Cách xây dựng OKR hiệu quả cho doanh nghiệp trong 8 bước

Mục lục

Cách xây dựng OKR hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp xác định đâu là mục tiêu then chốt để đạt được mục tiêu cao nhất.

Mọi doanh nghiệp khi hoạt động đều có mục tiêu phát triển, gia tăng doanh số & lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu này, sẽ có nhiều mục tiêu nhỏ hơn cần hoàn thành. Nguồn lực doanh nghiệp là hữu hạn, doanh nghiệp không thể đặt ra quá nhiều mục tiêu mà cần xác định đâu là mục tiêu then chốt cần hoàn thành và dồn nguồn lực hoàn thành mục tiêu đó.

OKR là gì? OKR là Objectives: Mục tiêu (chúng ta sẽ đi đâu) & Key results: kết quả then chốt (làm thế nào để xác định chúng ta đang ở đâu so với mục tiêu đề ra). Mục tiêu & kết quả then chốt sẽ giúp mục tiêu đặt ra có tính đo lường và có thể thực hiện được. OKR cần rõ ràng, và minh bạch, giúp các cá nhân và phòng ban trong doanh nghiệp phối hợp một cách hiệu quả.

Bạn đang tự hỏi làm sao để có cách xây dựng bộ OKR hiệu quả? ACheckin sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi này thông qua 4 nội dung chính:

  • Cấu trúc của một bộ OKR hiệu quả
  • Phân biệt bộ OKR tốt và một bộ OKR chưa tốt
  • Các bước tuần tự để xây dựng bộ OKR hiệu quả
  • Mẫu OKR hiệu quả

1. Cấu trúc một bộ OKR hiệu quả

Có rất nhiều cách để xây dựng & đặt mục tiêu trong doanh nghiệp, OKR là một trong những cách đơn giản, dễ hiểu, hiệu quả để áp dụng trong mọi loại hình doanh nghiệp.

Cách xây dựng OKR hiệu quả bắt đầu với việc viết mục tiêu đảm bảo 3 tiêu chí:

  • Có thể thực hiện được
  • Có khung thời gian hoàn thành
  • Tham vọng

Ví dụ

💯 Trở thành top 10 nhãn hàng bán chạy nhất trên nền Shopee trong năm 2023

Từ mục tiêu này, bạn cần xác định các kết quả then chốt để đạt mục tiêu.

Bộ mục tiêu (Key results) hiệu quả cần đảm bảo: rõ ràng, có thể đo lường, có thể thực hiện được. Không có quy tắc cố định cho việc bạn cần viết bao nhiêu kết quả then chốt cho một mục tiêu, thông thường các công ty sẽ đề ra từ 3-5 kết quả cho mỗi mục tiêu. Ví dụ với mục tiêu trên có thể đưa ra 3 kết quả then chốt chính.

Trở thành top 10 nhãn hàng bán chạy nhất trên Shopee trong năm 2023

  • Đạt doanh số tối thiểu 10 tỷ/tháng vào tháng 12/2023
  • 1 triệu người theo dõi shop trên shopee
  • Tổng 2 triệu traffic vào shop/tháng trên shopee
  • Tỉ lệ chuyển đổi trung bình 3.5%

Cho thêm nhiều kết quả then chốt không giúp bạn theo dõi mục tiêu hiệu quả hơn, đôi khi càng ít kết quả việc đặt mục tiêu của bạn càng hiệu quả – 3 tới 5 kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu khiến bộ máy của bạn tập trung và hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

Cách xây dựng OKR

2. Điều gì tạo nên một bộ OKR hiệu quả?

Với khung cách xây dựng OKR như trên, chúng ta sẽ đi vào chi tiết: điều gì tạo nên một bộ OKR hiệu quả, và cách phân biệt bộ OKR tốt và bộ OKR chưa tốt. Trong ví dụ chúng tôi đưa ra ở trên, bạn có thể nhận thấy các kết quả then chốt (key results) đều rõ ràng, đo lường được và có khung thời gian để thực hiện.

Dưới đây là một số yếu tố tạo nên một bộ OKR hiệu quả

  • Đo lường được

Yếu tố cốt lõi của một bộ cách xây dựng OKR hiệu quả là đo lường được. Nếu bộ OKR của bạn xây dựng không rõ ràng để có thể đo lường được bạn sẽ khó có thể biết được bạn đã “thành công” hay đạt mục tiêu hay chưa. Và nếu bạn không biết bạn đã đạt mục tiêu hay chưa làm sao bạn có thể điều hành doanh nghiệp hay đội nhóm của bạn một cách hiệu quả? Hay đơn giản hơn khi nào bạn biết được bạn cần triển khai kế hoạch tiếp theo?

Bạn cần theo dõi tiến trình đạt mục tiêu, như ở ví dụ trên đó là traffic vào trong shop của bạn, tỉ lệ chuyển đổi hay bất kỳ chỉ số nào khác, bạn cần đảm bảo sẽ có cách để đo lường quãng đường còn lại của doanh nghiệp tới mục tiêu bạn đề ra.

  • Cách xây dựng OKR mang tính thách thức

Xây dựng bộ OKR hiệu quả không phải là hạ thấp mục tiêu của doanh nghiệp. Một bộ OKR hiệu quả là một bộ OKR có tính thách thức – rủi ro càng cao, lợi nhuận càng lớn.

Với nhiều doanh nghiệp, cách xây dựng OKR bao gồm cả việc mở rộng hay nâng mục tiêu lên cao hơn so với năng lực của chính họ tại thời điểm xây dựng. Các mục tiêu cao hơn một chút so với năng lực của chính bạn & doanh nghiệp sẽ khiến đội ngũ của bạn có nhiều năng lượng & tham vọng hơn. Đừng lo việc bạn không thể đạt 100% mục tiêu đề ra. Chúng tôi có đề cập tới việc thế nào là hoàn thành mục tiêu khi xây dựng OKR.

  • Rõ ràng

Không phải thời gian để mơ mộng, cách xây dựng OKR là một việc cần tính thực tế cao, mỗi bộ OKR hiệu quả được đề ra cần dễ hiểu và cần được hiểu một cách rõ ràng bởi từng thành viên trong công ty. Bộ OKR (bao gồm O: mục tiêu & KR: kết quả then chốt) cần rõ ràng, ngắn ngọn và ai cũng có thể hiểu được. Mục tiêu cần đi trực tiếp tới vấn đề cần giải quyết, và kết quả then chốt cần cho thấy bạn đo lường như thế nào mà không cần giải thích gì thêm.

  • Được xem xét & đo lường liên tục

Nếu không ai nhớ mục tiêu của mình thì sẽ rất khó để đạt được nó. Bạn không thể giảm được cân nếu như bạn không nhớ mục tiêu của mình là phải giảm cân.

Quan trọng của việc xây dựng OKR không phải là việc bạn viết bộ OKR như thế nào mà là bạn sử dụng nó như thế nào trong doanh nghiệp. Bạn cần xem xét bộ OKR/mục tiêu của doanh nghiệp của bạn thường xuyên (hàng ngày hoặc hàng tuần) nhưng không ít hơn 1 tháng/lần để nhắc nhở thành viên trong doanh nghiệp của bạn họ đang ở đâu và cần làm thêm gì nữa để đạt mục tiêu. Lời khuyên của chúng tôi cho việc này: bạn nên đưa OKR vào các cuộc họp giao ban hàng tuần và các cuộc họp riêng 1:1 với nhân viên

💯 Tips: bạn nên sử dụng một phần mềm OKRs để tạo & theo dõi OKRs của doanh nghiệp của bạn.

3. Cách xây dựng bộ OKRs hiệu quả: hướng dẫn chi tiết trong 8 bước

Một trong những lý do mà chúng tôi sử dụng OKR và áp dụng nó hiệu quả vì cách xây dựng OKR không được viết trong phòng họp và được quyết định bởi một nhóm nhỏ người trong doanh nghiệp.

Mọi người trong công ty đều cần tham gia vào quá trình xây dựng OKR, moị người đều chịu trách nhiệm cho thành công của công ty và của chính họ.

Dưới dây là 8 bước để có cách xây dựng 1 bộ OKRs hiệu quả cho doanh nghiệp, đội nhóm và cả cá nhân.

B1. Hiểu rõ mục tiêu của doanh nghiệp khi áp dụng cách xây dựng OKR

Viết hay xây dựng bộ OKR hiệu quả bắt đầu với việc hiểu rõ mục tiêu của tổ chức hay doanh nghiệp nói chung. Một khi bạn hiểu rõ mục tiêu & tầm nhìn của tổ chức bạn có thể chia nhỏ các mục tiêu ở tầng cao xuống các mục tiêu nhỏ hơn cho phòng ban & cá nhân để đưa doanh nghiệp đi lên.

Xin hãy nhớ, cách xây dựng OKR không nên và không thể được xây dựng độc lập. Mọi thứ nên được xây dựng cùng nhau, phòng bán hàng không thể tự đặt mục tiêu 10 tỷ doanh thu nếu phòng sản xuất không đặt mục tiêu sản xuất đủ hàng để bán được 10 tỷ.

