Hồ sơ nhân sự là khối dữ liệu rất quan trọng và cần được đảm bảo an toàn bảo mật cao của bất kỳ doanh nghiệp nào. Vì vậy, nhiệm vụ của phòng Hành chính – Nhân sự là phải có quy định và cách lưu trữ hồ sơ nhân viên công ty khoa học.
Quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự làm đau đầu rất nhiều nhà lãnh đạo và phát sinh thêm một khối lượng “khổng lồ” những công việc không tên cho người làm ngành Nhân sự. Trong thời kỳ 4.0 hiện đại, công nghệ có thể làm được gì để giải quyết bài toán này?
“Nỗi đau” quản lý hồ sơ nhân sự của nhà lãnh đạo
Mặc dù bận trăm công nghìn việc nhưng một trong những vấn đề khiến đa số nhà lãnh đạo “vò đầu bứt tai” đó chính là lưu trữ hồ sơ nhân sự. Quản lý nhân sự không chỉ là quy định của Nhà nước mà đây còn là bước đầu quản lý nguồn nhân lực trong mỗi doanh nghiệp.
Việc quản lý hồ sơ nhân sự phong cách “két sắt” và excel khiến phòng Nhân sự đau đầu bởi những lý do sau:
- Mất thời gian phân loại hồ sơ, nếu muốn công tác tìm kiếm sau này dễ dàng hơn
- Không có địa điểm lưu trữ hồ sơ an toàn, hồ sơ dễ bị hư hỏng hoặc thất lạc
- Mất thời gian nhập tay tình trạng hoàn thiện hồ sơ vào file excel
- Tồn tại nhiều sai sót khiến mâu thuẫn nội bộ khi có tranh cãi về việc hoàn thiện hồ sơ
- Tình trạng thiếu sót hồ sơ do không có công cụ cảnh báo hoàn thiện
- Khó theo dõi, tìm kiếm và truy xuất dữ liệu nhân sự
Với những điểm nói trên, cách quản lý hồ sơ nhân viên thông thường đang không mang lại hiệu quả cao nhất, nhưng lại mang đến nhiều rắc rối nhất. Điểm yếu nhất của phương thức này là dù đã cố gắng sắp xếp khoa học, nhưng phòng Nhân sự vẫn mất rất nhiều thời gian để quản lý và tình trạng hư hỏng hồ sơ vẫn không thể tránh khỏi.
Cách lưu trữ hồ sơ nhân viên công ty hiệu quả nhất
Để khắc phục điểm yếu trên, không ít cách lưu trữ hồ sơ nhân viên công ty sử dụng công nghệ đã ra đời. Cụ thể là phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự. ACheckin là giải pháp như vậy.
ACheckin được biết đến là giải pháp quản trị nâng cao trải nghiệm nhân sự đầu tiên tại Việt Nam. Sản phẩm được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại kết hợp giữa trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn (big data) và Điện toán đám mây (cloud). Giải pháp sở hữu những tính năng nổi bật như:
– Chấm công thông minh
– Quản lý nhân sự
– Tính lương
– Quản lý hồ sơ nhân viên
– Truyền thông nội bộ
Đặc biệt phải kể đến tính năng quản lý hồ sơ nhân nhân viên trên một nền tảng duy nhất. Giải pháp tự động quản lý nhân viên của ACheckin với 2 tính năng nổi bật:
- Số hóa hồ sơ nhân viên
- Quản lý trạng thái nhân viên
Giải pháp ACheckin có thể sử dụng được ở cả PC và App điện thoại
Lợi ích của phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự?
Với tính năng Quản lý nhân sự của ACheckin, doanh nghiệp có thể:
– Bắt kịp xu hướng “Văn phòng không giấy”; quản lý, cập nhật, tìm kiếm, truy vấn, báo cáo thông tin nhân sự ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào.
– Bảo mật thông tin nhân sự tuyệt đối, cam kết thông tin không bị rò rỉ ra bên ngoài
– Hạn chế tối đa tình trạng hư tổn, thất lạc, sai sót
– Dễ dàng kiểm tra trạng thái hồ sơ, đảm bảo không bỏ sót trường hợp thiếu hồ sơ với hệ thống cảnh báo
– Dễ kiểm soát trạng thái làm việc của nhân viên cấp dưới ngay cả khi bạn không có tại văn phòng làm việc.
– Tiết kiệm chi phí quản lý và tối ưu hóa quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự
ACheckin tự hào đã đồng hành cùng hơn 3500 doanh nghiệp hàng đầu như LG, Vua Nệm, Jollibe, Best Express, SkinFood. Với sự cải tiến không ngừng, chúng tôi luôn sẵn sàng mang tới một giải pháp chấm công thông minh, sử dụng dễ dàng, triển khai thuận tiện, tối ưu chi phí, phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp, ngay cả doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.
Nếu bạn muốn xóa bỏ gánh nặng do cách lưu trữ hồ sơ nhân viên công ty “cũ rích” gây ra thì hãy LIÊN HỆ hotline 088 868 4366, nhắn tin qua Fanpage ACheckin hoặc ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ giải pháp ACheckin ngay tại đây.
