Nhiều người luôn nghi ngờ chất lượng của các app quản lý doanh nghiệp miễn phí. Nhưng liệu miễn phí có “đáng sợ” như thế không? Và sử dụng những phần mềm này có mang lại hiệu quả như mong đợi không?
Lợi ích sử dụng app quản lý doanh nghiệp
Chuyển đổi số là xu hướng đang dần xâm chiếm mọi doanh nghiệp, đặc biệt sau khủng hoảng do dịch Covid-19. Đây cũng là thời điểm mọi công ty, tổ chức đều tìm kiếm đến những app quản lý tổng thể để tối ưu hiệu quả, phù hợp với xu thế hiện tại.
Vậy những lợi ích mang lại khi sử dụng các phần mềm là gì?
- Tối ưu hiệu quả: Phần mềm có quy trình và tính năng cụ thể cho từng nghiệp vụ, với sự hỗ trợ của công nghệ, các sai sót sẽ được giảm thiểu.
- Tiết kiệm thời gian: Sử dụng phần mềm giúp những công đoạn thường xuyên phải lặp lại được giảm thiểu tối thiểu. Đặc biệt với báo cáo hay tổng hợp dữ liệu, đa số phần mềm đều hỗ trợ tự động tổng hợp và thống kê. Người phụ trách không phải tốn nhiều thời gian xử lý, ghi chép sổ sách nữa.
- Lưu trữ dữ liệu dễ dàng: Nếu trước đây quản lý thông qua sổ sách, giấy tờ, việc lưu trữ gặp nhiều khó khăn hay rủi ro thì với các phần mềm việc lưu trữ dễ dàng và an toàn hơn. Đa số phần mềm đều đảm bảo mức độ bảo mật thông tin nên không cần phải quá lo lắng.
Có nên dùng app quản lý doanh nghiệp miễn phí không?
Trên thị trường hiện này, không có ứng dụng quản lý doanh nghiệp miễn phí vĩnh viễn mà chỉ miễn phí trong khoảng thời gian hoặc số lượng nhân viên nhất định. Bởi đây là sản phẩm đòi hỏi trí tuệ, công nghệ, hạ tầng server để xây dựng nên. Những app miễn phí ở đây được nhắc tới là các ứng dụng cho phép trải nghiệm cho 1 số lượng nhân viên hoặc thời gian nhất định. Thời gian miễn phí này đủ để hiểu và vận hành thực tế phần mềm vào thực tế doanh nghiệp.
Ưu điểm – cơ hội
Bên cạnh những ưu điểm kể trên khi sử dụng app quản lý doanh nghiệp, lựa chọn phần mềm miễn phí sẽ tiết kiệm chi phí. Số lượng ứng dụng hỗ trợ quản lý doanh nghiệp trên thị trường vô cùng đa dạng, bởi vậy để lựa chọn được phần mềm phù hợp tốn tương đối nhiều thời gian và chi phí.
Khi sử dụng những ứng dụng quản lý miễn phí, doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí trong quá trình tìm kiếm lựa chọn phù hợp. Nhiều phần mềm chỉ cho xem demo sản phẩm nên khi thực sự áp dụng cho nhiều người lại không phù hợp với tính chất của doanh nghiệp. Vì vậy, công ty phải bỏ ngang hợp đồng hoặc cố dùng hết mà không đem lại hiệu quả.
Ngoài ra, đặc tính “miễn phí” này có thể tạo sự tin tưởng nhất định trong một số trường hợp. Bởi ứng dụng tốt, hiệu quả, nhà phát triển mới sẵn sàng cho phép dùng thử mà không cố “bẫy” hay “lừa” khách hàng bỏ tiền. Doanh nghiệp chỉ phải bỏ tiền khi thực sự muốn sử dụng dài lâu.
Hạn chế – rủi ro
Tính “miễn phí” luôn có 2 mặt, nếu 1 mặt tạo ra sự tin tưởng về hiệu quả nhưng cũng có thể gây nghi ngại cho khách hàng. Nhiều người lo sợ họ miễn phí bởi sản phẩm đang trong thời gian thử nghiệm. Sản phẩm mới, cần người sử dụng nên cho miễn phí để thu hút.
Trên thị trường hiện nay có nhiều app quản lý doanh nghiệp miễn phí bằng tiếng việt, lựa chọn dùng hay không tuỳ thuộc vào điều kiện và tính chất của công ty. Không phải mọi phần mềm miễn phí đều xấu và kém hiệu quả. Nếu doanh nghiệp của bạn chấp nhận đầu tư một khoản chi phí lớn cho các ứng dụng, đừng ngần ngại sử dụng những app đến từ các công ty lớn cung cấp với giá cao. Nhưng nếu chi phí để tìm kiếm và thử nghiệm không nhiều hoặc công ty không có nhiều nhân viên, không có nhu cầu quá nâng cao, những app miễn phí là lựa chọn vô cùng hợp lý.
Gợi ý app quản lý doanh nghiệp cho công ty vừa và nhỏ
ACheckin là giải pháp quản lý tài nguyên doanh nghiệp đến từ Appota. ACheckin cung cấp giải pháp đồng bộ chấm công thông minh, quản lý nhân sự, dự án với công cụ hỗ trợ xây dựng văn hoá doanh nghiệp. Đây là một lựa chọn phù hợp với các tổ chức có quy mô vừa và nhỏ bởi nó đáp ứng đủ các nhu cầu cơ bản với chi phí hợp lý.
ACheckin miễn phí sử dụng 6 tháng cho doanh nghiệp dưới 50 nhân viên, và tính phí từ 199.000đ/tháng. Với chi phí này, doanh nghiệp có thể bắt đầu “chuyển đổi số” từ những hoạt động thường ngày như quản lý nhân sự, chấm công thông minh, truyền thông nội bộ,…
Đặc biệt, nhiều công ty thường không chú trọng đến xây dựng văn hoá doanh nghiệp bởi sẽ tốn thời gian và chi phí. Nhưng với ACheckin, việc truyền thông nội bộ và triển khai hoạt động tập thể được thực hiện dễ dàng và đa dạng hình thức qua ứng dụng. Chuyển đổi số và xây dựng văn hoá tổ chức sẽ đi cùng với nhau và từ từ hình thành với chi phí tiết kiệm nhất.
Tham khảo thêm về giải pháp của ACheckin tại đây.
Qua đây độc giả đã hiểu những ưu điểm – cơ hội và hạn chế – rủi ro của của các phần mềm ứng dụng quản lý doanh nghiệp miễn phí và mất phí rồi đúng không? Hãy cân nhắc thật kỹ trước khi lựa chọn nhé.
