Chọn mua được phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất là điều quan trọng hơn bao giờ hết. Hướng dẫn từng bước về cách đánh giá các phần mềm quản lý nhân sự hiện nay sẽ giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu của mình và các tính năng quan trọng nhất cần có.
Hiện nay, các hoạt động của phòng Nhân sự đang được hỗ trợ bởi hệ thống Gmail, Excel, Word, Google Drive. Việc chuyển đổi tất cả hệ thống cồng kềnh nhưng miễn phí này sang một công cụ trả phí là điều không hề dễ dàng. Vì vậy, tâm lý chung ai cũng mong muốn phải chọn được phần mềm xứng đáng nhất với số tiền bỏ ra.
Bài viết hướng dẫn chi tiết này sẽ cung cấp những thông tin quan trọng để giúp bạn tự đáp ứng được mong muốn nói trên.
Phần mềm nhân sự là gì?
Phần mềm nhân sự bao gồm vô số tính năng mà các tổ chức sử dụng để quản lý trọn vẹn vòng đời của 1 nhân viên. Ví dụ như tuyển dụng, đào tạo, trả lương, phúc lợi, quản lý hiệu suất, lập kế hoạch kế nhiệm, sa thải.
Tại Việt Nam, phần mềm quản lý nhân sự đã xuất hiện hơn 1 thập kỷ. Những phần mềm ra đời đầu tiên thường tập trung vào các nhiệm vụ hành chính của bộ phận nhân sự. Các phần mềm nhân sự hiện nay còn hướng tới việc nâng cao trải nghiệm nhân sự và tạo ra nét văn hóa doanh nghiệp riêng.
Các loại phần mềm nhân sự hiện nay
Phần mềm nhân sự thường được chia ra thành nhiều modules khác nhau. Mỗi modules được thiết kế cho một quy trình nhân sự cụ thể. Ví dụ như modules tuyển dụng, modules chấm công.
Các phần mềm quản lý thường được chia ra làm 3 loại chính:
- Phần mềm Quản lý nhân sự chuyên sâu (best of bread): phần mềm HRM tập trung vào nghiệp vụ chuyên sâu của phòng Nhân sự;
- Giải pháp Quản lý nhân sự theo ngành dọc (vertical solution): phần mềm được thiết kế dành riêng cho 1 lĩnh vực như bán lẻ, sản xuất;
- Giải pháp Quản trị doanh nghiệp tổng thể(horizonal solution): hệ thống giải pháp tổng thể của doanh nghiệp, HRM chỉ là một phân hệ trong hệ thống.
Dù chia như thế nào thì những giải pháp trên đều có thể được mua riêng lẻ theo từng modules và tùy chỉnh theo nhu cầu phù hợp.
Lợi ích của phần mềm Quản lý nhân sự
Phần mềm quản lý nhân sự cho phép các tổ chức số hóa nhiệm vụ cơ bản đến phức tạp của phòng Nhân sự. Từ lưu trữ hồ sơ, chấm công, tính lương, C&B, tuyển dụng, đào tạo. Việc tự động hóa một phần các công việc thủ công này sẽ giúp giảm chi phí lao động; chuẩn hóa các quy trình; giảm lỗi sai và tăng hiệu quả hoạt động.
Tuy nhiên, giá trị của phần mềm còn vượt xa hơn. Khi nhân sự có thêm thời gian tập trung vào nhiệm vụ phát triển nguồn nhân lực, chất lượng lao động sẽ tăng, dẫn đến năng suất tăng, tổ chức có doanh thu cao hơn.
Cách đánh giá các phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn
Để đạt được giá trị tối đa từ khoản đầu tư của bạn, điều quan trọng là phải chọn một giải pháp cung cấp tính năng hiện đại và giao diện trực quan. Sau đây là các bước cần xem xét khi lựa chọn phần mềm Quản lý nhân sự HRM.
1. Phần mềm có nền tảng đám mây không?
Ngày nay, các doanh nghiệp đang được định hướng sử dụng phần mềm hoạt động dựa trên cloud platform. Lý do vì sử dụng phần mềm được tải xuống và cài đặt sẽ giới hạn rất nhiều về khả năng hoạt động.
Nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp dựa trên nền tảng đám mây, hãy đảm bảo rằng bạn được cam kết bảo mật bởi nhà cung cấp. Bạn có tin tưởng nhà cung cấp dịch vụ sẽ lưu trữ tất cả dữ liệu về nhân sự mà bạn sẽ nhập vào phần mềm hay không?
2. Phần mềm có self-service không?
Phần mềm được thiết kế để người dùng có thể tự sử dụng dễ dàng sẽ tiết kiệm được rất lớn công sức đào tạo và onboard phần mềm mới. Thêm nữa, những phần mềm phát triển đa dạng tính năng self-service sẽ cho phép nhân viên tự chủ động xử lý yêu cầu của mình như nghỉ phép, xin đi muộn về sớm, xin làm thêm giờ, đăng ký sử dụng cơ sở vật chất,… Điều này cho phép nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ khác quan trọng hơn.