Bắt đầu với một mục tiêu được định nghĩa rõ ràng trong doanh nghiệp sẽ dẫn tới mục tiêu rõ ràng cho mỗi cá nhân. Điều này khiến mọi người thống nhất về cách làm & mục tiêu hướng tới.

B2. Chọn công cụ phù hợp

Bất kỳ một dự án hay công việc nào, công cụ phù hợp là một yếu tố then chốt. Từ khâu lên ý tưởng (branstorming) và xây dựng OKR và cách thức đo lường bộ OKR, một công cụ hiệu quả sẽ giúp bạn và doanh nghiệp luôn đi đúng hướng kể cả khi làm việc từ xa hay làm việc theo mô hình hybrid. Dưới đây là một số ví dụ các công cụ bạn có thể sử dụng để có cách xây dựng OKR và đo lường hiệu quả:

  • Google Sheets: một công cụ đơn giản, hiệu quả mà ai cũng có thể sử dụng. Dễ dàng để trao đổi, cộng tác và theo dõi mục tiêu trên một nền tảng duy nhất. Tuy nhiên nếu cơ cấu phòng ban của bạn phức tạp thì Google sheets có thể sẽ không thể đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu. Hơn nữa trong việc theo dõi và cập nhật kết quả liên tục sẽ không phải thế mạnh của Google sheets. Ngoài ra việc thiết lập ban đầu cho bộ OKRs của bạn trên google sheets cũng sẽ tương đối khó khăn.
  • ACheckin – Quản lý mục tiêu: một công cụ đơn giản, hiệu quả, dễ dùng, chi phí hợp lý. OKR tại mỗi quốc gia sẽ có một đặc trưng riêng, ACheckin được thiết kế theo đặc trưng của Việt Nam, thân thiện với một số thực tiễn quản trị tại quốc gia đông nam Á này. ACheckin hỗ trợ việc cài đặt mục tiêu ban đầu với bộ OKR template có sẵn với đa dạng ngành nghề. Ngoài ra ACheckin hỗ trợ việc theo dõi và cập nhật mục tiêu liên tục với bộ công cụ CFR (conversation/giao tiếp – feedback/phản hồi – review/cải tiến) thực tiễn áp dụng OKR tại tổ chức lớn như Google/Intel được tuỳ biến theo thực tiễn của Việt Nam.

B3. Tuyên bố mục tiêu OKR

Mục tiêu là đích mà công ty cần hướng tới – mục tiêu cần được viết ra trước khi bạn viết các kết quả then chốt và đưa ra kế hoạch để đạt các mục tiêu then chốt đó. Đôi khi sẽ rất dễ cho bạn nếu bắt đầu tư duy từ các kết quả then chốt trước nhưng nên nhớ rằng, mục tiêu mới là thứ quyết định kết quả then chốt nào cần được hoàn thành. Bạn không nên làm ngược lại.

Mỗi mục tiêu đề ra cần ngắn gọn trong 1 câu và có một đoạn ngắn giải thích về mục tiêu này. Mục tiêu và đoạn ngắn giải thích cho mục tiêu được gọi là “Tuyên bố mục tiêu OKR”. Tuyên bố mục tiêu OKR cần được truyền thông rộng rãi trong toàn bộ công ty để mọi người hiểu rõ & đặt mục tiêu cá nhân phù hợp.

Mục tiêu đề ra cần có chút tham vọng, sẽ rất bình thường nếu bạn cảm thấy không thoải mái khi thấy mục tiêu lần đầu. Nếu bạn cảm thấy bình thường khi thấy mục tiêu thì mục tiêu này cần được xem lại, có thể bạn đang đặt mục tiêu hơi thấp.

B4. Thiết lập mục tiêu với toàn bộ công ty

Bộ OKR hiệu quả được xây dựng theo 2 chiều, bao gồm từ trên xuống & từ dưới lên. Mỗi thành viên trong công ty đều có cùng thông tin đầu vào để xây dựng OKR, cùng xây dựng mục tiêu là một cách đơn giản & hiệu quả để tạo ra ý thức làm chủ & trách nhiệm với mục tiêu của tổ chức.

Một khi tổ chức hay doanh nghiệp của bạn rõ ràng về mục tiêu chung, đưa mục tiêu này vào một công cụ phù hợp, họp team lại cùng lên ý tưởng về việc làm thế nào để đạt mục tiêu chung theo từng quý. Đừng quên, bạn sẽ cần gặp riêng từng thành viên trong nhóm hay công ty của bạn để cùng bàn bạc và làm rõ từng mục tiêu cá nhân đang đóng góp như thế nào vào mục tiêu chung.

Hàng quý, bạn cần tổ chức các cuộc họp trên toàn bộ công ty để đưa ra những kết quả then chốt đã đạt được trong thời gian vừa qua để ai cũng có thể thấy được họ đang đóng góp được gì cho mục tiêu chung.

Xem thêm: 5 cách quản lý để tăng năng suất làm việc

B5: Thiết lập bộ kết quả then chốt cho mục tiêu

Kết quả then chốt là cách bạn đo lường thành công của công ty với mục tiêu đề ra. Nếu mục tiêu là đích đến thì kết quả then chốt là bản đồ tới mục tiêu.

Nên nhớ, kết quả then chốt là cách để đo lường tiến trình đạt mục tiêu cho nên kết quả then chốt cần liên quan tới mục tiêu và dễ dàng đo lường. Nếu việc đo lường quá khó hoặc tốn quá nhiều nguồn lực, bạn nên xem xét đưa một kết quả then chốt khác tương tự và dễ đo lường hơn.

B6. Lên kế hoạch thực hiện mục tiêu

Cách xây dựng được bộ OKR hiệu quả bao gồm mục tiêu và kết quả then chốt bạn cần một nguyên liệu cuối cùng để đưa OKR vào thực tiễn – kế hoạch thực hiện mục tiêu.

Đơn giản mục tiêu của bạn là trở nên khoẻ mạnh, một trong những kết quả then chốt là giảm 10kg. Nếu chỉ có mục tiêu và kết quả then chốt thì bạn cũng không thể đạt được mục tiêu, thứ khiến bạn đạt mục tiêu là kế hoạch thực hiện. Để giảm 10kg bạn cần làm gì? Đó là câu hỏi bạn cần trả lời khi ở bước này.

Với mục tiêu và bộ kết quả then chốt rõ ràng, việc lên kế hoạch sẽ đơn giản hơn & sát với mục tiêu. Objective là Why, Key result là what, Plan sẽ là how. Bắt đầu với câu hỏi tại sao việc trả lời câu hỏi How của bạn sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

B7. Theo dõi liên tục & nhất quán

Rất nhiều tổ chức có cách xây dựng bộ OKR được cho là rất hiệu quả nhưng khi áp dụng họ không hề thấy kết quả hiệu quả như khi họ xây dựng. Họ cùng nhau lên mục tiêu, đưa ra bộ kết quả then chốt, cùng lên kế hoạch thực hiện, đưa bộ OKR vào một mẫu OKR thật đẹp.

Nhưng họ để quên tất cả điều đó ở 1 file nằm rải rác đâu đó trong máy tính của mọi người mà quên theo dõi OKR liên tục và nhất quán. Tất cả mọi người cuối cùng đều quên đi mục tiêu mà họ đã đề ra từ đầu năm.

Cách xây dựng OKR chỉ hiệu quả khi bạn theo dõi và cải thiện bộ OKR liên tục. Bạn cần đưa việc theo dõi và cải tiến OKR vào trong quy trình. Việc này bao gồm trong cuộc họp giao ban hàng tuần, gặp mặt riêng từng người trao đổi CFR (conversation/giao tiếp – feedback/phản hồi – review/cải tiến) định kỳ.

B8: Ăn mừng khi đạt 70%

Khi nói về cách xây dựng OKR hiệu quả, chúng tôi đã nói về một mục tiêu hiệu quả cần có tính thử thách.

Cách xây dựng OKR tốt nhất là OKR nằm ngoài tầm với của công ty bạn – điều này sẽ truyền cảm hứng cho công ty của bạn. Nhưng không nên đặt mục tiêu hoàn toàn không thể thực hiện được, mục tiêu này chỉ khiến mọi người cảm thấy mình vô dụng và không còn cảm hứng làm việc. Có khoảng cách nhỏ giữa một mục tiêu tham vọng và một mục tiêu hoàn toàn không thể đạt được.

Một lãnh đạo hiệu quả là một nhà lãnh đạo xác định được một mục tiêu tham vọng, hơi quá tầm với của tổ chức, một mục tiêu mà chỉ cần đạt 70% có thể được coi là thành công. Con số này không có quy định cụ thể mà chỉ đơn giản là một con số được nhiều công ty đưa vào áp dụng thành công trong thực tiễn.

Mẫu OKR trên Excel/Google sheets

Để bắt đầu sử dụng OKR, chúng tôi cung cấp cho bạn một số mẫu OKR có sẵn bạn có thể dùng để nắm chắc cách xây dựng OKR & theo dõi liên tục tại đây.

Mục lục