Quản lý hồ sơ nhân sự là hoạt động không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào đang hoạt động trên thị trường. Số lượng nhân sự càng nhiều, hồ sơ phức tạp hơn, công việc quản lý càng khó khăn hơn. Hãy cùng chúng tôi đi tìm giải pháp thông minh, hiệu quả và tối ưu nhất hiện nay.
Hồ sơ nhân sự bao gồm sơ yếu lý lịch; tờ khai cá nhân; bảo hiểm; các loại hợp đồng; chế độ phúc lợi; bằng cấp; chứng chỉ; quá trình công tác; và nhiều loại giấy tờ khác.
Quản lý hồ sơ là hoạt động kiểm tra, bảo quản, lưu trữ các loại giấy tờ hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp. Hồ sơ của một lao động sẽ được lưu trữ trong quá trình người đó làm việc tại công ty và gắn liền với hoạt động của công ty. Tuy nhiên, có rất nhiều giấy tờ hồ sơ lưu trữ trong thời gian ngắn, nhưng cũng có loại cần lưu trữ vĩnh viễn.
Việc lưu trữ hồ sơ là yêu cầu bắt buộc đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành, thời gian lưu trữ hồ sơ sẽ là 5 năm tính từ khi chấm dứt hợp đồng lao động.
Người quản lý hồ sơ nhân sự gặp phải khó khăn gì?
Thông thường, bộ phận nhân sự (HR) sẽ thực hiện tuyển dụng, thu thập và quản lý hồ sơ để phục vụ cho các mục đích sau này.
Trước đây, hồ sơ được lưu trữ dưới dạng bản cứng và bản mềm trên máy tính. Tuy nhiên, trong quá trình lưu trữ, quản lý hồ sơ, họ sẽ gặp phải một số vấn đề sau:
- Theo thời gian, hồ sơ bản cứng có thể bị rách nát và hư hỏng; không còn đầy đủ, nguyên vẹn; bị thất lạc.
- Lưu trữ hồ sơ trên máy tính có nguy cơ rò rỉ, mất thông tin; dữ liệu không tập trung do thay đổi người quản lý.
- Các thao tác cập nhật, bổ sung, chỉnh sửa thông tin hồ sơ bằng tay tương đối khó khăn, tốn nhiều thời gian và công sức. Đặc biệt, doanh nghiệp lớn có quy mô hàng nghìn nhân viên thì việc này càng cần nhiều nhân lực và thời gian hơn.
- Khi quy mô và số lượng nhân viên của doanh nghiệp tăng lên, khối lượng dữ liệu lớn sẽ gây khó khăn cho người quản lý hồ sơ.
- Xảy ra sai sót là điều không thể tránh khỏi, nhất là với doanh nghiệp thường xuyên có sự thay đổi về nhân sự.
Mời bạn xem thêm: Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự?
Giải pháp hiệu quả dành cho người quản lý hồ sơ nhân sự
Nhằm tháo gỡ khó khăn và giảm gánh nặng công việc cho nhân viên làm ở bộ phận quản lý hồ sơ, cũng như giải quyết triệt để bài toán quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp; ACheckin đã phát triển tính năng Quản lý hồ sơ nhân sự – Số hóa hồ sơ – trên cùng một nền tảng ứng dụng.
ACheckin sẽ giúp người quản lý:
– Dễ dàng nắm bắt thông tin nhân sự, từ đó có cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết nhất về chất lượng nhân sự.
– Theo dõi, quản lý thông tin nhân sự mọi nơi, không bị giới hạn bởi thời gian và không gian.
– Theo dõi biến động và quá trình công tác của nhân sự để đưa ra đánh giá chính xác, công bằng.
– Hỗ trợ quy trình tổng hợp bảng công, đánh giá KPI, tính lương minh bạch.
– Phần mềm hồ sơ nhân sự ACheckin phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, vừa, lớn; rất tiết kiệm chi phí, thời gian, nguồn lực.
Những tính năng Quản lý nổi bật của ACheckin
- Hợp đồng: Quản lý tên nhân viên, tên hợp đồng, loại hợp đồng, chế độ lương, hình thức hưởng lương; đồng thời hỗ trợ nhập hợp đồng lao động, xuất hợp đồng lao động, thêm hợp đồng lao động.
- Phụ cấp: quản lý thông tin các loại phụ cấp khác nhau; nhập xuất thông tin phụ cấp đã lọc ra file Excel.
- Tạm ứng lương theo bộ phận/nhân viên và xuất danh sách tạm ứng chi tiết ra file Excel.
- Thông tin bồi thường: tài sản bồi thường; mức bồi thường; số tiền bồi thường; hình thức bồi thường; thời gian áp dụng.
Tất cả các chức năng trên đều phục vụ cho hoạt động quản lý thông tin hồ sơ nhân viên trong doanh nghiệp.
Bên cạnh đó ACheckin còn sở hữu những tính năng nổi bật khác như:
– Chấm công thông minh
– Quản lý nhân sự
– Tính lương
– Truyền thông nội bộ
Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự ACheckin là lựa chọn tốt nhất dành cho doanh nghiệp. LIÊN HỆ TƯ VẤN qua hotline 088 868 4366 hoặc ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ ACheckin ngay:
