Quy trình quản lý dự án là việc bạn xác định được các giai đoạn của dự án, mỗi giai đoạn có mô tả, mục tiêu dự án và nhiệm vụ riêng. Như vậy, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát dự án và chất lượng đầu ra hơn.
Theo Hướng dẫn PMBOK (Project Management Body of Knowledge) của Viện Quản lý dự án (Project Management Institute), vòng đời quản lý dự án có 5 giai đoạn. Bao gồm: khởi động (initiation); lập kế hoạch (planning); thực hiện (execution); giám sát (monitoring) và kết thúc (closure).
Cùng đọc kỹ nội dung được trình bày dưới đây về 5 quy trình quản lý dự án chuẩn, giúp đạt được mục tiêu của dự án.
5 bước trong quy trình quản lý dự án
Các giai đoạn cơ bản trong quy trình quản lý dự án là:
- Khởi động dự án
- Lên kế hoạch
- Triển khai dự án
- Giám sát và kiểm tra
- Kết thúc dự án
Sau vận hành doanh nghiệp, quản lý dự án là một kỹ năng quan trọng của nhà lãnh đạo. Cùng phân tích chi tiết từng giai đoạn này với chúng tôi:
Giai đoạn 1: Khởi động dự án
Giai đoạn bắt đầu dự án là bước đầu tiên để biến một ý tưởng trừu tượng thành một mục tiêu có ý nghĩa. Trong giai đoạn này, bạn cần chuẩn bị tài liệu cho dự án. Tài liệu bao gồm:
- Mô tả dự án;
- Mục tiêu dự án;
- Người quản lý, người phụ trách;
- Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc;
- Ngân sách dự kiến;
- Mức độ khẩn cấp/quan trọng.
Giai đoạn 2: Lên kế hoạch dự án
Giai đoạn lập kế hoạch dự án đòi hỏi sự siêng năng và kinh nghiệm vì nó đưa ra lộ trình của toàn dự án. Trừ khi bạn đang sử dụng phương pháp quản lý dự án như Agile, giai đoạn thứ hai của quy trình quản lý dự án thường sẽ chiếm gần một nửa thời gian của toàn bộ dự án.
Các bước lập dự án bao gồm:
- Xác định các yêu cầu dự án;
- Lập thời gian biểu chi tiết của các bước;
- Lên các đầu mục công việc và kết quả cần làm được (in put và out put).
Tải xuống mẫu kế hoạch của ACheckin
Có một số phương pháp thiết lập mục tiêu của dự án. Trong đó S.M.A.R.T. và C.L.E.A.R là phổ biến nhất.
Mục tiêu S.M.A.R.T
Tiêu chí SMART đảm bảo rằng các mục tiêu bạn đặt ra cho dự án của mình được phân tích kỹ lưỡng. Đây là một phương pháp được thiết lập để giảm rủi ro; cho phép nhà quản lý dự án đưa ra các mục tiêu được xác định rõ ràng để có thể đạt được.
SMART là viết tắt của:
- Specific: cụ thể
- Measureable: có thể đo lường
- Attainable: có thể đạt được
- Realistic: thực tế
- Timely: đúng thời điểm
Mục tiêu C.L.E.A.R
Phương pháp thiết lập mục tiêu CLEAR khi lên kế hoạch để đáp ứng nhu cầu “linh hoạt” và “nhanh có kết quả” của doanh nghiệp trẻ.
CLEAR là viết tắt của:
- Collaborative: tính cộng tác
- Limited: tính giới hạn
- Emotional: tính cảm xúc
- Appreciable: có thể định tính
- Refinable: sẵn sàng thay đổi
Một tiến trình chi tiết của dự án với từng out put cụ thể là một yếu tố quan trọng khác của giai đoạn lên kế hoạch. Sử dụng timeline đó, nhà quản lý dự án có thể phát triển những kế hoạch khác.
Giảm thiểu rủi ro dự án là một khía cạnh quan trọng khác của quản lý dự án, là một phần của giai đoạn lập kế hoạch. Người quản lý dự án chịu trách nhiệm lường trước các rủi ro tiềm ẩn và phát triển những phương án giảm thiểu chúng.
