File Excel quản lý hồ sơ nhân viên giúp lãnh đạo và chuyên viên HR nắm bắt, hiểu rõ và có cái nhìn tổng quan nhất về chất lượng nguồn nhân lực hiện tại của tổ chức như thế nào. Từ đó đưa ra chính sách, mục tiêu, phương thức hoạt động mới để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cũng như điều chỉnh các chính sách về lương thưởng phúc lợi.
File Excel quản lý hồ sơ nhân sự là bảng tổng hợp thông tin của toàn bộ nhân sư trong một tổ chức, không chỉ giúp doanh nghiệp biết về lý lịch, tình trạng sức khỏe, tình trạng hôn nhân, hợp đồng, bảng lương, phụ cấp, các giấy tờ cần thiết theo quy định của pháp luật, mà còn giúp doanh nghiệp theo dõi thực trạng cũng như chất lượng đội ngũ nhân sự của mình ra sao.
Vậy, file Excel quản lý hồ sơ nhân viên gồm những thông tin gì?
- Mã nhân viên hay mã chấm công: Mỗi nhân viên sẽ được gán với một mã số cố định và không bị trùng nhau. Trong trường hợp nhân sự đó nghỉ việc thì mã số này cần được giữ nguyên (không gán lại cho người khác).
Ví dụ: KDAHN302, KDTHCM05, ACheckinHN13
- Họ và tên
- Bộ phận
- Loại hình nhân sự: BOD (hội đồng quản trị hoặc Ban giám đốc), quản lý, nhân viên,…
- Vị trí công việc: Đây là tên vị trí mà nhân viên đó đang đảm nhận, bao gồm cả chức vụ level hiện tại. Ví dụ: Nhân viên Marketing, nhân viên chăm sóc khách hàng Level 2, chuyên viên sales Level 1
- Loại hình làm việc: Full-time, part-time, thời vụ
- Cơ sở làm việc: Trụ sở chính, chi nhánh 1, chi nhánh 2
- Thông tin liên quan tới học vấn: Trình độ học vấn (thạc sĩ, tiến sĩ, đại học, cao đẳng, trung cấp…), trường, chuyên ngành
- Các loại giấy tờ cần thiết: Sơ yếu lý lịch có xác nhận địa phương, bản sao công chứng giấy khai sinh, bản sao công chứng CMTND hoặc CCCD, bản sao công chứng sổ hộ khẩu, bản sao công chứng bằng tốt nghiệp, giấy khám sức khoẻ có dấu đỏ, hợp đồng có chữ ký và dấu đỏ, có thể thêm ảnh thẻ.
- Thông tin liên quan tới lương thưởng và phụ cấp: Hình thức thanh toán lương (qua thẻ hay tiền mặt), STK ngân hàng, tên ngân hàng, tên chi nhánh ngân hàng (nếu có), số người phụ thuộc, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH.
- Kinh nghiệm làm việc: Tên công ty, tên vị trí, khoảng thời gian công tác được sắp xếp theo thứ tự dòng thời gian.
Tuy nhiên, để quản lý hồ sơ nhân sự một cách đầy đủ và bao quát nhất, ngoài file Excel hồ sơ nhân sự thì doanh nghiệp cần sở hữu thêm các biểu mẫu Excel khác như:
– File Excel quản lý danh sách nhân sự tổng quan
– File Excel quản lý hợp đồng
– File Excel theo dõi các nhân sự mới
– File Excel theo dõi chấm công, nghỉ phép
– File Excel theo dõi biến động tiền lương
– File Excel theo dõi nhân sự nghỉ việc
Nhược điểm khi quản lý nhân sự bằng file Excel
Song song với ưu điểm miễn phí, dễ sử dụng, dễ thao tác, thân thiện với người dùng thì file Excel quản lý hồ sơ nhân viên cũng tồn tại những mặt hạn chế nhất định:
– Dữ liệu phân tán rất khó rà soát tổng thể hay làm báo cáo nhân sự toàn diện.
– Không an toàn bảo mật, dễ bị rò rỉ thông tin ra bên ngoài
– Khả năng tích hợp kém, đặc biệt là với các công cụ hiện đại như phần mềm quản lý KPI/OKR, phần mềm chat, phần mềm chấm công, chữ ký điện tử.
– Dễ xảy ra lỗi sai sót bởi vì file Excel được thao tác bởi bàn tay của con người
– Khó bàn giao, không thể “kế thừa” dữ liệu một cách trọn vẹn
– Không thể mở rộng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất, số lượng nhân sự tăng lên theo thời gian.
Nếu không khắc phục được những điểm hạn chế trên, về lâu về dài sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động lưu trữ hồ sơ nhân sự nói riêng và quản lý nhân sự và tiền lương nói chung. Hơn nữa, trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ như hiện nay thì việc tìm ra giải pháp thay thế lưu giữ hồ sơ nhân sự bằng Excel là yêu cầu bắt buộc.
>>> Xem thêm: Giải pháp hiệu quả dành cho người quản lý hồ sơ nhân sự
ACheckin – Giải pháp Số hóa hồ sơ nhân viên
ACheckin là giải pháp tự động quản lý nhân viên với 2 tính năng nổi bật là Số hóa hồ sơ nhân viên và Quản lý trạng thái nhân viên ngay trên app.
Với tính năng Quản lý nhân sự của ACheckin, doanh nghiệp có thể:
– Bắt kịp xu hướng “Văn phòng không giấy”
– Bảo mật thông tin nhân sự tuyệt đối
– Dễ kiểm soát trạng thái làm việc của nhân viên cấp dưới
Điểm nổi bật của công cụ này so với Excel là:
– Hoàn toàn tự động, xuất báo cáo chỉ trong 1 giây
– Chính xác 100%
– Màn hình Dashboard báo cáo trình bày khoa học, minh bạch
– Lưu trữ dữ liệu tập trung, dễ so sánh theo thời gian
– Phân quyền truy cập và quản trị, đảm bảo tính bảo mật
ACheckin tự hào đã đồng hành cùng hơn 3500 doanh nghiệp hàng đầu như LG, Vua Nệm, Jollibe, Best Express, SkinFood. Với sự cải tiến không ngừng, chúng tôi luôn sẵn sàng mang tới một giải pháp chấm công thông minh, sử dụng dễ dàng, triển khai thuận tiện, tối ưu chi phí, phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, ngay cả doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.
Quý doanh nghiệp quan tâm tới giải pháp Quản lý hồ sơ nhân viên của ACheckin, vui lòng LIÊN HỆ hotline 088 868 4366 hoặc ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ ngay:
