Đặt phòng họp ở văn phòng làm việc ngay trên phần mềm và ứng dụng được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng vì tính tiện lợi, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, nâng sao hiệu suất cuộc họp và không phải đăng ký offline như trước đây.
Trong đại dịch Covid, họp trực tuyến là cách an toàn được ưu tiên lựa chọn để đảm bảo dịch bệnh không lây lan. Tuy nhiên họp online bộc lộ nhiều hạn chế như người dùng cần sự hiểu biết về công nghệ, chi phí đầu tư hệ thống, đảm bảo đường truyền tốt, các thành viên không thực sự hiểu nhau dẫn đến hiệu suất cuộc họp kém…. Hơn nữa chúng ta cần phải thích nghi với hoàn cảnh mới, bình thường hóa các hoạt động nhằm ổn định quy trình làm việc. Chính vì thế áp dụng lại hình thức họp offline tại phòng họp của công ty là việc cần ngay lúc này để đảm bảo hiệu suất công việc. Và các phần mềm, ứng dụng sẽ hỗ trợ bạn đặt phòng họp nhanh nhất.
Ứng dụng ACheckin – Quản lý đặt phòng họp offline
Là ứng dụng cho phép đặt lịch phòng họp đầu tiên hòa toàn bằng tiếng Việt, tính năng đặt lịch họp trên ACheckin được xem như là sự lựa chọn tốt nhất dành cho doanh nghiệp, tổ chức vì ứng dụng giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như giảm bớt quy trình đặt phòng phức tạp theo cách truyền thống.
– Đặt phòng họp đơn giản ngay trên app: Bạn vào phần tiện tích “Lịch họp” sau đó chọn ngày tháng, vị trí phòng họp mà mình muốn. Nếu phòng họp đã có người, app sẽ hiện thông báo. Còn nếu phòng họp chưa có người, hệ thống sẽ thông báo: “Chưa có lịch họp nào trong ngày”.
– Có thể đặt lịch họp trong ngày, trong tuần hoặc trong tháng và biết được ngày nào phòng trống, ngày nào phòng bận.
– Quản lý và thông báo tất cả thông tin hệ thống các phòng họp của doanh nghiệp giúp người dùng nắm bắt dễ dàng.
– Mời các thành viên, tổ chức thành nhóm người tham gia cuộc họp
– Thông báo, nhắc nhở thời gian giúp những người tham gia không bỏ lỡ cuộc họp
– Thao tác nhanh chóng, tiện lợi ngay trên app nên không cần phải xếp hàng đăng ký hay phải đến tận nơi kiểm tra phòng họp như trước đây.
Hướng dẫn sử dụng:
Bước 1: Vào app ACheckin
Bước 2: Trên giao diện app, chọn tiện ích “Lịch họp”
Bước 3: Đặt lịch họp bao gồm: Thời gian họp (giờ bắt đầu, giờ kết thúc) và chọn chế độ lặp lại hoặc không bao giờ
Bước 4: Nhập tiêu đề cuộc họp, mô tả và chọn phòng họp
Bước 5: Hoàn thành bằng cách nhấn vào nút “Đặt phòng họp”
Nếu bạn muốn trải nghiệm tính năng đặt phòng họp miễn phí trên ACheckin thì có thể đăng ký dùng miễn phí ngay tại đây
Hoặc tải app cho iOS: https://itunes.apple.com/vn/app/acheckin/id1451269978?mt=8
Tải app cho Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=vn.acheckin
Phần mềm VT Meeting – Quản lý và đăng ký phòng họp
Được xây dựng trên nền tảng SharePoint với đầy đủ các tính năng, VT Meeting là một trong số những công cụ đặt phòng họp tốt nhất giúp nhà quản lý và nhân viên theo dõi, kiểm soát toàn bộ quy trình đăng ký phòng họp & tổ chức cuộc họp.
VT Meeting có những ưu điểm gì?
– Quản lý phòng họp cũng như trang thiết bị tại nhiều địa điểm khác nhau trên một hệ thống duy nhất.
– Sắp xếp hợp lý toàn bộ quá trình quản lý phòng họp, đăng ký lịch họp, tổ chức họp đảm bảo không bị chồng chéo.
– Tiết kiệm thời gian cho nhân viên và bộ phận quản lý phòng họp, đăng ký và theo dõi lịch họp.
– Loại bỏ những lỗi phát sinh thường gặp khi đặt phòng họp như kẹt phòng, lên lịch họp trùng cho nhiều cuộc họp cùng một thời gian.
VT Meeting sử dụng hoàn toàn nền tảng điện toán đám mây SharePoint, dễ sử dụng, sắp xếp & tiêu chuẩn hóa quy trình, tích hợp với Outlook calendar, cung cấp dashboard & báo cáo, cung cấp danh sách việc cần xử lý – To do List… giúp cho việc đăng ký, kiểm soát và theo dõi phòng họp hiệu quả.
Trên đây là 2 phần mềm, ứng dụng đặt phòng họp offline tại nơi làm việc tốt nhất hiện nay mà bạn có thể sử dụng để tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất cuộc họp và tối ưu hóa quy trình quản lý trong doanh nghiệp.
Có thể bạn muốn tham khảo thêm:
