Quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel có ảnh hồ sơ là gì?
Nói một cách đơn giản, đây là phương pháp sử dụng file excel để quản lý các thông tin cá nhân, hồ sơ nhân viên trong doanh nghiệp, bao gồm:
- Thông tin cá nhân: Ảnh chân dung, họ và tên, CMND/CCCD, mã số thu nhập cá nhân, số BHYT, thông tin liên hệ, mã số chấm công, học vấn,…
- Loại hình nhân sự, cơ sở làm việc, thời gian làm việc,…
- Các thông tin liên quan tới lương thưởng và phụ cấp
- Dữ liệu chấm công
- …
Nhược điểm khi sử dụng excel để quản lý hồ sơ nhân sự
Khó nắm bắt dữ liệu một cách toàn diện
Khi sử dụng biểu mẫu Excel để quản lý nhân sự, dữ liệu sẽ bị phân tán ở nhiều file khác nhau như: file quản lý danh sách nhân sự tổng quan, file theo dõi nhân sự nghỉ việc, file quản lý hợp đồng, quản lý tiền lương,… Điều đó làm lãng phí thời gian và công sức để xử lý thông tin. Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp muốn rà soát tổng thể cũng khó khăn hơn rất nhiều.
Dễ gây ra sai sót bởi thao tác của con người
Các thao tác nhập thông tin, tra soát, sao chép, chỉnh sửa trên excel đều được thực hiện một cách thủ công bởi con người. Việc xảy ra sai sót trong trường hợp này là điều khó tránh khỏi. Đặc biệt, khi nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa trên một file excel thì càng khó kiểm soát hơn.
Tính bảo mật kém
Bảo mật thông tin là một trong những vấn đề vô cùng quan trọng của bất cứ doanh nghiệp nào. Trong file excel quản lý nhân sự sẽ chứa rất nhiều dữ liệu như ảnh cá nhân, mức lương, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số BHYH, số hợp đồng,… Mặc dù chủ sở hữu file vẫn có thể đặt mật khẩu truy cập, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi khác trường hợp bị rò rỉ thông tin ra ngoài. Đó là chưa kể khi nhiều người cùng sử dụng chung một biểu mẫu thì việc kiểm soát bảo mật gần như là không thể.
Không thể mở rộng khi công ty tăng quy mô
Dữ liệu sẽ ngày một trở nên lớn mạnh cùng với doanh nghiệp. Khi có càng nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở nên khổng lồ. Không thể giải quyết vấn đề này bằng cách cứ tăng thêm số trang, số dòng, số cột,… định kỳ được. Nói cách khác, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, việc quản lý hồ sơ nhân viên bằng excel sẽ không thể thực hiện được.
Giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự thay thế Excel hiệu quả
Để giải đáp bài toán trong nghiệp vụ quản trị và khắc phục những nhược điểm khi sử dụng excel, các ứng dụng quản lý nhân sự trên điện thoại đã ra đời. Nổi bật trong số đó là phần mềm ACheckin – Giải pháp quản trị nhân sự nâng cao trải nghiệm hàng đầu hiện nay tại Việt Nam.
Ưu điểm khi quản lý nhân sự trên ACheckin
- Có cái nhìn tổng quan nhất, dễ dàng theo dõi thông tin nhân sự nhờ tính năng số hoá lưu trữ hồ sơ nhân viên.
- Quản lý ngày công, lịch nghỉ phép, thời gian chấm công,… đơn giản, tiện lợi.
- Dữ liệu chấm công được xử lý và tổng hợp nhanh chóng, tính lương dễ dàng.
- Sử dụng ngay trên điện thoại, máy tính,… mọi lúc mọi nơi.
Đặc biệt, ACheckin đang có chương trình ưu đãi miễn phí 30 ngày trải nghiệm cùng khuyến mãi 1 tháng sử dụng và miễn phí training trọn đời. Vậy bạn còn chần chừ gì nữa mà không đăng ký dùng thử ngay hôm nay thôi nào!
Đăng ký tại đây
Và bạn cũng nên cân nhắc về việc có nên quản lý hồ sơ nhân viên bằng Excel có ảnh hồ sơ hoặc là chuyển sang giải pháp khác trong thời đại công nghệ 4.0 nhé.
