Đưa công ty và nhân viên trở lại làm việc sau Covid 19 sẽ phải bắt đầu từ đâu? bằng cách nào? thực hiện ra sao?…. là bài toán mà các doanh nghiệp cần đưa ra lời giải.
Hết giãn cách xã hội, hết Work from home, Covid dần đi qua, doanh nghiệp sẽ phải bắt tay vận hành đưa nhân viên trở lại nơi làm việc. Vậy làm thế nào để bắt đầu sau một “kỳ nghỉ đông không báo trước” của năm 2021?
Đánh giá lĩnh vực then chốt khi đưa nhân viên quay lại làm việc
Sức khỏe
- Đảm bảo tuân thủ các quy tắc phòng dịch theo quy định chung
- Môi trường và không gian làm việc an toàn, vệ sinh
Loại hình công việc
- Xác định các dịch vụ chính – bắt buộc theo hợp đồng và những vai trò liên quan
- Xác định các vị trí cần tương tác với người khác tại nơi làm việc hoặc bên ngoài, vị trí nào cần sử dụng chung máy móc thiết bị, công nghệ….
- Hiểu rõ những công việc dễ xảy ra rủi ro, những công việc có thể giảm năng suất đáng kể nếu làm việc bên ngoài
Tài chính
- Lập kế hoạch cho sự thay đổi nhu cầu kinh doanh đặc thù trong giai đoạn phục hồi
- Hiểu rõ các chi phí phát sinh khi nhân viên trở lại làm việc: an ninh, vệ sinh, bảo hộ lao động…
- Xác định và duy trì các nguồn doanh thu mới hoặc mở rộng các dịch vụ sẵn có
Nhu cầu của nhân viên
Nắm rõ sức khỏe, thái độ, hoàn cảnh cá nhân của người lao động hoặc sự phụ thuộc của người lao động khi làm việc từ xa.
Căn cứ vào các yếu tố theo chốt đó để doanh nghiệp đề ra chiến lược hiệu quả nhằm khắc phục tình trạng khó khăn sau đại dịch.
Một số chiến lược được doanh nghiệp đưa ra như sau:
– Thay đổi các biện pháp, đảm bảo các yêu cầu về an toàn lao động như: thường xuyên đeo khẩu trang, rửa tay, giữ vệ sinh, xét nghiệm cho nhân viên….
– Đặt ra ranh giới cá nhân, giảm thiểu tiếp xúc ở nơi làm việc nhằm tăng cường giãn cách, đảm bảo an toàn
– Thay đổi ca làm hoặc phân chia ca làm việc nhằm giảm tiếp xúc
– Cho phép một số nhân viên hoặc các vị trí được phép làm việc từ xa
– Tăng cường một số phúc lợi cho các lao động làm việc tại chỗ thuộc khu vực bị ảnh hưởng của dịch như: dịch vụ chăm sóc trẻ em, dịch vụ ăn uống, phương tiện vận chuyển cá nhân….
Nhìn chung nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là ban giám đốc và bộ phận nhân sự sẽ đưa ra các phương án hỗ trợ nhân viên quay lại làm việc sau Covid 19 một cách thiết thực, hiệu quả và đảm bảo an toàn.
Xây dựng kế hoạch đưa nhân viên trở lại làm việc sau Covid
Cùng xem qua một số kế hoạch mà bạn có thể áp dụng vào doanh nghiệp của mình để đưa lao động trở lại làm việc một cách thuận lợi hơn nhé.
Quản lý nhân sự
Đây là mảng rất quan trọng mà bộ phận nhân sự không thể lo là bỏ qua. Ngoài việc thực hiện nghiêm túc việc chấm công, tính lương, KPI, đánh giá dự án…. thì bạn nên tìm cách làm sống lại nhiệt huyết công việc cũng như mở thêm các lớp học online, các chương trình thúc đẩy năng lực của nhân viên…..
Nên tiếp tục sử dụng và mở rộng tính năng của các app chấm công thông minh, các ứng dụng quản lý nhân sự trước đây để quản lý nhân viên hiệu quả hơn.
Vận hành
- Xây dựng lịch trình làm việc tại chỗ theo tuần và theo ngày dựa vào dự báo công việc, luật hiện hành và lịch thay đổi
- Thiết lập giờ làm việc theo từng địa điểm: đối với cửa hàng, nhà máy sản xuất, trung sâm sửa chữa, trung tâm liên lạc….
- Xác định vai trò công việc của mỗi nhân viên để xem xét họ có quay trở lại văn phòng ngay hay là tạm nghỉ hoặc tiếp tục làm việc tại nhà. Chú ý: Nếu nhân viên đi làm thì cần phải có lịch trình cụ thể theo từng khu vực nhất định.
- Thành lập đội quản lý sự cố, công cụ, quy trình hỗ trợ kịp thời cho người lao động trong quá trình làm việc.
Cơ sở vật chất
- Đưa ra quy định để tránh tập trung đông đúc trong không gian làm việc, ví dụ: lực lượng lao động nồng cốt, ca / nhóm làm việc so le, luân phiên
- Sữa chữa cơ sở hạ tầng, thiết kế lại không gian làm việc cá nhân để tạo khoảng cách giữa mọi người với nhau
- Đầu tư vào các công cụ nhằm hỗ trợ làm việc từ xa an toàn như: các phần mềm chấm công – làm việc online, máy tính xách tay, mạng truy cập Wifi / VPN, quản lý truy cập và nhận dạng……
Sức khỏe và an toàn
- Xác định phương thức/ quy trình sàng lọc khách; xem xét các biện pháp quản lý lực lượng lao động dự phòng để đảm bảo biết rõ về các nhân viên làm việc tại văn phòng và nơi họ đã từng đến
- Thực hiện nghiêm ngặt các biện pháp vệ sinh phòng dịch, khoảng cách an toàn, hướng dẫn sử dụng các thiết bị, dọn dẹp văn phòng nơi làm việc thường xuyên….
- Tiếp cận với đội ngũ hỗ trợ chăm sóc sức khỏe cho nhân viên
Quản lý thay đổi
- Lập và phát triển kế hoạch trao đổi, liên lạc, tiếp cận với nhân viên làm việc tại văn phòng với làm việc từ xa
- Thiết kế và thực hiện đào tạo về quy trình, chính sách mới
- Hiểu rõ văn hóa công ty và tận dụng chúng như một nguồn năng lượng. Bên cạnh đó đó hãy tìm cách gắn kết mọi người với nhau nhiều hơn nữa. Nhất là sau một thời gian giãn cách làm việc online tại nhà
- Hiểu rõ nhu cầu, nguyện vọng của nhân viên về phương thức làm việc cũng như cách làm việc hiệu quả sau covid
Văn hóa nội bộ
Đây là lúc cần đến vai trò của văn hóa nội bộ, gắn kết nhân viên hơn bao giờ hết. Hãy đẩy mạnh các hoạt động, các trò chơi, các sự kiện hấp dẫn… tạo bầu không khí vui vẻ, tạo nguồn năng lượng tích cực để nhân viên có thêm động lực hoàn thành công việc.
Đưa nhân viên trở lại làm việc sau covid không hề dễ dàng với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Hi vọng những thông tin trên đây sẽ hỗ trợ một phần nào đó cho Nhà quản lý, quản trị nhân sự để cùng vượt qua giai đoạn khó khăn này.
