Tính năng ACheckin

Có nên quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel có ảnh hồ sơ không?

Quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel có ảnh hồ sơ là một trong những phương pháp quản lý nhân sự tương đối dễ sử dụng và tiết kiệm chi phí. Nhưng ngày nay, nó có còn phù hợp?

Trong bài biết này, ACheckin sẽ phân tích cho bạn đọc những điểm hạn chế khi quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel và gợi ý cho bạn giải pháp thay thế đang được các doanh nghiệp ưa chuộng nhất hiện nay nhé!

Quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel có ảnh hồ sơ là gì?

Nói một cách đơn giản, đây là phương pháp sử dụng file excel để quản lý các thông tin cá nhân, hồ sơ nhân viên trong doanh nghiệp, bao gồm:

  • Thông tin cá nhân: Ảnh chân dung, họ và tên, CMND/CCCD, mã số thu nhập cá nhân, số BHYT, thông tin liên hệ, mã số chấm công, học vấn,…
  • Loại hình nhân sự, cơ sở làm việc, thời gian làm việc,…
  • Các thông tin liên quan tới lương thưởng và phụ cấp
  • Dữ liệu chấm công

Có nên quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel có ảnh hồ sơ không? 1

Nhược điểm khi sử dụng excel để quản lý hồ sơ nhân sự

Khó nắm bắt dữ liệu một cách toàn diện

Khi sử dụng biểu mẫu Excel để quản lý nhân sự, dữ liệu sẽ bị phân tán ở nhiều file khác nhau như: file quản lý danh sách nhân sự tổng quan, file theo dõi nhân sự nghỉ việc, file quản lý hợp đồng, quản lý tiền lương,… Điều đó làm lãng phí thời gian và công sức để xử lý thông tin. Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp muốn rà soát tổng thể cũng khó khăn hơn rất nhiều.

Dễ gây ra sai sót bởi thao tác của con người

Các thao tác nhập thông tin, tra soát, sao chép, chỉnh sửa trên excel đều được thực hiện một cách thủ công bởi con người. Việc xảy ra sai sót trong trường hợp này là điều khó tránh khỏi. Đặc biệt, khi nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa trên một file excel thì càng khó kiểm soát hơn.

Có nên quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel có ảnh hồ sơ không? 2

Tính bảo mật kém

Bảo mật thông tin là một trong những vấn đề vô cùng quan trọng của bất cứ doanh nghiệp nào. Trong file excel quản lý nhân sự sẽ chứa rất nhiều dữ liệu như ảnh cá nhân, mức lương, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số BHYH, số hợp đồng,… Mặc dù chủ sở hữu file vẫn có thể đặt mật khẩu truy cập, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi khác trường hợp bị rò rỉ thông tin ra ngoài. Đó là chưa kể khi nhiều người cùng sử dụng chung một biểu mẫu thì việc kiểm soát bảo mật gần như là không thể.

Không thể mở rộng khi công ty tăng quy mô

Dữ liệu sẽ ngày một trở nên lớn mạnh cùng với doanh nghiệp. Khi có càng nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở nên khổng lồ. Không thể giải quyết vấn đề này bằng cách cứ tăng thêm số trang, số dòng, số cột,… định kỳ được. Nói cách khác, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, việc quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel sẽ không thể thực hiện được.

Giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự thay thế Excel hiệu quả

Để giải đáp bài toán trong nghiệp vụ quản trị và khắc phục những nhược điểm khi sử dụng excel, các ứng dụng quản lý nhân sự trên điện thoại đã ra đời. Nổi bật trong số đó là phần mềm ACheckin – Giải pháp quản trị nhân sự nâng cao trải nghiệm hàng đầu hiện nay tại Việt Nam.

Có nên quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel có ảnh hồ sơ không? 3

Ưu điểm khi quản lý nhân sự trên ACheckin

  • Có cái nhìn tổng quan nhất, dễ dàng theo dõi thông tin nhân sự nhờ tính năng số hoá lưu trữ hồ sơ nhân viên.
  • Quản lý ngày công, lịch nghỉ phép, thời gian chấm công,… đơn giản, tiện lợi.
  • Dữ liệu chấm công được xử lý và tổng hợp nhanh chóng, tính lương dễ dàng.
  • Sử dụng ngay trên điện thoại, máy tính,… mọi lúc mọi nơi.

Đặc biệt, ACheckin đang có chương trình ưu đãi miễn phí 30 ngày trải nghiệm cùng khuyến mãi 1 tháng sử dụng và miễn phí training trọn đời. Vậy bạn còn chần chừ gì nữa mà không đăng ký dùng thử ngay hôm nay thôi nào!

Đăng ký tại đây 

Và bạn cũng nên cân nhắc về việc có nên quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel có ảnh hồ sơ hoặc là chuyển sang giải pháp khác trong thời đại công nghệ 4.0 nhé.

Bài viết liên quan

Làm việc theo ca 8 tiếng và tất tần tật mọi điều bạn cần biết

Hầu hết doanh nghiệp tại Việt Nam đang áp dụng hình thức làm việc theo ca 8 tiếng nhằm đảm bảo sức khỏe cho...

Phần mềm chấm công tại nơi làm việc kết hợp kiểm soát ra vào

Một phần mềm chấm công tại nơi làm việc không chỉ ghi nhận thông tin chấm công của nhân viên mà còn kết hợp...

Tổng hợp các mẫu báo cáo nhân sự – Tải xuống miễn phí

Cuối tháng là khoảng thời gian rất bận rộn của phòng Nhân sự khi phải làm rất nhiều loại mẫu báo cáo nhân sự....

Bài viết cùng chủ đề

Tăng ca đêm ngày thường sẽ được tính lương như thế nào?

Tăng ca là việc mang tính chất bắt buộc ở một số đơn vị do tính chất nghề nghiệp hoặc yêu cầu của công...

Cách xin nghỉ nửa ngày nhanh, chuyên nghiệp khiến Leader vui vẻ đồng ý

Vì một lý do nào đó mà bạn phải xin nghỉ nửa ngày làm việc? Xin bằng cách nào vừa nhanh vừa chuyên nghiệp...

Work at home và work from home: Giống và khác nhau chỗ nào?

Work at home hay work from home? Đâu là xu hướng làm việc hot nhất 2021? Liệu bạn đã hiểu đúng về hai cụm...

Bài viết mới nhất

6 thuật ngữ phải biết trong hoạch định nguồn nhân lực

Chúng tôi tổng hợp 6 thuật ngữ và cụm từ chuyên ngành mà HR và những nhà quản lý cấp cao thường sử dụng...

Xây dựng chiến lược 4 bước lấp đầy “lỗ hổng” nhân sự

Lỗ hổng nhân sự - hay nói chính xác hơn là là khoảng chênh lệch nguồn nhân lực - được hình thành khi lực...

Hoạch định nguồn nhân lực – làm sao để bắt đầu?

Lần đầu tiên chịu trách nhiệm hoạch định nguồn nhân lực sẽ khiến bạn cảm thấy đây là một quy trình khó khăn. Tuy...