3. Khả năng mở rộng của phần mềm như thế nào?
Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng hướng tới tương lai mở rộng và tăng trưởng. Sẽ rất lãng phí nếu đầu tư nhầm vào phần mềm quản lý nhân sự có bộ nhớ hạn chế, quy trình thiếu linh hoạt. Hãy đánh giá phần mềm đảm bảo nó có thể lưu trữ được dữ liệu lớn và có thể tùy chỉnh phù hợp với sự phát triển trong tương lai.
4. Phân tích nhu cầu của doanh nghiệp
Chủ doanh nghiệp hoặc trưởng phòng HCNS cần nắm được tổ chức cần gì để hoạt động trơn tru. Bạn có thể xác định nhu cầu của doanh nghiệp bằng cách trả lời những câu hỏi sau:
- Hiện tại, hoạt động nhân sự của doanh nghiệp được tổ chức với quy trình như thế nào?
- Có bao nhiêu nhân sự?
- Chi phí để vận hành toàn bộ quy trình là bao nhiêu?
- Phòng Nhân sự dành bao nhiêu thời gian để thực hiện quy trình đó?
- Bạn có thể định lượng kết quả nhận được không?
5. Nghiên cứu về thị trường phần mềm quản lý nhân sự
Tìm hiểu những gì có sẵn trên thị trường sẽ giúp bạn có cái nhìn về bức tranh tổng quan. Quan sát xem những cái tên nào đang được nhắc tới nhiều nhất, những đơn vị nào có tiềm năng cung cấp sản phẩm phù hợp với nhu cầu của bạn. Bạn cũng có thể bắt đầu so sánh giữa các phần mềm để tìm ra ưu và nhược điểm.
Khi bạn đã xác định được các tính năng chính mà mình muốn có trong phần mềm, đã đến lúc liên hệ với các đơn vị tiềm năng để yêu cầu demo sản phẩm của họ.
Tạo ra một danh sách 3 đến 5 đơn vị cung cấp phần mềm nhân sự để bắt đầu cho quá trình sàng lọc tiếp theo.
6. Tham khảo những công ty khác
Tìm hiểu những doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm Quản lý nhân sự khác để hỏi những kinh nghiệm của họ trong quá trình trải nghiệm. Quá trình này sẽ giúp bạn khám phá ra những điều cần cẩn trọng, những sai lầm không đáng có.
7. Cùng đánh giá bởi nhóm nhân sự nội bộ
Phần mềm HRM có đặc thù riêng là người quyết định mua không phải là người sử dụng. Vậy nên trước khi vội vàng mua phần mềm nào đó, hãy tham khảo ý kiến nội bộ.
Đối với nhóm nhân viên phòng Nhân sự, hãy đảm bảo phần mềm mà bạn định chọn sẽ phục vụ tốt cho công việc của họ. Đối với nhân viên khác, hãy chắc chắn phần mềm không mang lại cho họ trải nghiệm “nhà tù”.
Nhà sản xuất phần mềm nào cũng tự tin và quảng cáo sản phẩm của mình là tốt nhất. Tuy nhiên, thực sự phần mềm trông như thế nào, hoạt động ra sao thì cần được thể hiện trực tiếp.
Trong buổi demo, hãy cố gắng hỏi kỹ nhất có thể về từng tính năng nhỏ, cách sử dụng phần mềm. Hãy quan sát cách nhân viên demo thao tác để tìm ra những chi tiết có thể khiến bạn phải đau đầu sau này nếu sử dụng sản phẩm.
Đồng thời, đừng ngại chia sẻ với nhà cung cấp nhu cầu quản trị của bạn để giúp họ thực hiện tốt nhất công việc của mình. Giải thích cho họ những gì bạn muốn được giải quyết bằng tính năng mà bạn mong đợi trong phần mềm của họ. Hiểu rõ hơn về lý tưởng của bạn, bên tư vấn dịch vụ có thể đưa ra giải pháp phù hợp hơn cho bạn.
8. Tiến hành dùng thử
Cuối cùng, để đánh giá các phần mềm quản lý nhân sự khách quan và chính xác nhất, hãy dùng thử sản phẩm. Những điều quan trọng mà bước này bạn cần kiểm tra là:
- Phần mềm có tích hợp dễ dàng với hệ thống hiện tại hay không
- Toàn thể nhân viên sử dụng trực tiếp có cảm thấy thoải mái hay không
- Tính năng của phần mềm có đáp ứng tốt nhu cầu hay không, có hay gặp lỗi không
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng của đơn vị cung cấp tốt đến mức nào
- Mức độ linh hoạt của phần mềm như thế nào
Cố gắng dành thời gian thích hợp để đánh giá xem có phù hợp với nhu cầu của bạn hay không. Với mỗi lượt dùng thử, hãy cho điểm và xếp hạng phần mềm để có sự so sánh và kết luận sau cùng.
Phần mềm Quản lý nhân sự ACheckin – miễn phí dùng thử
Hiểu được nhu cầu và tâm lý của doanh nghiệp, ACheckin HRM sẵn sàng cung cấp dịch vụ demo giải pháp trực tiếp và dùng thử miễn phí 7 ngày. Chúng tôi tự tin về chất lượng sản phẩm của mình. Đăng ký trải nghiệm phần mềm với trọn 4 modules chính: quản lý Hồ sơ tổ chức, quản lý Hồ sơ nhân sự, Chấm công, Tính lương ngay tại đây.