Một yếu tố quan trọng mà nhà lãnh đạo thường bỏ quên là kế hoạch backup. Là người quản lý dự án, bạn phải chuẩn bị sẵn sàng cho một vài thay đổi trong dự án để tránh chậm trễ dự án.
Tuy nhiên, tốt nhất là giảm khả năng xảy ra những thay đổi không lường trước càng nhiều càng tốt.
Giai đoạn 3: Thực hiện dự án
Giai đoạn thực hiện dự án là nơi nhóm của bạn triển khai công việc thực tế theo kế hoạch đã có. Công việc của bạn là thiết lập quy trình làm việc hiệu quả và theo dõi cẩn thận tiến độ của nhóm.
Một trách nhiệm khác của người quản lý dự án trong giai đoạn này là luôn duy trì hiệu quả làm việc nhóm. Điều này đảm bảo rằng mọi người ở cùng một nơi và dự án chạy trơn tru mà không gặp bất kỳ vấn đề nào.
Bạn có thể nhận trợ giúp từ các công cụ Quản lý dự án. Chúng làm cho cuộc sống của bạn dễ dàng hơn; cải thiện hiệu quả, tăng năng suất của nhóm của bạn.
Giai đoạn 4: Giám sát và kiểm soát dự án
Trong quy trình quản lý dự án, giai đoạn thứ ba và thứ tư không có tính chất tuần tự. Việc theo dõi tiến độ chạy song song với việc thực hiện dự án. Do đó, mục tiêu dự án và các nhiệm vụ được hoàn thành đầy đủ.
Với tư cách là người quản lý dự án, bạn cần đảm bảo rằng không ai đi chệch khỏi kế hoạch ban đầu bằng cách thiết lập OKR và KPI.
Trong bước giám sát, người quản lý cũng chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí. Việc kiểm soát này sẽ đảm bảo dự án vẫn nằm trong ngân sách và tỷ lệ ROI không bị thay đổi.
Giai đoạn 5: Kết thúc dự án
Hầu hết các nhóm đều cần tổ chức một cuộc họp sau khi hoàn thành dự án để cùng nhận phản hồi về những thành công và thất bại của họ trong suốt dự án. Đây là một phương pháp hiệu quả để đảm bảo sự cải tiến liên tục trong công ty. Đồng thời nhằm nâng cao năng suất chung của cả đội trong tương lai.
Nhiệm vụ cuối cùng của giai đoạn này là xem xét toàn bộ các giai đoạn của dự án để hoàn thành một báo cáo chi tiết. Tất cả dữ liệu cần được lưu trữ ở một nơi an toàn mà người quản lý dự án của tổ chức đó có thể truy cập được.
Chuẩn hóa quy trình quản lý dự án của bạn
Ngày nay, sử dụng phần mềm quản lý dự án là một cách phổ biến để chuẩn hóa quy trình quản lý dự án của doanh nghiệp.
Tất cả 5 giai đoạn trên sẽ dễ dàng thực hiện hơn, nếu nhóm của bạn được sở hữu một công cụ hỗ trợ mạnh mẽ như phần mềm Quản lý dự án ACheckin.
Cụ thể, ACheckin có thể làm gì để giúp bạn chuẩn hóa quy trình quản lý của bạn?
- Xây dựng quy trình, chia dự án thành các bước rõ ràng;
- Tự động hóa các quy trình lặp lại với kho template đa dạng;
- Điều hướng bạn theo quy trình lập dự án chuẩn;
- Giao việc, tạo task theo framework 5W1H;
- Quản lý nhiệm vụ theo phương pháp Kanban, List;
- Đặt thời hạn (deadline) và mức độ ưu tiên cho từng tác vụ;
- Không gian cộng tác, làm việc nhóm hiệu quả;
- Thông báo/cảnh báo tới từng cá nhân khi tác vụ đến hạn, được giao nhiệm vụ mới,…
Và rất nhiều những tính năng khác giúp bạn chuẩn hóa quy trình quản lý dự án. Tìm hiểu thêm về chúng tôi ngay tại đây!
