay sau đây.
Hiện nay, tại các doanh nghiệp chủ yếu quản lý hồ sơ nhân viên theo 2 cách: lưu trữ thủ công bằng bản cứng hoặc lưu trữ bằng phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên.
Quản lý, lưu trữ hồ sơ nhân viên bằng bản cứng
Để lưu trữ cũng như quản lý hiệu quả hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều như sau:
Phân loại theo đầu mục trước khi lưu trữ
Việc phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ giúp bạn dễ dàng tìm lại khi cần thiết. Các nhóm hồ sơ bạn có thể phân loại như: hồ sơ nhân viên thử việc, hồ sơ lí lịch nhân viên, hồ sơ công tác…. Trong những nhóm lớn này, bạn có thể phân loại các nhóm nhỏ khác theo các vần tên, lưu trữ hồ sơ theo mốc thời gian. Việc này sẽ giúp bạn phân loại rõ ràng ngay từ đầu, tiện lợi trong việc sắp xếp, tìm kiếm khi cần.
Chọn vị trí lưu trữ như thế nào?
Vì là những tài liệu quan trọng, khi lưu trữ hồ sơ, bạn cần để ý những điểm sau khi tìm vị trí:
- Thoáng mát, không bị thấm nước, ẩm mốc
- Đảm bảo bảo mật thông tin, và lưu trữ được nhiều năm
- Tránh nơi các con vật như gián, chuột, mối có thể làm tổ hay gặm nhấm
Lưu trữ hồ sơ theo dự kiến
Sau khi đã lưu ý các thông tin, cần lưu trữ hồ sơ vào một vị trí nhất định để khi cần có thể truy cập nhanh chóng, thuận lợi. Làm bản liệt kê một cách hệ thống để có thể sắp xếp, quản lý, tra cứu hồ sơ một cách xuất sắc. Trong quá trình lưu trữ:
- Dùng bút đánh số góc ở các hồ sơ lưu trữ
- Bên ngoài tập hồ sơ đều đã được phân loại để dễ truy tìm
Kiểm tra, cập nhật, bổ sung hồ sơ thường xuyên
Công việc kiểm tra, cập nhật và bổ sung thường xuyên tuy mất thời gian những sẽ giúp trách được các rủi ro cho người quản lý như ẩm mốc, mất mát, bị thất lạc.
Quản lý hồ sơ nhân viên bằng phần mềm, ứng dụng
Tuy nhiên, để thay thế những cách làm thủ công này, doanh nghiệp có thể tham khảo những cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả hơn như các phần mềm quản lý, quản lý online bằng excel,….Phần mềm HRIS là một trong những phần mềm quản lý hồ sơ được nhiều người tin dùng. Có thể kể đến một số ưu điểm nổi bật của phần mềm này như:
- Có khả năng vận hành với quy mô nhân sự lên đến hơn 30000 nhân viên nhưng vẫn đảm bảo tốc độ truy xuất.
- Tự mở rộng thêm nhiều trường thông tin, dữ liệu đặc thù không giới hạn
- Nhiều tiện ích mở rộng giúp nhận dạng tăng tốc
- Hệ thống on boarding – off boarding linh động theo chính sách của từng doanh nghiệp
ACheckin là giải pháp quản lý doanh nghiệp hiện đại, giúp doanh nghiệp cân bằng giữa việc quản lý minh bạch và nâng cao trải nghiệm nhân viên. ACheckin hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án và thống kê danh sách dự án; Quản lý danh sách cơ sở vật chất (phòng họp, thư viện, phòng làm việc); Quản lý hệ thống và quản lý hồ sơ nhân viên.
Các phần mềm hiện nay sẽ giúp bạn quản lý hồ sơ của nhân viên hiệu quả, lâu dài và có độ chính xác cao. Tuy nhiên, bạn sẽ mất một khoản phí hàng tháng. Vì thế doanh nghiệp nên cân nhắc giữa lợi ích và chi phí để tìm được giải pháp tiết kiệm nhất.
Bạn đọc có thể xem thêm:
Quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả bằng ứng dụng trên điện thoại
