Bảng lương là loại văn bản cần độ chính xác rất cao, đòi hỏi người tạo bảng lương và thực hiện tính lương phải cẩn thận, tỉ mỉ và chuyên nghiệp – điều này thể hiện sự minh bạch của doanh nghiệp và một phần nào đó cho thấy trình độ quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp đó. Bởi vậy, để có thể tạo bảng lương chính xác nhất, nhân sự tính lương và các nhân sự liên quan cần nghiên cứu và đưa ra những mẫu tính lương phù hợp – vừa đơn giản, rõ ràng nhưng vẫn phải đảm bảo yếu tố đúng luật.
Hướng dẫn tạo bảng tính lương bằng Excel cơ bản nhất
Tạo bảng tính lương bằng Excel là một cách làm phổ biến nhất mà nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn hiện nay. Đây là cách làm miễn phí nhưng khá tốn công sức.
Trong bảng tính lương bằng Excel cần thiết phải có những thành phần dưới đây:
- Họ và tên
- Lương chính (hay còn gọi là lương cơ bản. Lương này chưa bao gồm thưởng, phụ cấp và các khoản khác.)
- Phụ cấp: có 2 loại phụ cấp chính là phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm như phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên, phụ cấp độc hại,…; và phụ cầu không yêu cầu đóng bảo hiểm như tiền ăn, tiền điện thoại, hỗ trợ xăng xe,…
- Thu nhập danh nghĩa: Là tổng thu nhập trên lý thuyết mà người lao động có thể được nhận
- Số ngày công thực tế: là chỉ số xác định thời gian đi làm của nhân sự và được tính lương theo số
- Tổng lương thực tế: là tổng lương thực tế mà nhân sự được nhận chưa trừ các khoản phát sinh khác như thuế, bảo hiểm,…
Cách tính lương thực tế: (thu nhập danh nghĩa/ngày công trong tháng) x số ngày công thực tế
- Lương đóng bảo hiểm: doanh nghiệp sẽ chia ra từng loại bảo hiểm cần đóng bao nhiêu và trích trừ vào lương của nhân sự.
- Thuế thu nhập cá nhân: đây là phần thuế cần đóng nếu nhân viên ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên và có đủ điều kiện đóng thuế.
- Thực lĩnh: là tổng lương người lao động nhận về tay, sau khi đã trừ thuế, bảo hiểm và các khoản tạm ứng (nếu có)
Đọc thêm:
- Mẫu bảng lương bằng Excel 2023 dễ dùng – công thức có sẵn
- Hướng dẫn cách làm bảng lương trên Excel mới nhất 2023
Thời đại công nghệ 4.0, bảng tính lương bằng Excel đã lỗi thời và thiếu hiệu quả
Trên thực tế, bảng tính lương bằng Excel chỉ phù hợp với doanh nghiệp có số lượng nhân sự ít, lên đến vài chục người; còn đối với doanh nghiệp nhân sự lên đến gần 100 người hoặc hàng trăm người thì cách tính lương này hoàn toàn không hiệu quả và tiềm ẩn quá nhiều rủi ro.
- Để tổng hợp một file lương hoàn chỉnh, cần quá nhiều file Excel như: danh sách nhân sự và mức lương, file chấm công, file thưởng – phụ cấp, file thuế thu nhập – bảo hiểm, file công nợ – ứng lương,… Danh sách này có thể lên đến hàng chục file, dẫn đến việc quản lý cồng kềnh, phức tạp.
- Tốn thời gian tính lương, dễ sai sót, nhầm lẫn: Bởi quản lý một số lượng file excel khổng lồ, khiến công tác thực hiện tính lương và rà soát công lương mất rất nhiều thời gian và công sức. Bởi vậy, rất dễ dẫn đến sai sót hoặc nhầm lẫn, ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân sự hoặc gây thất thoát cho doanh nghiệp.
Dữ liệu bị phân tán, khó rà soát
tổng thể hoặc làm báo cáo, chủ doanh nghiệp khó có cái nhìn tổng thể về mức lương chung, để đưa ra quyết định tăng giảm lương cho phù hợp với năng lực, thị trường, khối lượng công việc.
- Tính bảo mật thấp: khi nhân sự tính lương nghỉ việc, file tính lương hoàn toàn có thể bị sao chép và bị lộ.
- Không mở rộng được khi quy mô doanh nghiệp phát triển.
Gợi ý giải pháp tạo bảng tính lương tốt nhất hiện nay
Thời đại công nghệ lên ngôi như hiện nay, đã có nhiều giải pháp tính công lương hiệu quả hơn và hạn chế tối đa sai sót, cũng như giảm thiểu công sức, thời gian so với hình thức tính lương bằng Excel.
Phần mềm tính công lương chuyên sâu ACheckin là một giải pháp mà các doanh nghiệp Việt nhạy bén và có tầm nhìn đang sử dụng nhằm giảm thiểu thời gian tính lương, giảm thiểu rủi ro về sai sót mà mang lại hiệu quả tối ưu nhất cho doanh nghiệp.
Sử dụng ACheckin doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm về vấn đề chuyên nghiệp và bảo mật. Chỉ cần một vài thao tác click chuột đơn giản trên phần mềm, nhân sự tính lương dễ dàng kiểm tra, tổng hợp công lương mà không cần đặt lệnh tính toán mất thời gian/công sức.
Acheckin có hệ thống mẫu bảng lương đa dạng, đối với những nhân sự quen sử dụng Excel thì có thể thay đổi bảng lương như Excel. Phần mềm cũng cho phép kéo, thả, thiết lập công thức, điều chỉnh không giới hạn.
Hệ thống 6 kịch bản lương: lương 3P (theo hiệu suất), lương theo ngạch bậc, lương hoa hồng, lương theo sản phẩm, lương theo thời gian, lương khoán; cùng +50 template phiếu tính lương, công thức lương sẵn có – hỗ trợ tối đa đặc thù mọi loại hình cho các bộ phận và doanh nghiệp ở mọi ngành nghề.
Một tính năng mà phần mềm tính lương ACheckin tối ưu hơn rất nhiều so với Excel đó là khả năng đồng bộ các dữ liệu để tính lương từ nhiều nguồn, giúp việc tính lương trở nên đơn giản, nhẹ nhàng và nhanh gọn hơn.
ACheckin cũng có phép doanh nghiệp thiết lập kỳ lương một cách linh hoạt, có thể trả nhiều kỳ, trả theo tuần, theo tháng, theo quý,… Với ưu điểm có thể xây dựng công thức lương 1 lần, xuất bảng lương chỉ trong 1 phút với dữ liệu chính xác theo thời gian thực, giúp đảm bảo tính chính xác, an toàn và tiết kiệm tối đa thời gian, công sức.
Đối với những doanh nghiệp thường xuyên thay đổi cách tính lương, có thể dễ dàng tùy chỉnh công thức tính lương theo từng kỳ.
Hệ thống tính lương của ACheckin có giao diện thân thiện, hỗ trợ 100% tiếng Việt, giúp nhân sự tính lương dễ dàng làm quen và sử dụng, và chỉ một vài click chuột là toàn bộ công lương tự động gửi về email của nhân viên. Sử dụng phần mềm tính lương này còn giúp doanh nghiệp loại bỏ được các thủ tục hành chính rườm rà khi xin nghỉ, đến muộn, công tác, ra ngoài gặp khách,…
Để tìm hiểu thêm về phần mềm bảng tính lương ACheckin vui lòng gọi hotline 0888684366 để được tư vấn. Đăng ký trải nghiệm miễn phí ngay tại đây.
