Không phải ai cũng biết cách làm bảng chấm công trên Word đúng và chuẩn chỉnh nhất là cá nhân người lao động hoặc người “chân ướt chân ráo” làm mảng nhân sự. Chúng tôi sẽ giúp các bạn hoàn thành công việc này một cách đơn giản nhất.
Lưu ý: Trong phạm vi bài viết sẽ chỉ đề cập đến bảng chấm công trên phần mềm Word. Còn nếu bạn muốn tìm hiểu về cách làm bảng chấm công bằng Excel thì có thể xem thêm ở bài viết: https://news.acheckin.vn/huong-dan-cach-lam-bang-cham-cong-bang-excel-moi-nhat/
Bảng chấm công và cách ghi chép
Bảng chấm công là cơ sở để đánh giá ngày làm việc, thái độ, ý thức, sự chăm chỉ và tính lương hàng tháng cho nhân viên. Vì thế, bảng chấm công yêu cầu tính minh bạch, độ chính xác tuyệt đối 100%.
Trên thực tế thì ở một số công ty, hình thức chấm công đặc biệt trên phần mềm Microsoft Word lại không quá được đề cao, thay vào đó sẽ dùng hiệu quả công việc để đánh giá. Nhưng dù có thế nào đi chăng nữa thì bảng chấm công hàng tháng vẫn là một tiêu chí quan trọng góp phần xây dựng doanh nghiệp ổn định và phát triển lâu dài.
Có 2 loại cơ bản: Bảng chấm công hàng ngày và bảng chấm công làm thêm giờ. Cách ghi chép bảng chấm công trên word có thể làm như sau:
– Các bộ phận, phòng ban tự làm bảng chấm công hàng tháng để quản lý nhân viên của mình
– Hằng ngày, quản lý sẽ chịu trách nhiệm chấm công cho các thành viên, ghi rõ thông tin giờ check in, check out bằng các ký hiệu quy ước
– Cuối tháng, bộ phận nhân sự tiến hành kiểm tra, ký nhân rồi chuyển nội dung đến bộ phận kế toán để làm bảng lương chính xác. Sau khi dữ liệu đã được xử lý xong, mọi thứ đều được lưu lại đầy đủ.
Cách làm bảng chấm công bằng Word đúng nhất
So với Excel thì cách làm này tốn thời gian, nhân lực, công sức hơn nhưng nó vẫn được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết mẫu bảng chấm công trên file word cho bạn đọc tham khảo.
Chú ý:
- Nên đồng bộ quy định và hình thức bảng chấm công ngay từ đầu, tránh trường hợp dữ liệu nhập vào một kiểu nhưng đến khi tổng hợp lại ra kiểu khác
- Thiết kế các tiêu chí chính thành những bảng lớn, trong từng bảng chia thành các mục chi tiết hơn
- Nên ghi rõ thời gian hoàn thành bảng chấm công để tránh nhầm lẫn với tháng trước
Cấu trúc
Về cơ bản, một bảng chấm công chuẩn cần có ít nhất 3 phần cơ bản: bộ phận chấm công, bảng chấm công và ghi chú.
– Thông tin của bộ phận chấm công: Mỗi bộ phận, phòng ban sẽ có một bảng chấm công để quản lý cho nên trên đầu bảng cần có tên đơn vị để phân biệt. Ví dụ: Phòng Marketing, phòng kỹ thuật, phòng content, phòng hành chính…..
– Bảng chấm công: Đây là phần quan trọng nhất trong việc tổng hộp và làm bảng lương nên cần đầy đủ chính xác các thông tin: thông tin nhân viên, số ngày, thời gian chấm công, tiêu chí đánh giá….
– Ghi chú: Phần dành riêng cho người chấm công, người kiểm duyệt hoặc người chịu trách nhiệm chấm công. Bên dưới cùng là những ký hiệu dùng trong chấm công để người kiểm duyệt có thể hiểu, kiểm tra, rà soát thông tin dễ dàng.
Thiết kế bảng
Để có một bảng chấm công bằng file Word không quá khó như bạn nghĩ. Thử làm theo nhé!
- Số thứ tự, tên nhân viên, cấp bậc là thông tin cơ bản nhất khi làm bảng chấm công. Dựa vào đây có thể biết được nhân viên đó ở bộ phân nào, định danh của họ, chức vụ đảm nhiệm, mức lương và các chỉ số khác.
- Ngày trong tháng: Cột thông tin dùng để điểm danh số ngày đi làm trong tháng, thời gian đúng giờ, trễ giờ, thời gian tăng ca…. làm căn cứ thưởng phạt phù hợp.
- Quy ra công: Cột này dựa trên những giá trị lao động của nhân viên thể hiện qua yếu tố: thời gian, số ngày nghỉ, năng suất, sản phẩm, công hưởng bảo hiểm xã hội….
Trên đây chúng tôi đã giới thiệu đến bạn đọc về bảng chấm công trên Word và cách làm bảng đúng chuẩn nhất. Hi vọng bạn có thể tự tạo cho mình một mẫu bảng ưng ý.
